大数据时代我国数字档案馆的建设与发展

周耀林 朱 倩

(武汉大学信息管理学院，武汉，430072)

大数据时代我国数字档案馆的建设与发展

周耀林 朱 倩

(武汉大学信息管理学院，武汉，430072)

本文在简要分析数字档案馆建设历史发展的基础上，分析了当前数字档案馆建设的成绩与不足，在此基础上，结合大数据时代数字档案馆建设的生态化、社会化、专业化、智慧化和知识化发展趋势，笔者从完善统筹规划、建立合作机制、优化人才结构、推进技术应用、深化资源组织等五个方面提出了未来数字档案馆建设的重点。

大数据 数字档案馆 发展趋势

我国数字档案馆建设起源于2000年，此后，经历了试点探索、区域建设和普遍实施三个阶段，正朝区域性数字档案馆集群方向发展。在大数据时代，如何分析数字档案馆建设的现状，分析数字档案馆发展的趋势，把握当前数字档案馆建设的重点，是需要学界和业界关注的现实问题。

1 历史：数字档案馆的兴起与发展

数字档案馆是伴随档案信息化建设而逐渐形成并日益完善的一种新型档案组织与管理模式。20世纪90年代以来，信息技术的发展将档案馆推向自动化管理阶段，数字档案的管理、保存等系列问题，引发了学者们对未来档案馆发展形式的探讨。1994年,Margaret Hedstrom在第二届国家人文大会上提出了“电子档案馆”的概念[1]，继而，美国的数字档案特别工作组提出建立“数字档案馆”作为保证数字信息长期存取的专门机构的设想[2]。在我国，董健民于1997年首次提到“数字档案馆”一词；1998年，冯惠玲率先将数字档案馆界定为“一个有序的信息空间”、“一个信息系统”[3]。此后，数字档案馆的相关研究便在我国档案领域迅速展开，取得了丰硕的理论成果，并发展成为档案学科的重要分支。

数字档案馆研究带动了实践工作的开展。2000年，我国首个数字档案馆项目——“数字档案馆工程研究与开发”在深圳启动[4]，随后，数字档案馆项目相继在青岛、上海、北京、江苏、浙江等地展开，先后形成了深圳模式、青岛模式、杭州模式和萧山模式等，积累了丰富的实践经验。纵观我国数字档案馆的发展历史，大致经历了以下三个阶段：

第一，试点探索阶段(2000～2005年)。2000年，《全国档案事业发展“十五”规划》提出要“加快档案的数字化进程”，“探索档案馆电子档案接收、保管、利用方法”。2001年，《全国档案信息化建设实施纲要》进一步指出要先建设一批“示范性数字档案馆”[5]。此后，全国有十余家档案机构启动了数字档案馆建设工程。这一阶段，数字档案馆的建设内容相对简单，主要集中在项目规划、软硬件部署、档案数字化等方面。

第二，区域建设阶段(2006～2010年)。2006年，《全国档案事业发展“十一五”规划》提出“推进电子文件中心和数字档案馆建设”的工作目标[6]；各省也纷纷将数字档案馆建设纳入地方档案事业发展规划中。例如，2007年，山东省提出“省域数字档案馆与电子文件中心整体共建体系研究”项目[7]；2008年，浙江省约有2/3的档案馆开始建设数字档案馆[8]；至2010年底，江苏省共建成数字档案馆19家、电子文件中心60个[9]。在各地建设实践的基础上，国家档案局于2010年发布了《数字档案馆建设指南》，标志着我国的数字档案馆建设正式进入了标准化发展时期。这一阶段，我国的数字档案馆建设突破试点工程，建设规模迅速扩大，呈现出区域性的集中发展趋势。

第三，普遍实施阶段(2011年至今)。2011年，《全国档案事业发展“十二五”规划》进一步提出“打造‘一站式’档案信息资源共享和服务平台”，“搞好电子文件(档案)备份中心建设”，“提供网络信息服务”等建设新目标[10]。自《数字档案馆建设指南》颁布以来，数字档案馆建设呈燎原之势在我国全面启动：各省相继制定了地方性工作规范，建设工程从市级档案馆逐渐扩展到区县级档案机构；政府、企业、医院、高校等行业也纷纷将数字档案馆建设提上日程。这一阶段，数字档案馆建设全面启动，档案数字化、基础设施部署成绩显著，工作重点逐步转向档案资源的共享与服务建设。

