高校贵重仪器设备采购的实践与思考

邬佳伟，彭政，时翔

(1.常州工学院资产管理处，江苏常州213002；2.常州工学院计算机信息工程学院，江苏常州213002)



高校贵重仪器设备采购的实践与思考

邬佳伟1，彭政1，时翔2

(1.常州工学院资产管理处，江苏常州213002；2.常州工学院计算机信息工程学院，江苏常州213002)

高校采购的物资主要为教学科研仪器设备，其中贵重仪器设备是实验室的主要技术装备，它不仅是高校从事教学、科研活动的物质基础，更是培养高层次人才和获得高水平科研成果的先决条件。关于如何管理高校贵重仪器设备(以下简称贵重设备)采购工作，提高采购效益，已有不少文献进行了相关的研究[1]。笔者结合自身采购工作实践，从采购部门的角度，总结了在贵重设备采购过程中存在的几个突出问题，并提出相应的对策。

1贵重设备采购中存在的问题

贵重设备价值较高，采购预算占总预算金额比例大，因此贵重设备的采购是教学仪器设备采购的重中之重。相较于低值设备，贵重设备由于其特殊性在采购过程中存在诸多难点[2-3]，突出体现在以下方面。

1.1　贵重设备的技术指标较难确定

综合性高校所设学科科目跨度大，采购设备的范围广、专业性强，且多涉及高精尖设备，采购人员对设备信息很难全方位掌握，而由于使用教师调研不够充分或具体科研课题项目的需要等原因，使用教师对设备的选择有一定的指向性。因此，如何较好地确定其招标技术指标，采购到合用的设备，是采购人员面临的一道难题。

1.2　供应商采取多种手段提价逐利

目前，贵重设备的采购一般通过公开招标的形式进行，由于贵重设备价值高，供应商招标中标意愿强烈，某些供应商为了中标可能采取围标、陪标等手段，以达到抬高售价的目的。此外，贵重仪器的销售一般由生产厂商对经销商授权经销，这可能造成某个区域内只有一个区域代理或者某一经销商有同种设备多家不同品牌生产商的授权，无法引入竞争，造成报价虚高。

1.3　定制设备产品交付周期长

非标或非定型的定制设备的招标要求多为功能性需求，需在综合考虑设备安装条件和实验室现有条件的基础上，对供应商提出的设计方案进行选择，而后设备的设计、生产、制作、安装调试及验收需要较大的时间跨度，在此期间有可能出现种种问题，采购部门如不及时跟进解决，很难确保设备如期交付使用。

2多方论证，实地调研，确定技术指标

技术指标是贵重设备采购的关键与核心，在编制招标文件时，技术指标的确定尤为重要。为了避免技术指标具有指向性，学校一般采用图1所示流程对设备的技术指标进行确定。

图1　贵重设备技术指标确定处理流程

设备技术指标的确定应避免由某个教师独自完成，建议由该学科或课题组多名教师共同商定并经所在部门初审后提交采购部门[4]。使用教师在进行市场调研时应着眼于设备技术参数和功能，无需与供应商过多商讨价格或售后服务等其他内容，避免教师由于缺乏谈判经验而将预算或其他信息泄露给供应商。

在实践中可以发现，相对于简单的研究设备彩页介绍和听取供应商的介绍而言，实地调研对于贵重设备的购前准备是必不可少的。调研时，采购部门可以会同使用部门实地走访已经购买了拟采购设备的高校、科研院所或者企事业单位，现场听取对方使用人员对设备的使用评价，了解供应商的信誉和售后服务，掌握设备的安装条件及使用环境。经实地查看和与使用人员的交谈，不仅可以更加准确、客观地获得该设备的性能评价，而且可以发现一些原本未考虑到的问题[5]。经过多方实地走访后，使用教师和采购人员不仅能够获得较为直观和全面的认识，还可以对不同品牌、不同型号的设备进行比较，再次提出的技术指标的选型往往较为准确合理。

如果经专家审核后认为由于科研需求，确实需要较高性能指标的设备，而能够满足该技术指标的仅有某一种或两种具体的设备，采购部门在编制标书前，应通过学校网站、专业平台等媒体向社会公示，解释排他性指标的原因，进一步通过市场进行筛选，避免由于了解不充分造成潜在供应商的流失。如果有供应商提出异议，应及时再次分析原因并组织论证，确保指向性指标提出的充分性和谨慎性。公示无异议后，在编制标书时可将重要且必须的参数作为关键指标，并在评分办法中阐明“若投标设备关键指标负偏离技术分不得分(或者作无效投标处理)”，避免出现在争取到足够预算且的确需要高精尖设备的情况下，低价设备中标，无法满足使用部门要求的情况出现。

3预先防范，充分应对，防止价格虚高

为了防止供应商恶意围标，应在招标文件中对投标人资质进行相应限制。在采购实践中，学校要求投标人必须为拟采购设备的生产厂商或者具有设备生产厂商针对本次招标的唯一授权，如果开标过程中发现投标人没有授权或者出现同一生产厂商对多个投标人进行授权，即作无效投标处理，防止生产厂商利用同一产品更改名称或型号，通过多家不同的贸易公司投标来哄抬价格。此外，评标过程中若发现某个或者数个投标人所投设备多个关键参数不响应技术指标要求且报价偏高，明显为不可能中标的低质高价设备，则可以认为上述投标人投标文件有重大技术指标偏离，作无效投标处理。

