浅析销售与收款循环的内部控制

南京经天纬地会计师事务所　陈娟

浅析销售与收款循环的内部控制

南京经天纬地会计师事务所陈娟

摘要:内部控制建设是现代企业管理的重要内容，由于销售和收款在企业的经营中占有极其重要的地位，是企业生产经营价值实现的最终环节，其管理质量直接决定和影响企业的资金效率和利润水平，因此加强销售与收款的内部控制尤其重要。本文从不相容职务的分离、授权审批制度、会计系统控制、内控的监督几个方面对销售与收款的内部控制进行了阐述。

关键词:重要性内部控制销售与收款

内部控制是以专业管理制度为基础，以防范风险、有效监督为目的，通过全方位建立过程控制体系描述关键控制点和以流程形式直观表达各业务过程而形成的管理规范。我国的内部控制建设起步较晚，直至2001年6月财政部才颁布了第一部以加强企业自身管理的内部控制规范：《内部会计控制基本规范》该规范的制定和实施，推动了内部控制在我国的发展，为深化经济体制改革，建立现代企业制度奠定了坚实的基础。

就目前而言，总体上我国的内部控制建设还比较薄弱，特别是一些中小型企业。有的企业老总根本就没有内部控制的意识，他们觉得有自己亲自在公司坐镇有无内部控制不影响其公司的经营；有的企业将内部控制片面地理解为内部成本控制、内部会计控制等，未能全面理解内部控制的含义；更有甚者，认为内部控制只是挂在墙上的一条条管理制度仅仅是为了应付上级或审计部门的检查；还有一些企业虽然设计了比较好的内控制度却未能得到有效的执行。

设计良好、执行有效的内部控制可以合理保证企业经营管理合法、合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整、提高经营效率和效果、促进企业实现发展战略。销售和收款在企业的经营中占有极其重要的地位，是单位实现价值目标的最终环节，是企业现金流入的主要来源。在当今以销定产的市场环境下，企业的生存和发展一定程度上依赖于销售和收款业务的发展，销售上不去、下滑会导致企业规模萎缩，大量的货款收不回将导致企业资金链断裂更为严重的将使企业无法正常经营甚至破产。销售与收款这一环节一旦出现错误和舞弊现象，企业将会承受较大的经营风险。因此有关销售与收款环节的内部控制对企业尤为重要。有了设计良好、运行有效的销售与收款环节的内部控制，企业可以更好地管理资金、管理企业，可以提高企业的经济效益实现企业的战略目标。下面就有关销售与收款循环的内部控制做点简单的介绍：

一、不相容职务要分离

在销售与收款循环中不相容的岗位有：销售合同的审批与签订；销售合同的审批与发货的管理；销售货款的回收与相关会计记录；售出商品退回的验收、处置与相关会计记录；销售具体业务的经办与发票的开具；坏账准备的计提与审批；坏账的核销与审批等。如果由一人同时兼任了上述不相容岗位的职务，将会使企业存在一定的经营风险。比如货款的回收与相关会计记录如同为一人兼任，会使销售人员钻了空子把企业的资金占为己有，特别是一些企业为了少缴税，对售出产品的业务不开具发票，财务人员就无法将该业务纳入会计核算系统进行核算，销售货款的收回一般也不汇入公司账户而汇入老板或销售人员的个人账户，这样发生舞弊的可能性就会增加。对此企业应设立制度避免销售人员直接接触现金或会计记录。合同的审批与签订职务如为同一人兼任将会使销售人员把信誉不好的客户也纳入赊销的范围，使企业增加坏账的风险。售出商品退回的验收、处置与相关会计记录的职务不分离，将会导致企业资产的安全性产生风险。坏账的核销和审批如为同一人，将会发生销售人员、会计人员和客户串通随意核销本不应该核销的账款并从中获取不法利益。

二、授权审批制度

销售与收款循环的授权审批制度可分为常规授权审批制度和特别授权审批制度。企业应当明确规定各个岗位办理具体业务的权限范围、审批权限和相应责任，对于超出权限范围的业务，相关人员有权不予办理。这是常规授权的内容。对于超出常规授权的业务，企业应当制定其他制度以使其逐级上报直至董事会、股东会，必要时实行集体决策。具体的授权审批制度如下：