2 反思：数字档案馆建设的现状

经过十多年的探索历程，我国的数字档案馆建设取得了长足的发展。

2.1 数字档案馆建设取得的成绩

数字档案馆建设工作启动以来，我国先后推出了《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《电子档案移交与接收方法》、《数字档案馆建设指南》等多项工作规范；与此同时，数字档案馆建设已列入各级政府的发展规划中，成为数字城市、数字记忆建设项目的内容之一[11]。总的来说，我国数字档案馆建设正逐步走向成熟。

第一，数字档案馆的建设范围不断扩大，建成数量逐年攀升。目前，我国的34个省级行政区均已展开数字档案馆建设工作；浙江、山东、江苏等省已形成规模性的数字档案馆集群；北京、上海、青岛等市正积极建设区域数字档案馆或电子文件中心。

第二，数字档案馆的资源增量持续推进。我国副省级市以上档案馆已经全面开展档案数字化工作，档案数字化率大幅提高。截止2012年底，北京馆藏档案数字化工作已完成63%；上海已完成50%，其中民生档案已全部实现数字化；浙江全省有30%以上档案馆已完成一半以上档案数字化工作[11]。

第三，数字档案馆的建设质量逐步提升。随着《数字档案馆建设指南》发布实施，数字档案馆的建设水平得到显著提升。2012年，江苏省率先推出《数字档案馆(室)等级评估细则》，对全省已建成的数字档案馆(室)进行评分评级[12]；国家档案局也计划于2014年发布《数字档案馆等级评估细则》，进一步规范数字档案馆的建设、管理和服务工作[13]。

第四，数字档案馆的建设内容日益丰富。在基础设施和档案数字化建设的基础上，各地相继展开了系列创新项目。例如，2009年，浙江在全省部署实施“档案与电子文件登记备份工作”[14]；2011年，北京提出区域性数字档案馆建设构想[15]；2013年，武汉开通城市圈档案信息资源共享系统等。

第五，数字档案馆的信息服务成绩显著。2013年底，国家档案局开通了“全国开放档案信息资源共享平台”，初步接收了27个档案馆的50万条数据；福建实现了全省开放档案、网上展厅和在线视频的整合展示；江西搭建了全省档案专网与馆藏档案查阅平台；杭州积极开展农村档案信息共享工程[16]。

2.2 数字档案馆建设存在的主要问题

在长期的工作实践中，我国的数字档案馆建设虽然取得了丰硕成果，但仍存在一些问题，突出表现为以下几点：

(1)统筹规划力度不足。从宏观上来说，全国的数字档案馆建设缺乏统一规划，国家层面上的指导性文件和标准规范出台相对滞后，建设标准体系不够健全，建设资源分配不合理，各地的建设水平参差不齐；从微观上来说，单个数字档案馆建设呈现出“重建设、轻利用”的特点，很多单位重视数字化设施的建设而轻视数字档案内容的建设，缺乏对数字档案资源的分析与挖掘，以致空有数字化系统而无数字档案内容，未能发挥数字档案馆的信息服务功能[11]。

(2)资金来源渠道单一。我国数字档案馆建设主要依靠政府或企事业单位自身的资金投入，缺乏长效的投资机制，从整体上看，各地的数字档案馆发展不协调，建设水平参差不齐。一方面，资金投入不平衡，东部经济发展好的地区，数字档案馆建设资金相对充足，西部经济发展相对落后的地区，建设资金则较为匮乏；另一方面，数字档案馆投资结构单一，财政和本单位投入为主，专项拨款力度有限，社会资金融入不足。

(3)人才结构有欠合理。数字档案资源内容丰富、类型多样，具有明显的时效性，不仅对档案工作者的数据处理、数据挖掘与分析等技术水平提出挑战，也对档案工作者的管理和服务工作提出更高的要求。而各地档案馆，特别是市县级档案馆和企事业单位档案室，因受编制、人员结构等多方面因素的制约，普遍缺少专业的档案人才和计算机人才[17]。现有的档案工作者在思想观念、技术水平、知识结构和管理能力等方面难以满足新时期的素质要求。

