浅谈医院档案数字化管理

许冬

浅谈医院档案数字化管理

许冬

医院档案数字化管理，是指在医院在档案管理过程中采用现代化新型技术，对档案信息资源进行数字化利用与管理。对医院档案进行数字化管理，符合网络时代发展的需求，建立一个完善的医院数字化平台，实现数字化管理对于医院的生存与发展而言尤为关键。

医院；档案；数字化；优势

二十一世纪是信息技术、网络技术迅速发展广泛应用的时代，随着科学技术的日益成熟，全球数字化时代的来临，医院档案发生了翻天覆地的变化，传统的档案管理模式亟待改革。追究其原因在于医院档案载体的变化，纸质为载体的信息形态渐渐被磁带、光盘等磁性载体和计算机硬盘存储所取代[1]；同时医院档案保管方式、分类模式、提供利用方式等方面均发生了巨大的改变。档案数字化管理已经成为了当前档案研究人员重点探究的新课题。

1 医院档案信息数字化管理的优势

传统笔纸化医疗办公已经难以符合现代办公的需求。我国医疗网络信息技术迅速发展，以网络为基础的医院运营管理技术，受到了医学界学者的肯定和医院的喜爱，医院工作形式渐渐变成了无纸化办公，运用数字网络技术广泛搜集和妥善储存医院档案信息，这一改变也为医院实现数字化管理创造了条件。先进的网络档案管理方式完全替代了传统的纸张式档案管理，这不仅降低了医院档案管理费用支出，还节省了大量空间，而且能够随时随地对档案信息进行查阅与储存，操作方便，并且还能解决纸张打印清晰度较低和浪费等棘手问题。档案数字化管理，不仅节约了人力，而且提高了医院档案管理工作效率。

2 医院档案信息数字化管理的主要问题

2.1 纸张存储和信息储存同时存在

在各种医疗研究和医疗活动中，都是采用电子文件的方式记录研究结果和会议记录，同时在整个医院进行传阅，从而有力地增加了医院各科室的工作效率。然而，往往在电子文件阅读完成和工作完成后，都需要进行纸张归档保存。在这一过程中便出现了纸张文件与电子文件同时存在的情况，不仅增加了医院成本，而且制约了医院数字化管理的发展进程。

2.2 对数字化档案管理认识不深

目前，大多数医院大力推广档案信息数字化管理，然而医院工作人员依然惯于采用纸张进行办公，将档案数字化管理当作软任务，并未引起高度重视，传递文档和借阅文档信息依然采取人力的方式，这不仅影响了数字化管理作用的发挥，而且增加了人力资源，使得数字化管理流于形式。

2.3 电脑网络的安全问题

电脑网络存储档案具有传阅方便、速度快、空间小等特征，然而随着信息网络技术的发展，威胁网络的因素也渐渐出现，例如数字档案信息不稳定性、能够随意修改、对硬件要求较高等问题[2]。同时，网络病毒更是威胁医院档案数字化管理的重要因素，极有可能造成整个医院网络系统的崩溃，影响了医院运营安全。

3 实现医院档案管理数字化的策略

3.1 建立健全医院数字化信息档案管理平台

为了实现档案数字化管理，医院必须制定一套符合医院实际情况的档案管理软件系统，配齐相关硬件设施。档案管理系统具有双服务器、光盘等双备份和高速扫描仪集中扫描等作用，确保档案资料能够真实、准确、及时归档，提高档案管理的安全性。另外，还需要制定档案查询系统，通过信息检索、网络文献传输实现档案数字化管理。同时需要定期检查档案管理系统，及时更新和不断优化管理系统，确保管理系统的安全。

3.2 加强档案资料管理相关领域的信息交流

（1）在数字化档案管理系统和办公自动化系统之间建立桥梁[3]。医院需要在信息查询接口程序中添加档案资料查询功能，将医院财务管理系统、认识管理系统、教研管理系统、办公自动化系统同档案资料管理系统密切结合起来。这一做法有助于对各部门的电子文件进行全面收集，进一步完善档案资料库，使得数字化档案管理系统同办公自动化系统之间形成密切的关联。

（2）在纸质文件和电子文件之间构建纽带。对于纸质文件和电子文件双重保存的问题，能够把电子文件和纸质文件以影像、文本的方式共存，同时基于档案的特征，制定相关的档案管理机制。为了保证档案资料的安全，电子文档和纸质文档之间必须确保其可共享性和非重叠性。

3.3 构建高素质档案管理专职队伍

为了实现档案管理数字化，首先要求具有现代化的人，档案管理人员必须具有较高的知识学历和专业技能，不只是局限于一般的计算机操作。从当前情况得知，大多数医院现代高技术人员尤为紧缺，尤其是档案管理、信息处理复合型人才，大多数档案专职管理人员专业技能低，职业素质差。虽然引入了现代化管理系统和设备，但是并未充分发挥其作用，更别是实现档案管理数字化了。档案数字化管理的实现必须要求档案专职人员具有高超的分析能力，精确把握专业性较强的档案。同时，还能够基于利用者的要求提供大量的档案数据信息。这些都要求具有高知识水平、高技能的现代化档案专职人员才能胜任，因此医院必须高度重视档案专职队伍的培训，组织档案管理人员系统学习电子文件管理知识，强化电子文件管理意识，做好数字化档案管理工作，尽力增强电子文件管理能力。

3.4 增强医院人员的档案管理意识

增强医院职工档案管理意识，特别是医院领导的档案管理意识，引导他们充分认识到档案管理工作的重要性，使得医院领导和相关部门都能够高度重视档案数字化管理，同时为实现档案数字化管理提供稳定、长期的技术和资金支持。同时，档案管理人员应该主动向档案数字化建设卓有成效的医院学习，相互交流，吸取成功经验，根据自身的具体情况，有计划、有步骤地开展医院档案数字化管理建设。

总之，医院档案数字化管理的实现并不是一蹴而就的，是一个循序渐进的过程，我们必须敢于创新，主动学习新的计算机网络技术、多媒体技术和数据库管理技术，按照医院的实际情况，不断增强自身管理能力，争取早日实现全方位、多层次的档案数字化管理。

[1]刘少德.档案数字化管理在医院档案管理中的应用探讨[J].哈尔滨医药，2012，4（25）：141-146.

[2]许扬，马卫星.数字化管理在医院档案管理工作中的应用研究[J].办公室业务，2014，12（5）：48-50.

[3]赵雪玲.创新医院综合档案在信息化环境中数字化管理的应用[J].科技创新导报，2012，11（21）：203-204.

Digital Management of Hospital Archives

XU Dong, Medical Record Information Department of Liaocheng People's Hospital of Shandong Province, Liaocheng 252000, China

The digital management of hospital archives is the use of modern technology in the process of archives management in the hospital. The digital management of hospital archives is in line with the needs of the development of the network times, and the establishment of a perfect hospital digital platform, which is very important for the survival and development of the hospital.

Hospital, Archives, Digital, Advantage

G642

A

1674-9308（2015）30-0024-02

10.3969/j.issn.1674-9308.2015.30.017

252000 山东省聊城市人民医院病案信息科