加强水利工程档案同步管理的思考

袁玉娟

（江苏省盐城市水利档案馆，224002，盐城）

近年，随着民生水利建设的加快发展，地处里下河腹部地区的江苏省盐城市水利投入大幅度增加，基建工程项目越来越多，对水利档案管理工作提出了新的要求。但长期以来，对水利工程档案重视不够，普遍存有工程即将结束临时突击整理档案的现象，严重影响到工程档案的系统性和完整性。在新形势下，强化水利工程建设期间的档案管理显得尤为迫切和重要，务必做到与工程立项同步、与合同管理同步、与建设检查同步、与各项验收同步。

一、水利工程档案同步管理的基本要求

1.同步管理含义

水利工程档案同步管理是指在水利工程建设过程中，项目主管部门和业主在注重抓好工程建设和监管的同时，同步做好水利工程档案的收集、整理和管理工作，档案工作与水利工程建设同步。

实施同步管理，就是要从水利基本建设工程立项、审批开始就对相关文件材料进行收集、归类和整理；在签订勘测、设计等各类涉及工程建设相关合同（协议）时，对水利项目档案（包括竣工图）的质量、份数和移交工作提出具体要求和工作措施；业主在平时检查工程进度和施工质量的同时，注重水利项目档案的收集、整理情况的检查；在对单元与分部工程质量等级评定和工程验收（包括单位工程验收和阶段工程验收）时，对应归档文件材料的完整程度和整理质量一并验收，并在档案专项验收后，及时移交档案管理单位（部门）。

2.同步管理要求

档案与建设同步管理是一项系统工程，要求相互协调，共同努力。项目建设单位、业主负责组织、协调、督促和指导勘察、设计，施工和监理单位整编档案工作，将档案工作纳入基本建设项目管理工作的全过程，要做到“四同步”：

①与工程立项同步。档案人员参与工程立项等有关会议，将档案工作要求纳入招标投标文件，对周期较长的工程尤其要重视前期文件材料的收集和积累，及时整理归档。

②与合同管理同步。在工程设计、施工及监理的合同或协议中应设立专门条款，明确规定应提交的项目文件的套数、费用、时间以及相应所承担的提交文件的管理、归档责任。档案人员要参加工程建设中所购仪器、设备的开箱工作，加强对引进技术、设备资料和图纸的收集与整理工作。

③与建设检查同步。建设管理单位将档案纳入到工程建设的全过程，进行经常性的检查和考核，发现问题及时整改。

④与各项验收同步。水利工程在各阶段工程质量评定和竣工前，要对档案进行专项验收，档案（特别是竣工图）达不到规定要求的，不得通过工程验收，特别是对水下隐蔽工程项目档案需重点检查，专门验收。在规定期限内未完成项目档案归档任务或项目档案未通过专项验收的建设工程，工程项目不得组织竣工验收。

水利工程档案的整理质量至关重要，直接反映了工程勘测、设计、施工、监理等单位单元的全部内容。在未完成归档工作前，建设单位不得返还全部工程质量保证金。

二、水利工程档案同步管理的目标任务

水利工程档案是水利工程建设全过程的真实记载，是对工程建设全貌的客观反映，实行同步管理是规范水利工程建设管理行为、实现建设目标的重要保障。实施同步管理能有效地规范水利工程建设行为，保证工程档案的完整性、及时性和规范性。

1.目标任务明确

在水利工程的前期工作中，应把档案管理列入议事日程，制定明确的目标任务，落实专兼职档案人员工作，从源头抓起，有效地把水利工程档案融入工程建设中去。盐城市实施的市区饮用水水源盐龙湖工程，自项目可研开始就制定了明确的档案管理办法，对档案的收集、资料的形成、归档的合理性以及档案分类号等都提出了一系列操作性强的办法。由于目标任务明确，盐龙湖工程建设的档案收集齐全、分类清晰、归档规范，顺利通过了验收，并得到较高评价。