(一)销售预算和定价的审批

古话说的好，“凡事预则立，不预则费”。销售部门要根据市场情况、销售计划和生产能力制定销售预算，它是全面预算的起点。经审核后的销售预算应层层分解，以便在销售过程中进行有效控制。对于销售部制定的产品价目表，赊销及折扣等优惠政策要报销售总监审批后实施。销售人员对常规业务（按价目表中的价格和规定的信用条件）由销售部门经理审批后执行，特殊业务由销售总监或总裁审批后执行或集体讨论决定后执行。

(二)客户信用控制和合同审批

企业应在充分调查的基础上对客户进行信用等级评估，对不同信用等级的客户给予不同的销售政策。评估后的信用等级要经审批后实施，变更客户信用等级时也应报销售经理或总监审核。

销售业务员在与客户订立合同时应按规定的权限处理，比如公司规定销售合同总额在10万元以下的，销售业务员可以自主决定无需报批直接订立；销售合同总额在10万元以上～50万元以下的，由销售部经理审批后订立；销售合同总额在50万元以上～100万元以下的，由销售总监审批后订立；销售合同总额在100万元以上的由董事会审批后订立。

(三)发货与退货的审批

合同订立后销售人员开具发货通知单，仓库人员对经审批的发货通知单进行核对后按发货通知单的内容准备货物，严禁未经审批就发货。

销售人员接到客户提出的退货申请，相关人员需经销售经理审批后方可办理相关手续。先由质检员负责对退回的产品进行质量检查并做相应的记录和证明，之后由仓库对产品进行清点入库并填制相应单据，最后销售部对客户的退货原因进行调查、分析，以确定相关部门及人员的责任。

(四)收款和坏账计提审批

财务部负责编制应收账款的明细表，督促销售部及时催收货款。会计根据实际情况并在与法律顾问沟通后计提相应的坏账准备，对于确实无法收回的应收账款报财务经理、销售总监审批后才能进行会计处理予以核销。

三、会计系统控制

建立良好的会计核算系统可以及时、准确地反映销售、发货、回款、退货等业务信息，保证会计记录、销售记录和仓库记录相一致，可以减少错误或防止舞弊的发生。在销售与收款循环中有关会计系统控制包括：开具发票的岗位要与销售发货的岗位相分离；记录收款的岗位要与凭证审核的岗位相分离；记录收款的岗位要与登记债权、债务的岗位相分离；登记债权、债务的岗位要与发函询证的岗位相分离。

有一些企业为了公司少缴税，销售业务不开票，会计部门无法做账导致销售、发货、回款、退货等业务信息无法在会计核算系统中反映，有时就会出现客户已付款但销售人员不知道仍在催收或欠款已发生很长时间却无人催收的现象，不利于企业对客户的管理。财务部门也无法对仓库进行有效的监督。所以企业不要为了眼前的一些利益而置内部控制予不顾，把一些业务不纳入会计核算体系使其流离于企业内部控制的管理。

四、内部控制的监督

不管多么完善的内部控制制度，如果没有得到有效的执行对企业而言也是毫无意义的。如何保证设计良好的内部控制制度得到有效的执行，内部监督机制是不可或缺的部分。

目前大部分中小企业由于规模的限制或受成本效益原则的限制，无法配备足够人员以实现职务分离的需要也无法设置专门的内部审计部门进行内部监督，在这种情况下可以指定专门人员对内部控制的执行情况进行监督、检查。在销售与收款循环中可以配备专门的人员对销售与收款业务的处理和记录进行核查。核查内容主要包括：检查销售与收款循环中相关工作岗位是否存在不相容职务未分离的现象；检查销售与收款业务是否是按照公司制定的相关授权批准制度进行的；检查客户的信用管理情况，重点检查销售过程中对已批准的信用政策及相关规章制度的执行情况；检查销售与发货的内部控制，重点检查销售发票的连续性、计价和计算的正确性、及所附原始凭证的真实性；检查发运凭证的连续性，并将其与主营业务收入核对；检查销售发票的数量与发运凭证的数量是否一致；检查保管的未开票发运凭证，确定是否包括所有应开票的发运凭；检查应收账款管理是否到位，重点检查销售收入是否及时登账，是否进行了应收账款的催收，是否及时对账，坏账核销比率及方法是否恰当。

销售与收款是决定企业经营管理绩效的主要环节，其管理质量直接决定和影响企业的资金效率和利润水平。在日益激烈的市场竞争中，加强对销售与收款业务的内部控制建设，对保持和提高企业生产经营效益和效果具有重要意义是企业建立健全内部控制体系的一项重要而紧迫的任务。