(4)技术应用尚不深入。虽然，我国副省级市以上档案馆基本完成“三网一库”基础设施建设，但大部分数字档案馆尚未实现对电子文件、网络资源的一体化管理[11]；并且，已部署的网络架构大多建立在传统档案信息化实践要求上，缺少对云计算、物联网等新技术的运用，难以应对大数据时代的强大数据压力。

(5)资源组织有待加强。我国大部分数字档案馆仍然停留在“存量数字化”的阶段，由于条件上、技术上和管理上的不足，还有大量的电子文件未能及时接收进馆，数字档案馆资源总量有限，且结构较为单一[18]。同时，资源开发的深度和广度不足，现有的资源建设主要集中在传统馆藏资源的编研，缺少对新增数字档案资源的内容开发；各个数字档案馆之间基本处于相互独立的状态，缺乏对数字档案资源的深度整合。

(6)信息服务亟需推进。我国的档案服务工作成绩显著，但数字档案馆的信息服务仍处于起步阶段。从服务内容上来说，数字档案资源的结构单一，开发的广度和深度有限，难以实现知识转化；从服务方式上来说，数字档案资源的利用依然停留在基于目录的简单查询[11]，利用形式单一，与用户便捷性、个性化的利用需求不符；从服务途径上来说，数字档案资源主要通过档案网站实现在线信息服务，服务渠道有限，一定程度上降低了数字档案资源的竞争力。

3 前瞻：大数据时代的数字档案馆发展的趋势

“大数据”又称海量数据，是指所涉及的数据量规模大到无法在合理时间内通过人工的方式整理成为人类所能解读的信息[20]，具有海量性、多样性、精确性和时效性等突出特点[21]。大数据不仅撼动了从商业科技到医疗、政府、教育、经济、人文以及社会的其他各个领域，也使得“开放政府数据”的倡议响彻全球[22]，数字档案资源的开放成为当前档案事业顺应大数据时代发展的应有之义。在此过程中，数字档案馆建设呈现出新的发展趋势，正朝着生态化、社会化、专业化、智慧化和知识化的方向发展。

3.1 数字档案馆建设的生态化

早期，我国档案领域关于“生态”的论述主要集中在档案保护问题上。1994年，我国首次将可持续发展战略纳入国家经济和社会发展长远规划中[23]，“可持续发展”也成为档案领域关注的新焦点；1998年，薛春刚率先提出了“档案信息生态系统”的概念，从系统平衡的角度探讨档案事业可持续发展的路径[24]。自此，档案和档案事业的生态发展一直备受学者们关注，《数字档案馆生态系统研究》是该领域研究之集大成者，从生态学的视角提出了全新的管理和建设策略，为大数据时代数字档案馆的可持续发展提供了理论指导，不仅满足了数字档案馆的建设需求，也有利于推动数字档案馆建设顺应大数据时代发展要求。

大数据时代，数字档案资源急剧增加，软硬件设备亟需更新换代，数字档案馆建设的要求提高了，难度也增加了，尤其是，如何将数字档案馆建设成为一个“生态工程”，做好建设规划，统筹各方发展则显得尤为迫切。数字档案馆“生态工程”要充分考虑建设过程中的人工生态系统以及人与生存环境相互关系和作用机制，要在数字档案馆的规划、建设、管理和服务的全过程中贯彻可持续发展思想[25]。

3.2 数字档案馆建设的社会化

长期以来，我国的档案馆、图书馆和博物馆分别隶属于不同的管理部门，条块分割的管理体制阻碍了我国文化资源的整合与共享。对此，“馆际合作”问题成了档案界、图书界和博物馆界学者们共同探讨的焦点：三馆的文化资源“只有在一个共同的框架内为用户提供服务，才能够求得共同发展”[26]；“只有通过合作，才可以带来信息与经验的共享”[27]；也有学者提出了“以混合联盟方式整合三馆的信息管理能力”[28]。这些都反映了学界对档案馆建设的社会化需求。

