高职院校教学秘书队伍建设的探讨与研究

周晨露

摘 要：教学管理队伍的发展是一个系统工程，涉及到多方面的工作，高职院校教学质量水平的提高，不仅需要教学手段的创新，还需要有效的教学管理工作，教学秘书是教学管理链中不可或缺的一环，作为最基层的教学管理人员，教学秘书起着非常重要的沟通桥梁作用。据当前调查，教学秘书队伍在教学管理队伍问题尤为突出，且对教学秘书领域存在问题的研究较少。该文从调查和分析高职院校教学秘书队伍的现状入手，对其背后出现的深层次问题进行了深入分析，并提出了一些合理可行的方案。

关键词：高职院校 教学秘书 教学管理 队伍建设

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）08（c）-0250-02

高职院校教育教学质量水平的提高，需要我们对教学工作以及教学手段的创新，同时还需要合理的教学管理工作，教学秘书是教学管理队伍中的一支中坚力量，作为最基层的教学管理者，教学秘书起着沟通的主要作用。目前国内对教学秘书队伍存在问题方面的研究概括起来主要分为：教学秘书队伍管理缺乏规范化，岗位缺乏专业性，工作效率较低，缺乏创新意识，再教育机会较少，职业发展与培养被淡化，直接导致教学秘书工作缺乏积极性和主动性。该文从调查和分析上海农林职业技术学院及其他几所兄弟高职院校教学秘书队伍建设的基本现状着手，深入分析问题背后更加深层次的原因，提出合理可行的解决对策和有效措施，讨论和探究了高职院校教学秘书队伍的建设。

1 队伍建设的基本现状及存在问题分析

1.1 基本现状分析

从年龄结构来看：调查人员平均年龄为34岁，可见教学秘书队伍中青年居多。尽管中青年人在工作中头脑比较活跃，不过缺乏阅历，处理突发事情能力稍弱。从专业背景来看：教学秘书应具备一定的教育知识，才能更好地适应工作的需要，但调查的状况是，具有教育管理方面专业背景的人员很少，大多数所学专业与目前岗位的不相关。在职称方面：都处于中级职称或以下，这些结果说明了教学秘书队伍在能力和专业知识等方面都较为薄弱。

教学秘书岗位设置没有明确的要求也是现状之一，很多刚踏入校门的教师在教学秘书岗位完成见习期，而后就转岗去做专职教师了，人心不稳，流动性相对较大。教学秘书忙于处理各种繁乱的教学事务，不知道自己职业的发展空间，岗位的重要性没有得到充分的重视也是导致现在队伍流动性较大的重要因素。教学秘书队伍整体队伍年龄结构不合理，没有形成合理的年龄梯队，造成教学管理工作脱节。

1.2 主要存在问题分析

1.2.1职业倦怠感增强

在调查中显示，教学秘书都能比较好地完成本职工作。但是由于工作的压力太大，突发的事情太多，大部分都表现出来职业倦怠。由于高等院校招生规模在大幅增长，增强了系部教学管理工作的难度。日常的教学秘书工作相当繁杂，从预排课、调停课、定教材到考务工作、归档整理以及外聘教师工作量的核算等等，都离不开教学秘书。工作略有疏忽就会影响教学的秩序，造成教学事故，这给教学秘书的心理造成了极大的压力，他们经常疲于应付各种工作，导致了个人水平很难提高。还要不停的跟老师和学生协调沟通，人际关系比较复杂，工作难度很大。

1.2.2 创新能力偏弱

在调查中发现，教学秘书接受过教学管理专业知识培训的比例比较低，而且绝大部分在最近的3年中没有教科研成果。科研创新能力的强弱是衡量一个职业群体业务素质高低的标志，也是一个职业群体专业化发展程度的标志[1]。教学秘书忙于应付各项事务，难以自主更新知识，适应需要。然而，运用信息化手段加强教学秘书工作的管理，是形势所迫。教学秘书几乎没有机会参与和工作直接相关的项目的研究，造成了教学秘书队伍整体的创新能力薄弱。

1.2.3 队伍稳定性较差

从调查中发现，大部分都不愿意从事教学秘书工作，并希望转岗。其中工作繁忙责任重大、晋升空间小是造成整个队伍稳定性不佳的根本原因。教学秘书平时默默无闻，无论是个人的能力还是工作的价值都不容易被别人了解和认可。目前在国内许多高职院校中，教学秘书被认为只是办杂事的、跑腿的，福利待遇和职业声望均不高，在职位晋升、职称评定、培训进修、评奖评优等方面都处在相对弱势地位，待遇与工作效益不相平衡，这些直接影响到工作的积极主动性。这样一来，教学秘书无法安心本职工作，也就造成了队伍不稳定的现状。

2 教学秘书在教学管理中的内涵与作用

2.1 常规教学管理、稳定教学秩序的作用

学院教学管理的指示教学秘书要坚决贯彻，对接收到的文件、通知等在第一时间快速、准确地转达给系部主任、相关任课教师和学生，以确保教学秩序正常、有序进行。系部老师调、停课，等级考试报考，期末材料收集等常规性的工作都应该及时准确地让相关任课教师和学生知道。教学秘书还需有处理突发的教学事件的能力，对教学管理工作给予力所能及的帮助。教学管理工作是一类非常复杂的事务性工作，教学秘书执行着领导层的决策，帮衬系部教学管理的运行，责任重大。

