海外项目数字档案管理现状分析及对策

朱晓鸥,王贵振

（渤海钻探工程有限公司国际工程公司,天津 300457）

网络信息化时代的到来，对整个社会的发展造成了强烈冲击，在这种冲击力下档案工作也受到很大影响。在未来，档案的数字化管理将成为必然的发展趋势。鉴于数字化十分复杂，所以档案的数字化管理面临着新的问题与挑战，本文将主要分析海外项目档案数字化管理存在的问题以及相应的解决对策。

1 海外项目档案管理工作的特点

海外项目档案管理工作有5大特点：①机构与人员具有特殊性，海外项目的设置基本上都很简单，工作人员也是身兼多职，很难有专职的档案员，规模较大的项目就聘请外籍员工，特殊档案的保密问题比较显著，加之工作人员流动性比较大，一旦交接不及时，就很容易丢失档案资料；②受所在国家或是资源国的法律限制，不同国家在档案资料管理方面有相应的标准与要求，海外项目档案管理必须要遵守这些标准与要求，避免不必要的麻烦；③海外项目档案管理的内容多数为行政管理、会计和业务档案、经营管理，很少有党群类的档案；④海外项目档案的语种以及载体形式具有多样性，语种有中文、英文、阿拉伯语言等，载体有光盘、移动硬盘、磁介质等；⑤档案安全保管受办公条件影响较大，尤其是规模小的海外项目，往往都缺乏足够的办公设备，难以有效保障档案管理的安全性。

2 海外项目档案管理存在的问题

海外项目档案数字化管理还存在以下问题：①项目领导以及工作人员不够重视档案管理工作，未能将其列入日常工作的重要章程，导致实际开展档案工作时很多工作人员不够认真、仔细、负责；②规范统一、切合实际的海外项目档案管理制度与标准不够完善，导致档案工作开展中缺乏约束性，显得很随意，甚至一些档案资料还出现混乱的情况；③很多海外项目都缺乏专门的档案机构或是未能明确专职档案员以及兼职档案员的工作职责与权限，使档案材料呈现出分散性，很容易造成档案材料的丢失或损坏，当档案工作出现问题时也容易出现相互推卸责任、不能及时追究相应责任人、延误处理问题最佳时机的情况；④档案管理数字化建设就必然涉及到电子文件的传输，但因为缺乏统一严谨的制度与规范，使得电子文件的保密管理不到位，还存在很多安全隐患，不能及时发现并解决这些安全隐患，就会直接导致档案资料的丢失或是损坏；⑤办公用房条件较差，没有专门的档案保管库房，使得档案资料的管理缺乏安全性和保障，容易损坏或丢失。

3 海外项目档案数字化管理的有效对策

3.1 强化宣传，提升档案管理重视度

当前，总部公司在海外的事业发展十分迅速，境外资产也有一定的规模，为此总部公司工作会议提出了“力争用5～10年时间，发展成为具有较强国际竞争力跨国能源公司”的奋斗目标。而档案作为企业的重要生产要素与有形资产和无形资产的重要构成部门，就必须要得到领导以及工作人员的重视。为此，必须要强化档案管理工作的宣传，从档案管理的重要性、意义等多方面展开多途径、多形式的宣传，让海外项目各级领导以及工作人员都能全面重视档案管理。

3.2 完善体制，齐抓共管档案管理工作

应该始终坚持“统一领导、分级管理”的档案管理体制，确保档案管理部门、海外项目主管单位以及外事管理部门共同参与档案管理工作。具体职责分配如下：①总部公司办公与外事部门负责境外档案工作的业务指导与监督管理；②各驻外代表负责指导并监督管理所在国或地区所有总部公司海外项目的档案工作。此外，总部公司驻外代表处还可以任命其中一家公司代替自己执行档案工作指导以及监督管理；③海外项目主管单位档案部门与外事部门负责该单位的境外档案工作指导与监督管理；④各级海外项目结合工作实际创建档案工作机构或是配备专职或兼职档案人员，负责该机构的档案管理工作。

3.3 健全制度，落实档案监督管理

结合海外项目档案工作实际，制定健全的档案资料收集制度、档案资料归档制度、档案工作交接制度、档案工作保密制度等，确保整个档案工作的开展都能有条有序。同时，还应该制定档案工作岗位职责权限分配和档案管理工作责任追究制度[3]，保证所有档案工作人员都能明确自身岗位的职责与权限，一旦档案工作出现问题也能及时追究相应人员责任，并及时处理好问题。

3.4 结合实际，采取相对集中与分散的管理

在保证档案完整性、安全性以及便于利用的基础上，结合海外项目的实际情况，对档案实施相对集中与分散的管理方式。规模较大的可以创建专门的库房，对档案实行统一保管，规模较小的涉密档案以及永久长期档案可以由专职或兼职档案人员进行集中保管，反之就由承办部门保管。涉及到境外项目产权、债权债务、营销策略、核心技术等方面的档案资料也要集中保管，重要档案还要及时向国内主管单位报送备份的电子文件。此外，海外项目保管期间在6年以上的非涉密档案，在确保其安全性的前提下，可以委托当地档案管理专业机构保管，如果所在国法律允许，还可以运回国内保管。

3.5 落实建设，步入信息化发展轨道

海外项目的分散性就决定了企业管理对象难以集中，在日常工作中，海外项目需要来自总部公司的档案信息支持，且要保证档案信息传输的快捷、及时、有效，实现跟总部公司各类档案信息的及时交流与共享。但传统手工管理档案服务方式是很难满足要求的，为此必须要加快海外项目档案管理的数字化建设。而且海外项目形成的大量电子文件也需要有效管理，数字化建设还能解决档案库房不足的问题。应该在确保公司档案信息安全性、完整性的基础上，强化海外项目档案的数字化建设与管理，对各类档案信息进行一体化管理，使档案管理工作更加规范，也有效提升档案服务的时效性。

综上所述，海外项目档案数字化管理是必然的发展趋势，鉴于海外项目档案工作的特殊性以及当前档案管理工作还存在的问题，各级领导以及所有工作人员都必须要树立较强的档案管理意识，严格依照制度和规定开展档案管理工作，确保档案资料的完整性、真实性、有效性和价值性。

[1]莫红艳.浅谈如何加强建设施工企业国外工程项目财务档案管理[J].中国科技博览，2010（27）:214.

[2]韩爽.加强档案数字化管理工作的策略[J].办公室业务，2013（9）:145-147.

[3]李露，沈建忠，李明东.略谈档案数字化加工过程中的安全管理[J].信息管理，2010（6）:35-36.