在实施“文化大发展大繁荣”的时代背景下，增强公共文化产品和服务供给，推进公共文化资源整合和综合利用，是当前各类文化机构发展的共同目标[29]。数字档案馆建设已不再是行业“内部工程”，而是与社会各行各业密不可分的基础工程。针对当前数字档案馆建设资金紧缺、信息服务不足等问题，亟需加强数字档案馆的“社会工程”建设，即站在国家的高度，立足于社会的信息需求，将数字档案馆放到社会信息系统中，考察它们之间的竞争合作与互动协调关系，探索数字档案馆建设的社会合作机制。

3.3 数字档案馆建设的专业化

1995年，国家人事部、科技部、教育部等七部委联合提出《“百千万人才工程”实施方案》[30]；随后，我国档案领域也迅速展开了人才工程的建设培养，如山西的“档案科学跨世纪人才工程”[31]，重庆的“555档案人才工程”[32]，河南的档案专业“十百千”人才工程[33]等项目，这些都为数字档案馆建设的专业化提供了人才保障。随着我国数字档案馆建设的逐年推进，尤其是新技术与新应用对档案工作带来的广泛影响，档案人才的建设培养显得日益重要。针对当前我国档案专业人才不足以及现有人才结构不合理等问题，应当加快建设档案“人才工程”，帮助档案工作者实现知识转型，加大对专业人才的引进力度，推进档案人才的合作与交流，推动数字档案馆建设的专业化发展。

3.4 数字档案馆建设的智慧化

随着智慧城市建设的发展，构建智慧型档案馆，探索数字档案馆的智慧化业已成为当前档案领域的研究热点。南京市档案局提出在数字档案馆建设的基础上，搭建“智慧档案服务平台”[34]；广东移动公司率先建设了“五全”实时智慧档案管理系统[35]；在当前档案信息化的基础上，搭建基于物联网的档案感知系统、基于云计算的档案数据处理平台、基于移动互联网的档案信息服务平台等[36]，这也是数字档案馆建设智慧化发展的必然要求。

大数据为数字档案馆的智慧化发展提供了强有力的技术支撑，然而，我国当前的数字档案馆建设对新技术的应用仍相对不足，应用深度不够。对此，数字档案馆建设需要朝着“智慧工程”的方向发展，各级各类档案机构可充分利用国家和地方的云计算基础设施(PaaS)，构建云计算服务平台(IaaS)，重点研发档案云技术的软件服务(SaaS)应用，建设机构内部档案管理云平台、国家或区域档案资源建设云平台和档案资源服务云平台。

3.5 数字档案馆建设的知识化

1996年，特里·库克在十三届国际档案大会上首次提出“档案后保管范式”；1997年，冯惠玲进一步做了解释：“所谓‘后保管模式’指的是一种以来源为中心，以知识为中心的管理”[37]；此后，档案学界对“知识服务”、“知识管理”展开了广泛讨论。近年来，数字档案资源大量产生，如何将知识管理思想融入数字档案馆建设，开展知识服务成为学者和工作人员共同关注的焦点。针对当前的资源建设与信息服务等问题，应当建立数字档案馆的“知识工程”，即将工作重心从馆藏资源的数字化建设转向数字档案资源的组织与开发，以用户需求为导向，加强对档案资源的深度挖掘，提供知识化的档案信息服务。

4 走向：大数据时代数字档案馆的建设重点

通过前文对数字档案馆建设的回顾、分析和展望，结合大数据时代的发展机遇和挑战，笔者认为当前数字档案馆建设的重点应当集中在如下方面：

4.1 以生态化发展为导向，完善数字档案馆的统筹规划

针对我国信息化建设的基本情况，充分考虑数字档案馆、公众、社会系统三者之间的协调发展，继续健全相关的法规制度，制定科学合理的发展规划，为数字档案馆建设提供政策支持和工作指导。宏观上，建立起国家数字档案资源中心，推动数字档案馆与社会系统的合作、交流，促进全国数字档案资源的共建共享；微观上，分阶段、分步骤开展数字档案馆建设工作，依据本单位的具体情况，制定相应的建设计划，并注重与档案形成者、档案用户的互通和协作，确保各项工作的科学、持续推进。

