新时期高校多媒体教室管理的创新工作

刘贻新， 陈宗术， 陈浪诚， 梁 山

(1. 广东工业大学 实验室及设备管理处， 广东 广州 510006；2. 广东财经大学 设备与实验室管理处， 广东 广州 510320)



新时期高校多媒体教室管理的创新工作

刘贻新1， 陈宗术1， 陈浪诚1， 梁 山2

(1. 广东工业大学 实验室及设备管理处， 广东 广州 510006；2. 广东财经大学 设备与实验室管理处， 广东 广州 510320)

高校多媒体教室作为一种基础性资源，在教学活动中起到支撑作用。在新时期下，应通过创新机制体制，进一步提升其管理水平和效率。根据当前高校多媒体教室管理工作中出现的一些共性问题，在阐述其产生原因的基础上，有针对性地从创新运行机制、利用现代信息化技术和加强宣传沟通3个途径提出改进的对策。

多媒体教室； 机制创新； 问题与对策

近十几年来，随着大学的扩招、多校区的办学模式以及教学对现代教育技术的诉求，高校对多媒体教室的需求量越来越大，对多媒体设备的种类及性能要求越来越高，多媒体教室在学校现代化教学改革中的地位和作用显得尤为重要。以广东工业大学为例，截至2013年12月底，该校在经历了大学扩招和进驻广州大学城的跨越式发展期间，分布在3个校区的多媒体教室从原有的54间增加到369间，其中包括有普通的多媒体教室、语音室、高级数字化语言室和专用PBL教室等，所涉及的多媒体设备除了常见的投影机、电脑、电动银幕外，还配备了先进的专业控制台、网络中控、电动窗帘、视频展台、移频功放扩音系统和 IP 网络电话等，并实现了网络中控、校园卡开启以及与教学管理系统对接即时读取相关数据的功能，至今固定资产累计已达到了近4 800万元，每学年平均承担了45万以上的学时数，在教学活动中发挥了极其重要的支撑作用。但与此同时，由于使用时间增多和频繁，设备的老化程度已逐年增加，在学校资金投入一定的情况下，日常管理中暴露出的问题日益突出，导致相关管理部门的“维稳”压力日趋繁重。

近年来诸多学者和管理者对多媒体教室运行的创新管理工作，进行了研究和思考，为当前高校多媒体教室建设与管理工作遇到的共性问题进行了一定的梳理归纳，同时也有针对性地提出了相关的建议对策[1-8]。但是，在如何通过管理体制和运作机制的创新，系统地提高管理水平和服务绩效方面还是相对比较缺乏。本文以多年的实践经历和管理经验为基础，梳理总结了当前高校多媒体教室管理中普遍存在的共性问题及其产生原因，通过创新机制体制，提出相应对策。

1 多媒体教室管理中存在的主要问题及原因

1.1 管理人员素质参差不齐，部分教师对多媒体设备不熟悉

随着信息技术迅猛发展，多媒体技术及其教学方式日新月异，这要求管理人员的治理理念和专业水准应与时俱进，引进新的技术和创新管理模式。然而，大多数高校还没有形成对多媒体管理和技术队伍正式的、系统的学习培训机制。加上现有大部分管理人员的素质参差不齐，对自身职业发展方向迷失，导致缺乏工作的动力和激情，学习的积极性和主动性不高。一旦面对大量的新技术和新设备，其故障处理能力和判断能力就难以满足工作的要求，甚至出现简单的问题复杂化，本应该自行处理的故障却严重依赖厂商的维修服务等现象。

从使用主体角度来看，面对功能越来越强大的多媒体设备，作为多媒体设备使用主体的任课教师，有不少不懂操作，因此难以发挥设备应有的效果，有的甚至影响教学秩序的正常运行。正是这种不规范的操作和不良的使用习惯，往往会增加设备故障的发生率，但责任却难以追究。此外，部分教师的环保安全意识淡薄，课后没按相关要求关闭和锁好多媒体设备，导致资源浪费并增加设备被盗的风险。因此，没有建立长期有效的教师培训机制，培养和提高教师使用多媒体设备的操作技能，将会大大加重多媒体教室自身的管理难度。