供应商较少的贵重仪器的采购，招标公示期应适当延长，进一步扩大招标公告的受众范围，避免流失潜在供应商。在招标过程中，可要求投标人提供该设备近年来销售合同的原件，以便评委进行价格参照，同时采取多轮报价的策略，逐步压低价格。在供应商坚持价格且在合理范围时，可以在产品配件及售后服务等方面与其协商，如要求延长质保期、增加配件或耗材、免费升级软件等服务，在采购实践中，供应商一般都能够响应上述要求，从而减少后续维保和使用成本。

4细心遴选，及时跟进，确保交付验收

贵重设备的采购过程中常常由于使用部门的特殊需要或者实验室条件所限，需要采购非标或非定型的定制设备。对于某些设备，在编制招标文件时不仅要考虑设备自身特性和参数，还需要综合考虑如建筑结构的适应性、防静电、抗雷击、供配电、冷却等实验室条件的改造，在开标前应与设备使用部门以及后勤管理部门进行可行性论证，在开标过程中应与供应商详细确定改造所涉及的施工方案与报价，避免设备运抵学校后，出现因不满足安装条件而无法进场安装调试的情况。

招标过程中，有的供应商资质较差，但技术指标却完全响应招标材料中的技术要求，甚至一字不改地复制粘贴招标材料中的技术要求，同时报价也低于合理报价，若按照标书内容打分并根据打分结果使该供应商中标，很可能造成定制设备“烂尾”现象的发生，设备的交付将变得遥遥无期甚至根本无法交付，同时预付款也无法追回。因此，在严把供应商资质的同时，应要求供应商在标书中对所提供的设计方案进行详细阐述，并提供以往类似设备的业绩材料，由评委对其打分，必要时可以增加方案分和业绩分的权重。在招标方式的选择上应采用带样招标的方式，要求供应商在招标现场提供如制造所用的材料、关键部位的元器件、控制模块的电路板等样品。此外，如含有控制软件的需进行现场演示。实践过程中可以发现，通过对供应商所提供的软硬件进行比较并打样品分，很容易辨别供应商的研发能力和生产水平，使定制设备的生产和交付得到保障。

在合同签订后，采购部门一方面要与供应商保持联络，在掌握设备生产进度的基础上及时处理如设计变更、中期检验、分期付款等问题，另一方面要与使用部门及时联系，要求提前进行相应的实验室改造，安装调试完毕后督促按照程序进行验收。对于贵重设备的验收，学校一般由具体使用人进行预验收，而后由使用部门、相关专家及资产部门组成验收小组进行验收，验收前应确保该设备已经实际运行一段时间，避免出现到货后立即验收的情况。应参照供应商投标文件和承诺事项逐一验收，出现不符应与供应商及时联系并中止验收，待问题解决后再组织验收[6]，如果出现重大功能参数不符、以次充好、以旧翻新等情况，应按照合同约定的违约条款处理，同时要求供应商换货或者退货，不能因手续繁杂勉强验收而造成重大损失。

5结语

高校贵重仪器设备的采购是高校资产采购的重中之重，体现采购人员的业务水平和素质，如果在采购过程中出现失误，不仅会造成设备的闲置和资金的浪费，而且会影响使用部门乃至整个学校的建设和发展。作为采购部门的一员，只有在遇到问题并解决问题的过程中不断总结思考，以高度的责任感做好采购前、采购中和采购后的每一步流程，才能兼顾设备的性能和资金的效益，确保贵重设备采购任务的圆满完成。

[参考文献]

[1]张焕霞.浅谈大型仪器设备的采购与管理[J].实验室研究与探索，2008,27(1):169-171.

[2]潘莉.高校实验室大型仪器设备采购过程探讨[J].实验科学与技术，2012,10(1):164-165.

[3]郑启明，甘焕英，陈孔亮，等.高校大型仪器设备采购管理的探讨[J].实验室研究与探索，2010,29(8):316-318.

[4]章奕晖.加强大型仪器设备采购的监督与管理[J].高校实验室工作研究，2007(3):93-95.

[5]刘鹏.高等学校仪器设备采购管理中的几个问题[J].实验技术与管理，2011,28(10):203-205.

[6]陈家胜，阿力甫·依不拉音，解成喜.加强大型仪器设备管理应从采购环节做起[J].实验室研究与探索，2013,30(8):72-75.

责任编辑：唐海燕

摘要：从采购部门的角度出发并结合工作实际，对高校贵重仪器设备采购中存在的几个突出问题进行了思考，主要涉及技术指标、采购价格及定制设备三方面。针对问题，提出了解决方法和防范措施，以期规范采购流程，节省采购资金，缩短采购周期，为高校的建设和发展提供保障。

关键词：贵重设备； 设备采购； 技术指标；采购价格； 定制设备

Practice and Reflection on Purchasing Valuable Instruments and Equipment in UniversitiesWU Jiawei1,PENG Zheng1,SHI Xiang2

(1.Department of Asset Management，Changzhou Institute of Technology,Changzhou 213002；2.School of Computer Information Engineering,Changzhou Institute of Technology,Changzhou 213002)

Abstract:Starting from the practical experience of purchasing department,this paper probed into the outstanding problems in purchasing valuable instruments and equipment in universities from the three aspects of technical index,purchasing price and instrument customization.Based on these problems,this paper put forward practical solutions and preventive measures so as to standardize the purchasing process,save funds,to shorten the purchasing cycle and provide guarantee for university construction and development.

Key words:valuable instruments and equipment;equipment purchasing;technical index;purchasing price;instrument customization

中图分类号：G484

文献标志码：B

文章编号：1671-0436(2015)03-0093-04

作者简介：邬佳伟(1984—)，男，硕士，助理研究员。

基金项目：常州工学院校级科研基金项目(YN1225)

收稿日期：2014-10-15

doi:10.3969/j.issn.1671-0436.2015.03.023