新形势下医院档案管理现代化面临的问题及对策

邯郸市第一医院 覃曈

医院档案管理是非常重要的信息资源，是医院各项活动的记录，主要包括文件、图表、音像、磁盘等不同形式的医院资料。医院档案是医院的无形资产更是医院的知识产权的表现形式之一。医院将医院档案贯穿融汇到整个医院的管理、经营、临床、科研等医院的具体流程之中，并进行完整详细的记录，成为医院不断完善不断发展不断进步的主要动力之一。因此，我国医院应该不断适应新形势的变化，建立现代化的医院档案管理体系。

一、医院档案管理中存在的问题

(一)对于现代化档案管理工作的重视程度不够

首先医院对于档案管理的重视程度不够，我国大部分医院更加重视医院的医疗科技水平与医院的医疗服务工作，经常忽视对于医院档案的管理工作。尤其是医院领导层并没有真正认识到医院的档案管理工作对医院的持续发展以及医院医疗技术或者经验的传递作用和重要作用。

目前医院的档案管理工作存在只重视信息的收集完全忽视信息的再利用。由于受到这种理念意识的影响，医院的大部分科室将医院的档案管理工作视为一种形式，甚至于负担。进而造成在保存收集信息资源时收集信息的不完整或者不详细，并且这些信息资源很少会被开发出来再利用，使档案并没有从真正意义上起到对医院医疗、科研、传承的作用。

(二)忽视医院档案管理的信息化

近几年随着科学信息技术的迅速发展，以及医疗体制的深入改革，要求医院的档案管理工作充分利用现代化信息科学技术，并统一确定与规划医院各科室档案管理工作的标准。但是目前从医院档案信息管理软件的开发和利用情况来看，我国医院并没有真正落实、有效利用医院的档案信息化管理。

(三)医院档案管理工作的体制不健全

医院的档案管理工作主要涉及的部门有管理科室、职能科室、使用科室以及档案室。但是在实际的档案管理工作中，职能科室、使用科室和档案室的责任和分工并没有进行详细划分，而且没有进行协调统一规划，有些医院的档案管理工作仍处于各科室分散管理的状态。

二、建立健全新形势下医院档案管理的现代化

(一)充分重视档案管理工作，增强档案管理的全员参与意识

首先，医院管理层对于档案管理工作的重视程度是提高档案管理工作水平的思想前提。医院要将档案管理工作纳入到医院管理工作的体系当中，并且处于重要的位置，作为管理重点来抓。其次医院管理层要为档案管理工作制定一系列的管理总方针，例如坚持“四个牢记”的方针原则：制定医院工作计划时牢记档案工作；检查医疗工作时牢记档案工作，总结医院工作时牢记档案工作，安排医院财务时牢记档案工作。最后自上而下进行档案管理工作的宣传教育，使医院全体员工提高对医院档案管理工作的认识。宣传教育的方法多种多样：要长期不懈的进行《档案法》的宣传教育工作，提高医院全体员工的档案法制观念；加强医院内部关于档案管理的培训工作，使医院全体员工掌握现代化档案管理工作的流程和技巧。

(二)建立健全现代化的档案管理体系

针对医院目前档案管理工作中存在的缺陷，结合医院发展的实际情况，借鉴国内外先进的档案管理体系，建立健全现代化档案管理体系，是提高医院档案管理工作的关键步骤。

建立健全现代化的科学完整连贯的档案管理体系，形成由领导监督指导、科室分别负责、全员主动参与的医院档案管理体系。建立健全医院档案管理的工作流程与相关的工作标准，使各科室在进行档案管理工作时有章可循，有据可依并且有目标、有指引。医院的档案管理工作涉及到档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索与再利用等相关流程，其中档案收集工作是起点，档案管理工作是基础，因此健全档案收集工作制度尤其重要。档案收集工作要求手续齐全、表述客观准确、观点明确清晰。

由于档案管理工作具有涉及的档案种类繁多、科室分散、并且要求专业的特点，因此在进行档案管理工作时要求严格按照标准进行分类标记、手续严格、定位存放，这样有利于确保医院档案信息的齐全完整。

(三)引进现代化的档案管理技术

现代化信息科学技术的发展，使人们步入了信息化时代，现代化的医院档案管理也已经脱离了传统的纸质模式进入电子档案时代。医院应该重视和创新医院档案管理的现代信息科技化，保证医院电子档案的原始性、真实性、完整性和科学性。

医院应该制定统一的电子文档的基本标准以及规定的基本流程结构。医院在电子档案的建立、处理、归档以及保管的任何一个过程都存在信息失真或者信息丢失的可能性，因此健全统一电子文档的基本标准可以保障电子档案的完整性以及真实性。

建立一套科学规范的电子档案管理基本结构使电子档案在分类、排列以及保存的每一个流程都有相应的具体标准，这样才能够使档案的信息管理有序运行。

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