1.2 管理手段和服务渠道有待完善

一所高校的多媒体教室，少则几十间，多则几百间，而且分布在不同校区，教室及其相关设备所载的信息量非常庞大。经调研，目前多数高校的多媒体教室管理还停留在人工管理的落后方式，鲜有通过集成联网的信息化系统来实行管理。面对大量的设备信息，如果缺乏科学有效的手段和规范统一的方式，就会产生教室及其相关设备的信息紊乱，管理效率低下。在日常工作中，管理人员往往忙于处理故障而疏于记录。即使管理人员做了工作日志，也经常出现备案的巡检记录格式不统一，记录信息不规范等问题，对日后设备维护跟踪、数据统计和论证工作带来很大的难度[9]。由于多媒体教室管理的特殊性，通常需要对管理人员实行分班制，不同班次的管理人员完成日常繁重的运行维护工作后，还需进行繁琐的交接工作。交接中一旦缺乏规范、明确、全面的设备维护维修信息，就往往容易出现信息的偏差甚至丢失，使许多问题得不到及时解决或者同样问题多个人重复检查等窘况。同时，如果管理部门不注重对多媒体教室的管理和使用的宣传，也会使得不少教师，尤其是新进教师缺乏对多媒体教室管理和使用上的认识，加上报修、投诉和建议的渠道单一，往往不利于做好服务工作。

面对这类困境，应通过现代信息化来完善多媒体教室的管理手段，甚至可以根据高速网络技术和高速集成技术的发展，构建基于云平台或云计算的平台的信息管理系统，以达到绿色低碳、节省成本、灵活主动的服务模式[10]。同时，应注意加大宣传工作力度，开通多样化的服务渠道。

1.3 管理人员服务水平需进一步提升

多媒体教室的管理和维护是非常繁杂和辛苦的工作，管理人员日复一日、年复一年地在一个岗位上机械地重复着相同的工作，久而久之自然会造成工作上的“审美疲劳”，加上欠缺必要的考核激励措施，造成管理人员缺乏动力和创新精神，出现故障问题过分依赖服务公司，工作作风散漫拖拉，不认真做日常的维护保养工作，服务意识薄弱。同时，由于高校人事制度的约束和出于用工成本的考虑，属于多媒体教室管理人员的正式编制不多，而改为采取聘用租赁人员方式来填补人手。但由于租赁人员工资收入过低，缺乏发展空间和成长机会，导致队伍极不稳定，理想的人才不好选，现有的人才不好留，直接影响了多媒体教室管理队伍的稳定性。2005年9月到2012年7月间，广东工业大学多媒体教室管理中心累计聘用租赁人员21人，期间辞职人数多达10人。过于频繁的人员流动严重制约了多媒体教室管理队伍的稳定、健康、可持续发展。

由于管理人员积极性不高，服务意识淡薄，他们和使用者之间长期缺乏有效的沟通，久而久之难免产生偏见和误解，甚至是消极或粗暴地对待矛盾，出现问题推诿责任，甚至发生口角，这些无疑加大了多媒体管理工作的难度。

1.4 多媒体教室的建设和管理缺乏个性化

如今的多媒体教室，除了承担正常的本专科、研究生教学外，还承担了不同层次的学历教育(如成人继续教育、工程硕士、MBA教育等)、港澳台生和外国留学生数千人的课程，以及大量的学生社团活动和学术活动等，服务涉及的群体广泛，需求多样化。高校多媒体教室通常采取的是批量建设方式，受招标等各种因素的限制，在同期建设安装的多媒体教室中，除了大教室使用更大的投影银幕和多安装几个音箱以外，其余设备大多数缺乏个性化配置。在软件安装、调试方面千篇一律，几乎所有教室计算机都安装了同样的软件，其中不乏多个不同专业的大型软件。这样一刀切的做法导致计算机反应迟缓，降低计算机的使用效率，造成资源浪费。此外，如何在有限资金内有效地更新改造现有大批量老化严重的投影机，缺乏一套具有实操性、科学的测试评价方法[11]。同时，在服务模式上，方式单一，专业性不强，用户体验大打折扣，难以满足专业和个性化的需求。