4.2 以社会化建设为依据，建立数字档案馆的合作机制

数字档案馆应当建立起由内到外的社会合作机制：第一，建立数字档案馆间的合作联盟，节约建设成本，提高整体效益，共建共享档案信息资源；第二，加强与数字图书馆、数字博物馆等信息机构的合作关系，共同展开大数据环境下的信息技术研究与公共文化资源建设；第三，建立与政府、企事业单位的长期合作机制，既要做好数字档案资源的收集、归档和服务工作，建立文档一体化管理制度；也要广泛吸收社会资金，完善数字档案馆建设的投资结构。

4.3 以专业化管理为准绳，优化数字档案馆的人才结构

面对大数据时代的信息环境和信息技术的变化，一方面，档案馆要积极开展对工作人员的知识和技术培训，加强对云计算、数据挖掘、可视化分析等新技术的学习和应用，培养一批既懂IT技术又熟悉档案业务的复合型人才。另一方面，要推进档案人才的合作交流，建立与高校、企业的长期人才合作机制，借助高校专业的档案教育，加强人才培训，联合IT企业的技术力量，攻克建设难题；加强数字档案馆之间、数字档案馆与其他信息机构的人才合作，实现人才资源的共享。

4.4 以智慧化建设为方向，推进数字档案馆的技术应用

利用我国现有的信息基础设施，依据档案信息化建设需求，有条件地选择发展成熟的先进技术，优化数字档案管理系统。在机构内部档案管理平台建设上，利用数字档案资源管理平台，整合档案管理的各项业务流程，实现数字档案资源的形成与收集、整理、鉴定、保管、利用等业务环节的集成管理；在国家或区域档案资源平台建设上，应及时完善相关的技术标准，对大数据技术应用类型和运用方法进行规范，有效地避免数字档案馆之间的数据异构和系统不兼容，为全国数字档案资源的共建共享做好技术上的准备；在档案资源服务平台建设上，要加强对数据挖掘、聚类分析和可视化技术的应用，实现对海量数字档案资源的整合与分析，搭建可视化展示平台，为社会提供信息服务。

4.5 以知识化服务为目标，深化数字档案馆的资源组织

处理好存量档案数字化与增量数字档案管理的矛盾，在做好馆藏档案数字化的同时，也要加强对数字档案资源的采集与捕获，优化数字档案馆的馆藏资源结构。在此基础上，转变工作思路，将数字档案资源的知识管理与知识服务作为核心任务，以用户需求为导向，利用大数据技术，实现对海量数字档案资源的实时管理和有效分析，进而提供知识化的档案服务。深化档案资源组织，既要针对资源的自身特点，对馆藏资源进行数据挖掘，实现档案的增值服务；也要依据档案利用者的个性化信息需求，加强数字档案资源的整合，建立符合社会需求的各类档案专题资源库，开发档案移动信息平台，提高档案信息服务水平。

总而言之，我国数字档案馆建设起步较晚，但发展较快。大数据时代的来临，既为数字档案馆进一步发展注入了新的血液，也为数字档案馆的建设管理带来新的要求。因此，重点做好统筹规划、合作机制、人才培养、技术应用和资源组织工作，以推动数字档案馆的生态化、社会化、专业化、智慧化和知识化建设，实现数字档案馆的可持续发展。

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Construction and Development of Digital Archives in China in the Era of Big Data

Zhou Yaolin Zhu Qian

(School of Information Management, Wuhan University, 430072, Wuhan)

Based on analysis on historical development of digital archives construction, this paper sums up illustrations about achievements and deficiencies about it. With that result, together with combination of digital archives construction development trend in the era of big data, regarding to ecological, socialized, specialized, intelligent and better educated, the paper ends up with suggestions to make a stride in the future, which consist of overall planning, cooperation mechanism, personnel structure, technology adoption and resources organization.

Big data Digital archives Development trend

周耀林，男，副院长、教授、博士生导师，研究方向为档案学理论与方法、数字档案与现代技术、文化遗产保护，Email：zhouyaolin@whu.edu.cn；朱倩，女，硕士生，研究方向为电子文件管理，Email：zhuqian0422@qq.com。

G270.7

A

2095-2171(2015)02-0108-06

10.13365/j.jirm.2015.02.108

2014-11-20)