数字化管理在国土资源档案管理中的适用性探讨

丘 强

（清远市国土资源信息中心，广东 清远 511515）

数字化管理在国土资源档案管理中的适用性探讨

丘 强

（清远市国土资源信息中心，广东 清远 511515）

目前对我国核心信息之一的国土资源档案的管理仍沿用传统的人工管理模式，管理效率不高。我国国土资源档案数量逐渐增多，仅依靠人工管理的方法是不可行的。因此，要运用现代科技和信息化手段来实现对国土资源档案的数字化管理。分析数字化管理在我国国土资源档案管理中的适用性问题相当重要，在了解数字化管理的适用性前提下，可以通过对数字化管理方向的划分，为国土资源档案实现全面而科学的管理提供良好方法，提高国土资源档案管理工作的有效性。

数字化；管理；国土资源；档案；适用性

数字化档案管理指的是将档案信息通过模拟技术转化成数字化信息的管理活动，数字化档案具有便于储存、占据存储空间小的优点，能确保档案信息的安全可靠。运用多媒体手段，对信息资源进行整合，然后将这些档案信息统一成规定格式，储存至数据库中。在该数据库中，可以实现国土资源档案信息共享，方便档案的管理和利用。运用数字化技术对国土资源档案信息进行管理，能实现对信息的远程控制，使在不同时间和地域的人也能查阅相关档案信息。

1　数字化档案管理在国土资源管理中的适应性分析

1.1数字化档案管理能满足对国土资源档案的多元化管理需求

目前，我国的国土资源档案数量越来越多，其类型也向多样化发展。在对档案信息进行管理的过程中，要对档案进行分类管理，国土资源档案主要包括综合类档案、地籍信息类档案以及测绘类档案等，还有以影像资料、电子档案等形式存在的档案。当然，这些不同类别的档案还可向下分为不同的子类档案，例如，国土资源的地籍档案就包括国有土地地籍档案和私有化地籍档案。由于我国的国土资源档案具有多元化的特点，在管理上也要相应地运用多元化的手段进行管理。数字化手段能将档案转化为不同的类型，然后统一规范格式，存储到同一的数据库中进行管理，充分体现出数字化档案管理在国土资源档案管理中良好的适用性。

1.2数字化管理适用于国土资源档案管理的繁杂性特点

在对国土档案进行管理时，要借助专业知识，国土资源档案管理具有一定的特殊性，档案的种类繁多，不同种类的档案在管理方法上也是有所不同的，且档案管理的流程比较复杂。因此，在国土资源档案管理过程中必须借助智能化管理手段，以确保管理工作的有序性。数字化管理能实现数据库与知识库间的转换，借助智能化系统对数据进行整理、分析，从而实现国土资源档案管理的有效性。

1.3数字化管理能适应国土资源档案管理的更替性特点

如上文所述，国土资源档案的种类繁多且地籍方面信息经常出现变化。面对这些变化，必须借助数字化管理方法加以解决。随着我国经济的发展和城市化进程的加快，地籍信息的更替性问题更加突出。在原有的人工管理模式中，管理人员要手动修改档案资料，很容易产生错误。而数字化管理，可运用智能化手段将要改的信息用搜索引擎搜索出来，然后进行统一修改，避免出现漏改、错改的问题，提高国土资源档案管理的实效性。

1.4数字化管理能适用国土资源档案管理的整体性特点

国土资源档案是资源和信息的综合体，具有一定的系统性和整体性，很多资源都是相互联系的，因此不能对其进行分散化管理，应将所有的资源汇集到一起形成统一的数据库进行管理，在国土资源档案管理过程中，如果数据出现遗漏，会导致整个国土资源档案信息的间断，造成不可估量的损失。在原有的人工管理方法中，由于国土资源档案非常繁杂，无法进行整体性、有效性的管理，频频发生遗漏问题。而且当发现错误时，需要修改大批档案，浪费时间和人力。在数字化管理中，只要建立一个统一的数据库，就能实现对国土资源档案的整体管理，而且一旦发现错误和遗漏还可及时弥补，有效提高国土资源档案管理的实时性。