2 多媒体教室管理存在问题的对策

建立多媒体教室管理创新运行机制(见图1)是新时期高校多媒体教室管理工作的重点和亮点，同时也是一项需要不断巩固完善的重点任务。该长效机制对多媒体管理过程中出现的一些新情况新问题提出了相应的整改措施，最终达到为使用者营造更便捷的多媒体使用环境的目的。

图1 多媒体教室管理运行机制框架图

2.1 创新运行机制，确保正常高效的运转

(1) 培训准入机制。对初次使用设备的教师进行岗前培训，培训合格后发给合格证，实行具有合格证书的教师才有资格使用多媒体教室的准入制度。培训主要内容包括多媒体教学设备的使用方法、操作流程和基本故障排除等知识。在培训使用技能的基础上，还应进行多媒体教室的管理制度、使用规定和爱护学校财物的教育。完善教师使用多媒体设备责任制，对教师不按规定使用多媒体设备或未经批准擅自使用多媒体设备造成设备损坏或出现教学事故的，要严加批评教育。要求教师在使用完设备以后填写“多媒体教室使用情况登记表”注明设备的使用情况，以便管理部门能够时刻掌握设备的使用状态信息。

(2) 组织学习机制。有计划、有重点地加强对现有多媒体教室管理人员的培训和交流，制订学习计划进行培训，定期到国内高校进修，重视新理念、新知识、新技术的学习和吸收消化，不断提高管理人员的专业理论水平和实践技能，加强他们的职业素养[12]。执行技术培训计划，强化人员的动手能力、沟通能力和应变能力。举办职业道德建设培训班，提高管理人员的职业道德修养、工作责任心和服务意识。组织团队拓展训练，提升管理人员的集体荣誉感和团队协作能力，缓和工作压力，提高工作效率。通过学习进修，建设一支素质优良、技术精湛、结构合理、富有活力的多媒体管理队伍。

(3) 沟通协调机制。加强与校内各相关部门和使用单位的沟通工作，集思广益，了解不同角度、不同层次的想法和建议，为多媒体管理问题和做出决策提供更多的参考和依据，为各部门制定制度、措施、方法的正确性提供保证。良好的沟通有利于创造简单、稳定、高效的多媒体运行架构。举办校内多媒体研讨会，邀请上课教师、学生代表和教务处等相关单位的教师参加，共同探讨具有学校特色的多媒体管理办法与使用平台。改变被动服务状况，以师生为中心、以人为本，倾听他们的心声，发现他们的现实与潜在需求，准确定位多媒体管理的侧重点，简化业务办理流程，发扬优势、改进不足，主动服务用户，营造更舒适的多媒体使用环境。通过良好的沟通，化解矛盾、消除隔阂、增进相互的了解和理解，获得良好的工作氛围及和谐的人际关系。

(4) 巡查排查机制。须加强日常的设备巡查，及时排除隐性故障，并定期做好多媒体教室设备的维护、保养和维修工作。完善管理人员岗位责任制，把多媒体教室巡查工作分区域落实到具体人员，明确巡查路线、巡查内容和巡查责任。在每个学期开学前，管理人员都要提前做好设备巡查计划，对所有多媒体设备进行全面检查，及时排除设备故障，对未出现问题的设备进行调试和保养，确保多媒体教室设备能正常运行，完成巡查工作后认真做好总结。在日常工作中，管理人员每天课间都要去巡查，检查“教师意见登记本”上的故障留言，根据使用者的反馈情况，及时解决并回复，确保教学正常进行。学期结束后，对所有多媒体设备进行一次全面的清洁和保养维护，升级计算机系统漏洞、更新杀毒软件病毒库并做好备份。

