新形势下医院办公室工作的创新

黎芳玲

广西壮族自治区河池市天峨县人民医院人事科，广西河池547300

新形势下医院办公室工作的创新

黎芳玲

广西壮族自治区河池市天峨县人民医院人事科，广西河池547300

医院办公室为医院行政管理部门，是医院各机关的枢纽，将各职能部门紧密联系起来，对医院的顺利运转具有十分重要的作用。随着改革创新步伐的加快及医疗理念的转变，医院办公室工作面临着前所未有的挑战。该研究首先对医院办公室职能进行概述，进而对新形势下医院办公室工作面临的挑战进行分析，最后提出几点创新的建议，以期为新形势下医院办公室工作的改进提供参考。

新形势；医院；办公室工作；创新

近年来，在医疗改革模式的推动下，医疗市场竞争日益激化，为了适应社会发展的需要，医院需不断提高自身业务能力，对医院行政服务能力及效率进行强化[1]。在新形势下，医院办公室工作面临着巨大的挑战，只有结合自身职能特点及医院具体实际，才能有效提升医院办公室工作的效能，确保医院各项工作的有序进行。本文从办公室职能的角度出发，对新形势下医院办公室工作进行简要的分析。

1 医院办公室职能概述

作为医院行政工作的管理部门，医院办公室是综合性的办事机构，对医院各部门的工作进行协调，其职能主要包括辅助决策、落实管理及检查督办等。

1.1 辅助决策

医院办公室作为辅助领导决策的机构，可向领导提供决策建议及方案，具有战略性及全局性的意义。在制定重要决策时，办公室可充分发挥自身行政管理职能，强化各部门之间的联系，向医院领导详细反馈研究结果，从实际出发，为领导层提供准确的第一手材料。

1.2 落实管理

通常情况下，医院决策需通过办公室进行传达，体现了办公室的权威及能力；同时，及时传达及协调管理也是医院办公室工作的重要职能。医院开展的各项活动涉及到各个部门，因此，办公室需起到良好的协调作用。在开展活动时，需及时反馈各种信息。医院办公室需对医院长期发展规划中的各种矛盾进行综合分析，作为各科室运转的枢纽，办公室需充分发挥管理、协调的作用，尽量消除不利因素，不断提升自身工作效率[3]。

1.3 检查督办

医院办公室被形象地喻为医院的“心脏”，提高医院职能部门的工作能力是目前各阶层医院管理层面临的重点和难点。医院办公室工作可作为医院行政工作效果评定的重要指标，同时可对医院行政工作进行监督，有利于医院将被动服务向主动服务转变，由事后服务向事前服务转变，保证医院各项行政工作落实到实处，提高各部门的工作效率，推动医院工作更好更快的发展[4]。

2 新形势下医院办公室工作面临的挑战

在医疗市场竞争愈演愈烈的背景下，医院传统运营机制及管理模式已经无法适应时代发展的需要。因此，新形势对医院办公室职能提出了新的要求，促使其向多元化、现代化及科学化发展。

2.1 职能多元化

在新形势下，办公室服务的对象及内容发生了剧烈的变化，呈现服务多元化的趋势。首先，服务对象，不再单单服务于领导层，同时需为相关科室、患者及家属提供服务。其次，服务内容也从过去的传递决策转变为直接参与、信息反馈等。

2.2 工作现代化

科学技术的不断发展使得计算机网络等新技术在医院工作中的应用越来越广泛。近年来，大部分医院已经由传统的纸化办公转变为无纸化办公，要求医院办公室工作人员具备较高的工作能力。在改善医院办公室工作条件上，医院花费了大量的力度及经费，在优化医院办公室工作人员劳动强度的同时，有效提高了其服务质量及效率。传统的办公室工作人员主要为一线选调，现阶段，医院需提高办公室工作人员的能力，需聘用专业性较强的专业人士，且具备过硬的现代化办公技能，可熟练掌握各种办公软件、设备的使用。

2.3 管理精细化

医院管理模式对医院的发展具有十分重要的影响，近年来，为了顺应时代发展的需要，各级医院对国外先进管理理念及模式进行了学习和借鉴。在医院转变管理模式的情况下，医院办公室的管理需向精细化发展，需对各工作岗位的职责进行明确，并制定合适的奖惩机制，实现资源的优化配置，以提高医院办公室工作的有效性及管理科学性。