2.2 沟通的桥梁作用

教学秘书要学会借助有效的手段协调系部与各部门的关系，建立起相互合作、相互促进，融洽和谐的关系。教学秘书要涉及教务处与教师之间、教师与教师之间、教师与学生之间的沟通和传达，要在现有的环境和条件下，尽可能地满足每位老师和学生的合理需要，为他们提供服务。教学管理工作涉及方方面面，是信息传递反馈的重要渠道，更是保证教学工作正常运行的关键所在。

2.3 得力助手的作用。

提高教学质量的前提和基础，是加强日常的教学管理工作，教学秘书作为各系部主任的助手，因日常教学事务性工作较多，系部领导又无力承担所有，这就需要教学秘书协助处理。同时，教学秘书要在新课程安排、期未教学材料检查和考核方面给系部领导提供参考意见，贯彻实施教学管理任务，根据教学要求，使教学工作井井有条地进行。教学秘书的工作起到协调、沟通、平衡作用，也给正常的教学运行起到了保障作用。

2.4 管理信息和资料的作用

教学秘书要全面了解教学管理的资料和文件，并分类存储，对于系部的教学计划、授课计划、教学大纲、课表等都要做好整理和归档工作，方便教学管理。教学管理信息的长期对稳定系部的教学秩序具有非常重要的作用。

一直以来，不少人认为基层教学管理只是一般的操作过程，这是对基层教学管理工作认识的严重偏差。

3 提高教学秘书水平及队伍稳定性的举措

3.1 学院重视教学秘书的合理诉求，保证队伍稳定与发展。

3.1.1 科学配备，稳定队伍

教学秘书是高职院校中极其重要的队伍。系部的领导应该坚持“以人为本”的思想，重视教学秘书的工作，给予教学秘书一定的人文关怀，保证队伍的稳定发展。同时要优化队伍结构，科学的配备人数。应根据实际情况把教学秘书的工作量化，制定出合理的工作标准。在学生较多的系部，可以借鉴辅导员队伍配置的方法，教学秘书数量要根据学生比例进行配备。只有科学设岗才能稳定队伍使教学管理工作有序、高效地进行[2]。教学秘书工作也可以引进一部分有教育管理学专业背景的人才，这样可以保证教学管理水平正常发挥和实施教学质量正常监控。

3.1.2 完善制度，加强培训

教学秘书队伍建设要有配套的制度体系来保障，科学的安排教学秘书职业规划。只有制度明确了，才能按照岗位的内容和职责来办事，并得到相应的待遇。学校应该给业务能力强的教学秘书在评聘高一级别职称时优先考虑，对在此岗位工作已满一定年限且希望转岗的人员优先安排转岗，给与激励政策，支持学历的进修，解决后顾之忧。对于教学秘书岗位的工作人员来说，确定的工作前景无疑是最重要的一颗定心丸[3]。通过一系列制度的保障吸引更多人才加入进来。此外，通过培训、组织教学秘书与其他单位的相关人员接触交流，学习别人的先进经验，提高自身管理水平。

3.2 自身努力学习， 提高教学秘书综合水平

3.2.1 重视政治素质与职业道德

教学秘书要有较高的政治素质，正确认识自己所从事工作的意义，努力掌握现代教育思想。不断提升思想素质、增强责任感，树立“先做人后做事”的观念。此外，要有崇高的职业道德，教学秘书是决策的执行者，所从事的工作大多是一些日常繁琐的事务，因此必须具有责任感和奉献精神。

3.2.2 提高自身能力水平与创新能力

提高教学秘书的综合水平要求教学秘书自身加强学习，教学秘书的工作在学校教学管理中非常重要，必须具备专业知识，包括创新能力、文书能力、口头表达能力、计算机能力等，并及时做好总结及规划，不断完善自己的知识结构和业务能力，具有较强的判断力，才能保持教学管理的正常有序进行。

3.2.3 完善心理素质与处理人际关系能力

教学秘书既要传达上级教学管理部门的文件，又要为系部的师生服务， 要求教学秘书在日常工作中必须具备良好的心理素质。教学秘书要经常保持开朗的心情，以积极向上的工作态度感染学生和老师，以友好、宽容的态度与人相处，建立融洽和谐的互动合作关系。

4 结语

该文根据对高职院校教学秘书的定量调研数据及相关结果，提出提升教学秘书教学管理水平的对策。通过对高职院校教学秘书队伍现状及存在问题的研究和探索，提出提高教学秘书水平的措施及教学秘书队伍建设的相关建议，从而不断提高高职院校整体教学管理水平，保证教学工作稳定、高效地开展。加强一线教学秘书队伍建设具有非常重要的现实意义[4]，不仅能提升学院的教学管理水平，增强其核心竞争力，而且充分发挥教学秘书的工作能效，还可以为学院以后的教学工作发挥更大的作用。

参考文献

[1] 徐亚，孙雪燕.高职院校系部教学秘书现状调查及思考——以江苏城市职业学院为例[J].当代职业教育，2013（11）：88-90.

[2] 甄军芳，徐志先.高职院校系部秘书队伍建设存在的问题及对策——以石家庄职业技术学院为例[J].石家庄职业技术学院学报，2013（3）：61-64.

[3] 姜思佳.高职院校教学秘书工作分析[J].科教导刊（上旬刊），2011（8）：182-183.

[4] 沈志英.高职院校一线教学秘书队伍建设探讨[J].湖州职业技术学院学报，2012（3）：74-76.