(5) 激励驱动机制。提升管理人员的业务技能、管理能力和综合素质，努力打造一支优秀的多媒体管理团队。制定和实施多媒体技术带头人和骨干员工选拔培养管理办法，培育一批专业技术人员和管理人员，努力建设一支素质优良、技术精湛、结构合理、富有活力的多媒体管理队伍。鼓励管理人员不断学习多媒体的新理论、新知识，了解行业动态；学习新的管理理念，提高管理效率和管理水平。定期进行技术培训计划，强化管理人员的动手能力、沟通能力和应变能力。举办职业道德建设培训班，提高管理人员的职业道德修养、工作责任心和个人综合能力。组织团队拓展训练，提升管理人员的集体荣誉感和团队协作能力，缓和工作压力，提高工作效率。完善多层次和多渠道的激励机制，在物质和精神上鼓励优秀管理人员。充分考虑管理人员的个体差异，实行差别激励。对动手能力稍差的人员，深度挖掘他们其他方面的潜能，如公文撰写能力、沟通能力等，可安排一些文笔和协调工作，充分发挥每位管理人员的优势，共同做好多媒体管理工作。

(6) 评价监督机制。确立师生参与的意识，建立群众评价监督制度。一是通过建立多媒体教室管理网站，将多媒体教室相关情况及时向全校师生公布。建立教师和管理员互动的版面和留言板块，广泛征求和听取师生的意见，主动接受师生监督。二是成立师生监督评价工作小组[12]。小组成员应来自全校不同专业和不同职称层次的教师，还有各学院的学生代表，具有广泛的代表性。要对工作小组的工作给予强有力的政策支持，学校专门下发文件，明确职责，支持他们切实做好监督评价工作。三是把师生意见较多的问题作为突破口整改。通过深入基层调研、发放调查问卷、开展师生代表座谈会等多种途径，了解、掌握师生的需求，抓住师生反映强烈的问题，逐一进行有针对性的整改。四是整改过程接受师生监督。工作人员要在校内信息或者主页内公布整改的方案和整改的结果，让师生知道改什么、如何改、什么时候改、达到什么目标，使整改工作始终处在师生的监督之下。

2.2 建立多媒体管理信息系统和中央控制系统，做到精细化管理

根据学校多媒体教室规模大、人员不足、故障频发等实际情况，在传统的多媒体管理模式的基础上，通过建立多媒体设备信息管理系统，进一步精细化管理，最大限度地降低管理成本并提高管理效率。系统将为每间多媒体教室的设备建立档案，详细记录每台设备的型号、购置时间、购置合同、保修年限、固定资产编号等；详实做好每个设备的维修、维护和保养记录，跟踪投影机及其灯泡的使用时间，为日后设备的更新和升级提供数据支持；为常用的低值易耗品提供进出存信息，库存不足时能自动提醒管理人员，及时补充易耗品；提供设备总值和维修总额等数据统计功能，为每年的经费预算提供可靠的依据；滚动显示目前故障尚未排除的教室和设备，管理人员无需交接工作就能通过系统查看当前所有存在的问题，再视其情况紧急和轻重，逐一受理和解决，消除提醒信息；记录各种备用设备的信息，显示备用机的型号、库存数量及其使用去向。针对多校区多媒体教室管理的情况，各校区提供可调度的设备的详细信息，实行全校所有校区的信息和资源共享，提升管理高度。根据以上需求研究，对多媒体教室管理信息系统的功能进行详细划分，其结构如图2所示。

为进一步提高设备管理效率，广东工业大学利用基于校园网的中央集中控制系统对全校所有设备进行集中管理。网络中控把多媒体设备有机地整合成一个整体。首先，在教室终端，使用者可以通过直观、易用的控制面板操作相应多媒体设备，实现本地教学设备的控制功能。其次，在基于校园网的基础上，管理人员利用其强大的批处理能力，在远程服务器就可以对分布在所有区域内的若干间多媒体教室的指定设备进行远程管理和集中控制[12]；多媒体教室设备中央控制系统还可以实现实时的监控功能，如教室中任一受监控的设备被盗时，中控将把被盗的设备信息返回到主控制室和保卫处的监控室终端，同时，监控主机随即响起报警音，并在显示屏上详细显示被盗的教室和相关设备。系统还集成了IC卡管理系统，管理人员通过课表管理功能，在每个学期初就把整个学期的课表信息下载到所有教室的读卡器，授权给相应教师使用多媒体设备，有效保障了正常的教学秩序，同时提高了设备的安全性。该网络中央控制型多媒体教室系统主要由总控制室、保卫处监控室和多媒体教室3部分构成，通过校园网实现互联，其系统架构图如图3所示。