3 新形势下强化办公室效能的建议

新形势下，医院办公室需直面挑战，改变传统管理模式，尽量减少资源浪费，不断提高工作效率。为了实现这一目标，可采用以下几点措施：

3.1 完善相关规章制度

制定符合医院具体实际的规章制度，对医院办公室每位工作人员进行定岗，详细划分各岗位的具体职责，并将岗位职责作为绩效考核的依据，纳入年终考核的评定中。如出现责任交叉现象，则需依据情况，对主要及次要责任人进行区分[5]。另外，针对医疗过程中可能出现的纠纷，对接访流程进行细化，制定相应的预警分级制度，落实责任。通过规章制度的完善，对办公室及医院全部人员给予有效的奖惩制度，调动工作人员的主动性及积极性，以利于医院办公室工作人员工作效率的提高。

3.2 转变服务理念

在工作中，医院办公室需树立以人文本的理念，服务于广大群众及医务人员，在情感上贴近职工、在利益上维护职工。在与患者和家属进行沟通时，需学会换位思考和倾听，同时需学会拒绝无理的要求，尽量将简单的信息转变为综合处理信息。在工作中，办公室人员需改变思维方式，勇于突破常规，创造性地开展各项工作。为了达到以上要求，办公室工作人员需发挥吃苦耐劳的精神，不断学习、充实自己，以具备良好的人文素养及专业知识，不断开发自身的潜力，提高个人综合素质，尽量做到领导、患者、职工满意。

3.3 完善督查制度

必要情况下，医院办公室可成立督查小组，完善医院管理工作的督查。在开始阶段，医院进行重大决策及工作部署后，督查小组需及时进行讨论，将内容一一落实后方可开展立项；并将所有办理意见进行登记，坚持专事专项的原则，将相关资料进行调查，并依据相关要求对记录表进行填写，完成后封档封存。在进行交办时，需将任务明晰化、量化，与相关部门进行沟通，对管理事项的进展进行深入了解，在遇到问题时需迅速提出解决方案，并催办、督办。

3.4 充分发挥辅助决策的作用

为了减轻医院领导层的工作压力，集中精力进行其他重大问题的思考，在领导层进行决策时，医院办公室需及时提供辅助性建议，把握政策及会议的方向，尽量减少领导在决策时可能出现的缺漏。另外，办公室需对各项文件资料、审核工作等进行精简，对领导制定的决策文件进行复查，遇到问题需及时报告，充分发挥辅助决策的职能，树立参与管理和决策的意识。

4 结语

在医院改革创新的形式下，医院办公室的工作面临着新的机遇和挑战。为了进一步提高自身的工作职能和效率，医院办公室需明确自身工作职能，了解新形势下的职能发展趋势，同时完善相关规章制度及督查制度、转变服务理念、充分发挥辅助决策的作用，以更好地发挥中心枢纽的作用。充分调动医院工作人员的工作积极性，有利于医院工作的有序开展，从而立足于激烈的竞争中。

[1]王映璇,申玫鑫.浅析医院办公室文秘人员的信息素养[J].中国继续医学教育,2014,20(2):118-119.

[2]王凤英.对深化地方医院办公室工作的思考[J].中国保健营养（上旬刊）,2014,24(7):4564-4565.

[3]谢雄英.浅谈医院办公室工作人员应具备的工作能力与心理素质[J].医学信息,2014,18(21):29.

[4]刘乐.浅析PDCA循环法在医院办公室管理中的应用[J].现代医院,2014,23(7):115-116.

[5]邓丽琼.浅谈如何科学高效做好办公室工作[J].世界最新医学信息文摘（电子版）,2013,14(26):164-166.

Innovative Thinking Hospital Office Work Under the New Situation

LI Fang-ling
Human Resources Section,Tian'e County People's Hospital,Hechi,Guangxi，547300 China

Hospital to hospital administration department office is the hub of the organs of the hospital,will be closely linked to the various functional departments,to the smooth functioning of the hospital has a very important role.With the change to accelerate the pace of reform and innovation and medical philosophy,the hospital administration is facing unprecedented challenges.In this paper,the hospital office work under the new situation analysis,the first overview of the hospital office functions,and then to the challenges in the new situation facing the hospital office to analyze,and finally put forward some innovative suggestions in order to work for the hospital administration under the new situation improved reference.

New situation;Hospitals;Office work;Innovation

R197.3

A

1672-5654(2015）05(b）-0089-02

2015-03-02)

黎芳玲（1971.11-），女，水族，专科,广西河池人，主管护师，主要从事医院办公室、人事科工作。