浅议中职学籍档案管理面临的问题及对策

王维祥

（红河州财经学校 云南个旧 661000）

浅议中职学籍档案管理面临的问题及对策

王维祥

（红河州财经学校 云南个旧 661000）

中职学校学籍档案是人事档案的重要组成部分，是学校进行教学管理、考察、培养人才的第一手原始资料，也是用人单位在选拔、聘用人才的重要依据。近年来，我国中职学生数量随着扩招逐渐增多，学生的学籍档案也逐年递增，如何加强中职学生学籍档案管理是新时期一项非常重要的工作。

中职学籍档案 面临的问题 对策

近年来，随着中职学校扩招，学籍档案的数量也大量增多。但由于部分中职学校对学籍档案管理还不是十分重视，缺乏科学的管理方法。因此，学籍档案信息资源远远不能满足中职学校教育教学以及服务社会的要求。那么，如何科学管理和利用学籍档案，是当前各中职学校档案管理工作者们需要考虑的一个问题。

1.中职学校学籍档案管理面临的问题

学籍档案是中职学校重要的信息资源，它具有形成周期性和内容广泛性的特点。学籍档案是学生在校期间接受教育教学过程中直接形成的具有保存价值的文字材料，要求档案管理人员以严谨的态度及时对学籍档案材料进行收集、整理、归类、登录、存档，并于学生离校后移交档案室，作统一永久存档。主要包括：

1.1 入学通知书、中考成绩单

1.2 在校期间的各科成绩

1.2.1 每学期的各科成绩（包括实习、实验成绩）

1.2.2 每学期不及格课程的补考成绩

1.2.3 毕业前的补考成绩

1.2.4 未能按时毕业者的毕业后补考成绩

1.2.5 各科技能考核、考证考级成绩

1.3 学籍变异，包括休学、复学、留级、退学、转学等情况的原始记载

1.4 课程免休、免考申请证明、审批材料

1.5 在校期间奖惩情况的原始文件

1.6 毕业生成绩汇总表

1.7 毕业生花名册及毕业证书号码

但是，中职学校学籍档案管理中存在着一些问题。一是学校领导对学籍档案不够重视；二是一些学生和教师对学籍管理缺乏正确的理解，学生只把自己作为学籍管理中的一个被动对象；三是教师视学籍管理为教学管理部门的事，与己无关，且有些教学管理人员的责任心、事业心不够强，对有关学籍管理的规章制度不了解，不重视，也不认真学习专业知识，这在一定程度上影响了学校学籍档案管理的质量；四是部份教师对学生违纪现象不闻不问或隐瞒实情，对严重违纪问题不处理，也不上报，甚至弄虚作假、更改考试成绩等问题时有发生。长此以往，致使学生学籍档案管理制度等校纪校规形同虚设，影响正常的学校学籍档案的形成。

2.产生问题的原因

2.1 中职学校主要是通过新生入学后军训、发放学生手册、召开主题班会等形式进行入学教育。针对新生由初中进入中职学校后的学习方法、如何与人相处、心理健康及思想政治工作等方面没有进行入学教育，存在入学教育不到位的问题，致使新生入学后面对新的学习生活很难适应，容易产生退学情绪，学习生活不稳定，在入学不到半年就出现退学现象，而且往往需要很长时间才能进入正常的中职学习生活中。

2.2 现在大部分中职学校的学籍管理手段还比较落后。中职学籍管理仍以各部门而进行的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个部门都有自己的一套信息系统，增加了许多工作量，信息无法达到共享，重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，满足不了新时期中职学校教育教学发展的需要。

2.3 上级主管部门以及中职学校的职能部门对学生档案数据要求越来越全面、详细、快捷、准确，且需求量日益频繁。但由于开学时的学籍注册工作的制度支撑不够，致使职能部门和学生都不重视学籍注册工作，在填写相关信息时不认真不仔细，使得上级领导及职能部门需要学籍档案数据时查阅不到所需要信息数据。

3.如何提高中职学籍档案管理的科学化水平

为贯彻落实《中华人民共和国教育法》、《档案法》，严格执行《云南省中等职业学校学籍管理暂行规定》的规定，中职学校要认真做好学籍档案的管理工作。

3.1.学校领导重视是搞好学籍档案工作的前提

切实加强档案工作的领导，依法把档案工作纳入目标管理，提高档案工作在中职学校的地位，切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力问题。按照《档案法》要求，保障档案事业科学化、规范化、制度化建设。舍得财力投入，配置档案密集架、计算机、空调、复印机、除湿器、灭火器等重要设施。开展档案行政执法，这样既可以宣传档案工作，又可以提高档案行政执法的力度。

3.2.规范管理，树立服务于教育教学的观念

根据《档案法》及档案管理规定，建立健全科学的管理制度是搞好学籍档案管理工作的基础。学籍管理应以各学生管理处为主，实行过程管理。随着中职学校招生规模不断扩大的需要，以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育、心理健康等，树立服务于教育教学的观念，进一步增强服务功能。

3.3.建立信息化的学籍档案管理平台

现代化管理手段是实现高效、公正、准确、科学、规范的学籍管理信息系统的基本条件。随着招生人数的不断扩大，校校合作、校企合作日益增多，传统的档案管理也无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行信息化学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立中职学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析。根据用户权限的设置，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。

3.4 制定严格的学籍档案日常管理和查阅制度

中职学校必须设立专门的学籍资料管理人员，负责处理学籍资料的整理、归类和输入电脑，进行数据处理。成立独立的学籍资料档案室，该档案室是贮存各种学籍资料文件、各年级学生学籍档案的重要场所，任何人未经部门领导或学籍资料管理员允许，不得翻阅各种文件和资料，以确保文件和资料的保密性。所有学籍档案文件、资料的入档、保管、查阅由管理人员负责，每学期必须进行一次全面清查、需要查阅的文件、资料，应由主管领导批准后，办理查阅手续。各类学籍档案管理文件、资料应按类合理放置，做到整齐、易查找。如有丢失，应及时报告，并补回。加强管理，切实做好防火、防盗、防水、防虫等安全工作。

3.5 通过各种途径提高学籍档案管理人员素质

中职学校对学籍档案管理人员的素质要求越来越高，因此应加强学籍档案管理人员自身素质建设，包括职业道德和专业水平的提高，应定期对档案管理人员进行在职培训或脱产培训，及时学习新的教育政策、档案法规和文件，了解掌握现代化管理技术、方法和新形势下的学籍档案管理特点，加强专业理论知识和计算机应用等知识的学习，增强实际运用和操作能力，逐步提高中职学校学籍档案管理队伍的整体素质水平。

中职学校学籍档案管理工作是一项细致又繁忙复杂的业务管理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专业学科知识，还应有一定的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和团队合作精神。学籍档案管理人员只有努力学习，并在实践中不断地总结经验，才能提高学籍档案管理水平，使学籍档案管理在中职学校培养人才中发挥越来越大的作用。