浅析学校档案网络化管理

李方

（湖北医药学院药护学院 湖北十堰 442000）

浅析学校档案网络化管理

李方

（湖北医药学院药护学院 湖北十堰 442000）

学校的档案管理是学校管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高学校档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设学校档案室网络化的奢件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文介绍了学校档案管理的网络化条件已经具备，谈了档案网络化管理的特点，提出了实行网络化管理的对策。

学校 档案管理 网络化

随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进人人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行网络化管理，具有手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高学校档案管理的效率。虽然学校档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设学校档案室网络化的条件已经成熟。

一、学校档案管理的网络化条件已经具备

1.网络硬件的发展。随着当前学校标准化建设的实施，学校配置计算机用于教学和管理已经较为普遍，部分学校实现了班班通，校园网。使用计算机为学校档案室服务，实现档案的网络化查询，当前的学校办学条件已绎具备。

2.学校档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案室均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案室的服务手段.提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案室网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

二、档案网络化管理的特点

1.管理对象数字化。网络化管理不会改变档案的性质和内容。档案在网络化管理中的变化主要发生在其形式载体上和人们对其实体和信息内容的管理与使用方式上。从目前来看，档案的载体首先会进一步多样化，然后会进一步趋向非直观化，也就是说以“机读档案”为典型代表的适宜于计算机等现代化信息技术处理、管理的载体形式将日趋取得统治地位。传统的档案管理对象是以纸质载体形式的档案为主，这使得档案的载体与内容信息密不可分。而现在工程档案管理的对象正随着办公自动化及信息技术的发展逐渐演变为“机读档案”——存储于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体信息。这就意味着，档案的实体管理与内容信息的管理在使用上将趋向分离。档案的内容信息将主要通过电子计算机等技术媒介发挥其对公司业务活动的日常作用，而档案的实体将会从日常的使用中彻底脱身。分离后的档案内容信息将日趋实用化，而档案实体将被作为最原始的也是最终的凭证精心保存。当然这会引起到底什么是档案，数字化的档案信息具不具有理论上和法律上的效力的争论。而如果数字化的档案信息彻底解决了其可靠性、可信性问题，传统的、直观性的纸质档案恐怕真的会被彻底淘汰。

2.档案收集网络化。收集工作的业务内容并不复杂，专业性也不很强，但它却有着决定收藏水平，决定档案室身价的重要意义。过去收集主要针对项目负责人，及时了解设计进度，做到随时收集入库，而现在随着信息技术和网络技术的日臻完善，网上电子文件的传输已被广泛采用，这为档案部门的收集开辟了一条新途径，可充分利用网络优势进行电子档案收集。

3.档案发布、查询网络化。档案室保存着大量的档案信息资源，我们把一些可共享利用的非保密的档案公布于网上，凭着其是历史记录的原始性、真实性、权威性的特点，会吸引更多的读者，这是档案室扩大影响、开发利用档案信息的有效途径。

三、实行网络化管理的对策

1.实行网络化管理应重点抓好数据库建设。数据库最基本的信息单元是每条档案信息的著录项目，也是进行检索的一条途径。所以，在进行档案处理时，所提示的档案信息须有一定的广度和深度以确保系统存储的档案信息内容丰富，有较强的网络性。否则难以满足利用者的各种检索要求。我们在设置字段类型时，本着方便利用者查询，又能满足自身工作需要的原则，注意从利用者的角度来考虑问题。

2.实行网络化管理应注意数据库结构的设计。数据库结构的设计并不是简单地将单机数据库向网络中移动。单机数据库中不合理的地方要加以改进，不足的地方要予以补充。

3.实行网络化管理应注重电子文件的收集。目前，计算机已基本普及，各类资料也都存在电子文本，所以现有档案的数字化已不是难题，因此，我们应把工作重点放在这些档案资料电子文本的收集上，实现纸质文本与电子文本同时收集。这样，不仅在很大程度上解决现有资料再次数字化的麻烦，而且也节约了大量的人力、物力和财力。在此，要借鉴此办法，修订文件移交管理办法，强调电子文本的移交与收集问题，使现有档案资料的移交与收集逐步实现电子化。电子文件今后将在网上传输，直接与档案管理系统挂接，可以避免以后通过扫描转化为数字信息。所以应将电子文件的收集纳入到档案工作中来，使其成为今后网络工作中的一个重要部分。

4.实行网络化管理应及时进行设备的更新换代。实现网络化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。因此，适时地更新设备则是保证“网络化”高效率的重要前提。

总之，学校档案管理实现网络化，并不意味着传统的档案管理方式的彻底摈弃。由于文件的法律效力通常都是与其相关载体来确定的，例如纸质文件、文件的缩微品等。而电子文件由于没有固定的载体，因此电子档案的法律效力是很难明确的。再加上一些原始档案具有历史价值，也不是电子档案所能替代的。因此，传统的实体档案管理仍是当前所需要的。在学校实施档案网络化管理的同时，仍要注意加强原始档案的保存，这仍是档案工作者必不可少的一项职责。

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