图2 多媒体教室信息管理系统功能结构图

图3 基于校园网的中央控制型多媒体教室系统架构图

2.3 建立专业多媒体教室，满足多样化的需求

美国马里兰大学的“教室设计守则”[12]中提到，大学教室在功能上可划分为普通教室、报告厅教室、讨论会议型教室和计算机教室。目前，大多数高校的多媒体教室的设计原则是普通教室，缺乏进一步的功能分类。为提高课堂效率、全面提高教学质量，同时降低多媒体教室的建设和维护成本，在多媒体教室的设计原则上，进一步创新个性化定制服务、专业服务，针对不同专业，创新专用教室、创新教室和综合教室等专用多媒体设备。根据不同专业的教学特点，调教出一整套软硬件都更有针对性的专业型多媒体教室，提高设备的使用效率。如选取部分容量在100人以内的教室作为建筑专业的画图教室，这类教室对扩音系统要求不高，但需装备性能更好的计算机，以安装CAD、CorelDRAW等大型画图软件。选取部分低楼层、容量在180人以上的多媒体教室，设计成适用于公选课，也可用于演出、学生活动等综合性较强的多媒体教室，着重其音响系统和投影演示效果，计算机可配置容量更大的硬盘，安装综合软件，不装或少装专业类软件，提升系统性能。还可以根据学校的教学部署，按一定比例建设板书侧重型多媒体教室和演示侧重性教室。针对不同使用功能和不同专业上课的特点，建设专业多媒体教室，以满足各样需求的专业教室可有效降低投入和维护成本，提高使用效率，达到最好的教学效果。

3 结束语

当前的多媒体教室已经发展成为由多种设备和中控统一联动控制的复杂系统，如此复杂的系统，必然会给管理人员的维护工作带来挑战，也给使用者带来一定的难度。要充分发挥多媒体的优势，我们必须从多媒体教室建设计划抓起，利用现代化信息技术，对多媒体设备进行精细化管理、提高工作人员的技术水平和管理能力、重视沟通，通力合作做好多媒体管理工作，为教师和学生创造一个良好的教学与学习的平台。

References)

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[11] 刘贻新.高校多媒体教室投影机更新工作的思路与实践[J].中国现代教育装备,2013(13):16-17.

[12] 郭志银.高职院校多媒体教室建设与管理的问题及对策[J].广西职业技术学院学报,2010(4):25-28.

Innovation of multimedia classroom management in new period in colleges and universities

Liu Yixin1， Chen Zongshu1， Chen Liangcheng1， Liang Shan2

(1. Laboratory and Equipment Management Office，Guangdong University of Technology,Guangzhou 510006, China；2. Equipment and Laboratory Management Office， Guangdong University of Finance and Economics ,Guangzhou 510320，China)

Multimedia classroom in colleges and universities is a kind of basic resources, which can play a supporting role in the teaching activity. In the new period,it should further improve the management level and efficiency through the innovation of mechanism and system. Based on some common problems of the multimedia classroom management in the current universities, this article analyzes the causes,puts forward the improvement countermeasures from the following three ways: the innovation of operation mechanism,using modern information technology,and strengthening the propaganda and communication.

multimedia classroom; innovation of mechanism; problem and countermeasure

2014- 07- 21

2013年教育部人文社会科学研究一般项目(13YJC630101)；2012年广东工业大学青年基金项目(12ZS0089)

刘贻新(1976—)，男，广东阳春，在职博士研究生，副研究员，实验室与设备管理处副处长，主要研究方向为实验室建设与管理以及管理科学与工程.

E-mail：21412531@qq.com

TP37；G481

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1002-4956(2015)2- 0219- 05