2　改进国土资源档案数字化管理的措施

2.1更新观念，充分认识到数字化管理在国土资源档案管理中的重要性

只有充分认识到数字化管理在国土资源档案管理中的效果，管理人员才能更新档案管理观念。在国土资源档案管理过程中，要积极推行数字化管理。国土资源档案管理涉及很多部门，国土资源部的相关部门会对档案进行共同管理，但这些部门的信息都不能完善的记载到数据库中，无法实现数据库到知识库的转化。所以，在国土资源档案管理过程中，与传统的管理方法不同，信息化管理主要是运用设备和网络来实现自动化管理，通过强大的数据库实现国土资源档案资料的整合。因此，档案管理人员要转变自身的思维方式，由传统的思维方式向数字化、智能化的管理方式转变，使国土资源档案资料管理更加符合要求。

各部门应更新观念，将国土资源档案的数据及时存储到统一的数据库中，保证数据的连续性和完整性，提高国土资源档案管理的实效性。

2.2提高档案管理人员的综合素质和知识水平

在进行国土资源档案管理时，需借助传统管理方法与现代化管理方法相结合的方式，但无论采取哪种方法，都需要借助人力。在对数字化国土资源档案资料进行管理时，人仍然是关键元素，因此，在管理过程中，需提高管理人员的素质，让他们具备扎实的专业知识，同时要具有计算机知识，熟练操作办公网络，这样才能真正实现国土资源档案资料的数字化管理，在一定程度上弥补传统档案资料管理上的缺陷。

2.3促进数字化建设

在国土资源档案管理过程中，主要是依靠的是数字化技术。因此要加强档案管理的数字化建设，没有完善的数字化技术和管理理念，档案资料的数字化管理就不能实现。所以，在具体管理工作中，一定要加大在数字化建设方面的投入，更新硬件和软件设施，运用网络技术实现数字化管理。

2.4制订和实施计划

在进行国土资源档案管理工作之前，首先要明确国土资源档案管理中可能会面临的困难。同时，国土资源档案管理是一项比较系统的工作，需要不同部门的人员相互配合，因此，在管理之前一定要做出完备的计划，落实资金和人才，努力建立一套完整的数字化管理系统，实现管理工作的科学性和连续性。

2.5进行安全性建设

在国土资源档案数字化管理过程中，最让人担忧的就是数据的安全性问题。在信息技术时代，信息很容易遭受病毒的入侵，因此，在对国土资源档案进行数字化管理的过程中，应提高安全意识，做好相关的防范措施，定期对系统进行杀毒。对管理人员进行安全性培训，提高他们的安全意识。在对数据进行存储时，一定要设置密码，防止数据被盗取，对资料的调用要制定严格的制度加以规范，提高国土资源档案的安全性和可靠性，实现优质化管理。

3　结 语

国土资源档案具有繁杂性、整体性的特点，管理过程中要面临很多问题。传统的手工管理方式逐渐体现出其固有的弊端，降低国土资源档案管理的有效性，因此，在国土资源档案管理过程中要运用数字化管理手段，不断更新观念，充分认识数字化管理在国土资源档案管理中的重要性，不断提高国土资源档案管理人员的综合素质和专业水平，制订并实施相关计划，提高档案管理的实效性。

主要参考文献

［1］白红梅.对国土“一张图”综合数据库中国土资源档案管理系统建设的探讨［J］.华北国土资源，2014（6）.

［2］朱楠楠.数字化管理在国土资源档案管理中的适用性探讨［J］.黑龙江档案，2014（6）.

［3］鞠晓悦.信息技术在基层国土资源档案管理中的应用［J］.档案与建设，2013（2）.

［4］邹柏莉.电子档案管理在国土资源管理中的智能化趋势分析［J］.吉林农业，2013（2）.

［5］黄月美.国土资源档案管理的问题与对策——以宁德市国土资源档案管理工作分析为中心［J］.宁德师专学报：哲学社会科学版，2012（2）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.162

G271

A

1673-0194（2015）14-0209-02

2015-05-22