浅谈声像档案管理的重要性

王卫华

内蒙古气象信息中心

随着现代化办公建设设备的发展和办公条件的改善，越来越多的机关、企事业单位在工作和各类活动中形成了大量的声像档案。声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带和录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。为更好利用这些生动、形象的特殊载体档案，我们就一些单位的声像档案管理进行了调查。调查发现，声像档案管理存在一些问题，如归档不完整、保管条件差、管理不达标等，这些问题直接影响了档案的完整性和利用性。声像档案管理目前严重滞后于其它档案管理，加强声像档案管理刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

1.集中统一管理制度不完善

声像档案管理制度不健全，没有集中统一管理目标，缺乏必要的管理制度，各自为政，处于无章可循的自由形成、自由处理状态。声像档案应有更加严格，更加特殊的管理制度，集中保管，定时定期移交单位档案馆（室）。

2.声像档案管理意识不强

声像档案有较强的时效性和特殊的管理归档要求。例如照片必须同底片统一归档；影像归档必须辅以文字说明。从目前录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧。有相当一部分单位都是一盘录音（像）带反复播放使用，原始录音（像）带并没有保存下来。有个别人私自将一些单位珍贵的录音（像）收藏，不愿上交。其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3.保管条件差，制约了声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更为严格，必须设置声像档案室或配备了声像档案专柜。目前受条件限制，有的单位将声像档案放在文书柜内与其它档案混存，这不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求，致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。

4.重大事件声像档案流失严重

众所周知，召开重要会议，组织重大活动，都会安排专人照相，摄像等，形成了许多具有相当价值的声像档案。其中一些在报刊、图书、画册等刊发，一些在电台、电视台等媒体播放，但更多的原始声像档案却不在档案馆（室）保管。原因是多人多单位同时参加活动，工作人员各自负责与自己相关工作，采集收集的声像档案各不相同，最终存放地点也不同。这就是管理没有集中统一，档案材料各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失严重。没有归档要求，没有相应的措施，没有贯穿始终的档案管理理念，借出用完的声像档案资料归档不及时，更有些珍贵声像档案下落不明，造成声像档案的流失严重。

二、加强声像档案管理，提高意识完善制度

1.加强声像档案管理，加大宣传力度

声像档案管理工作不仅是档案主管部门的事，也是各立档单位的大事。加强对声像档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用声像档案，更好地为经济建设和社会发展服务，是我们档案工作者的责任。根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律、法规规定，大力宣传声像档案的重要性，提高全民，特别是各级领导和有关人员的声像档案意识，是我们档案工作者的任务。

2.制定落实声像档案规章制度

在《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》的基础上制定和完善立档单位声像档案的管理制度，依法管理，明确责任，落实到位，做到有章可循、有法必依。对声像档案的收集、移交、归档、编目、排放、借阅等，都严格按照制度的规定执行，逐步形成自觉遵守制度，执行制度，做好声像档案管理工作。

3.声像档案管理特殊要求

具有永久、长期保存价值的声像档案，依据国家有关法律法规，与立档单位其他载体的档案同时向档案馆移交。声像档案保管条件特殊，它既要符合其他类档案的防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防盗等，它还要符合防震、防尘、防磁、防病毒、防划痕等要求。声像档案应当在恒温、恒湿下保存，在24小时内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5%。声像档案对照片与底片应当分开存放，保管存贮的温度应当控制在2～21℃，相对湿度应当控制在20%～50%之间；录音带、录像带、磁带、光盘应当放入盒中保管，保管存贮的温度应当控制在15～27℃，相对湿度应当控制在40%～60%之间；所有声像档案中照片、底片册、录音带、录像带、磁带和光盘等都应当使用专用储存盒平行放置，不得挤压堆积。磁性载体和光盘，要制作一式三份，归档文字描述全面，内容准确。定期检查声像档案资料情况，录音带、录像带应当每两年重新缠绕一次，缠绕时应当用正常播放速度进行，发现问题及早采取补救措施。磁性载体的声像档案应当存贮在具有磁屏蔽功能的库房或者装具内。

4.重视业务培训提高档案管理员综合素质

档案管理部门要针对声像档案现状，加大对声像档案的监督指导力度，注重业务培训，结合自身工作情况和需求，采取不同方式对档案管理人员进行分类指导和专业知识及技能培训，提高声像档案工作者的理论水平和技术水平，以促进档案管理工作能够有序开展。立章建制，加强监督，不留死角，实现声像档案从采集——收集——移交——保管等一整套完整工作链。

三、结束语

综上所述，在声像档案管理过程中，必然会遇到和各式各样的问题和困难。尽管如此，声像档案管理者逐步加大加快声像档案管理的步伐，及时发现探索声像档案管理中存在的问题，运用科学的方法，完善制度，加强管理，提高档案管理员素质，推进声像档案更好的为社会服务。