2.工作流程规范

水利工程建设“重施工、轻管理”的现状导致了工程档案的整编工作一般都集中到工程竣工验收前一段时间，时间紧，人手少，工作量大。为了应付检查，工程建设单位往往是匆忙组织人手突击加工，档案整编的随意性较大，工作缺乏科学性、系统性、规范性，检查后返工现象较多，既浪费时间，影响工作进度，又影响到档案的整体质量。如果从工程开工起，档案管理部门及时介入，对参建单位档案整编提出统一要求，规范运作；在未装订前，监管部门再次把关，一次成型，既节约时间，又提高了档案的整编质量，档案专项验收也会顺利通过，为工程顺利通过竣工验收奠定良好基础。盐城市在全国第一次水利工程普查工作启动前，就制订了《盐城市水利普查档案管理规定》，对普查档案整编统一格式和要求。同时，要求各县（市、区）成立组织、落实人员、全程介入，从源头上严要求、高标准，并贯彻始终。历时两年半的普查工作期间，多次组织档案业务人员学习培训，制作专项档案PPT课件，现场模拟部分案卷的实际操作，把理论与操作有机结合，档案整编质量高且实现了全文数据库，获得了江苏省水利厅专家组档案专项验收优良等级。

3.资料形成及时

水利工程建设从开工到竣工，期间每个阶段都会形成大量的图表、文字、音像档案，在建设过程中必须细心收集。通榆河中段工程和北延送水工程均为国家重点水利工程，在中段工程档案整编时，由于工程开工年代久远，跨度近10年，当时对档案的重视程度不够，且档案人员不断变换，资料缺失严重，整编工作难度大，有些材料只能找到复印件，原件不知去向，重要的节点材料也难以找全，档案的内容不完整。但后期开工的通榆河北延送水工程，从项目的立项、审批、开工、建设到竣工，档案监管部门全程参与，建立档案管理机构，安排档案专职人员，分阶段及时收集，材料完整且一律原件保存，档案专项验收为优良等级。档案监管部门及时介入为工程档案资料的齐全完整，以及整编的规范性提供了有力的基础保障。

三、水利工程档案同步管理对策措施

水利工程档案工作与工程建设进程同步管理是国家水利部和江苏省水利厅对档案管理工作提出的明确要求，是实现水利可持续发展、现代化建设的基础保障。作为档案工作的职能部门，务必要强化同步管理的意识，积极主动与各参建单位进行沟通协调，从工程建设的实际出发，建立和完善相关的制度，按照“四同步”的要求，认真抓好每一个重点环节，使同步管理真正落到实处。

1.强化宣传

加大档案法律法规政策宣传力度，贯彻宣传《档案法》《水利档案工作规定》以及水利档案整编规范要求，编制简便易懂的《档案管理手册》，发放给工程建设相关人员，增强其参与管理意识；在工程空暇期间，组织工程建设相关人员进行 《档案业务知识测试》，普及档案理论知识，增强归档意识。从理念上强化管理和保护档案，是重大项目建设和管理的客观需要，也是国家法律法规的规定要求。从认识上抓起，促使其思想重视，并在检查工程进度与施工质量的同时，检查水利工程档案资料的收集整理情况。

2.健全制度

为保证水利工程档案管理工作良性发展，应在项目招标投标文件中列出工程档案质量要求的条款，明确规定档案验收不合格不得兑付工程质量保证金等款项。同时，各项目建设管理单位要根据不同工程特点，建立一套完善的档案规章制度，如《档案管理以及归档范围》《工程档案收集时序进度表》《工程建设时段档案的收集范围》《档案利用制度》《档案借阅制度》《档案保管制度》等，并与工程建设管理制度同步印发，认真对照执行，也可建立相应的奖惩制度，奖惩分明。定时定点地进行资料归档，档案监管部门在重要节点要进行现场督查，发现问题及时督促整改，确保档案收集整编齐全完整、系统规范。

3.严格管理

工程项目建设主管单位要及时与档案管理部门取得联系，针对工程项目的特点，制定档案分类方案和整编方案，对档案的质量、份数和移交提出明确要求，档案监管部门应根据工程时序进度适时驻点，举办档案业务培训班或工程档案交流现场会，促进档案管理质量，提高档案人员的业务能力和操作水平，确保工程竣工后档案资料完整、准确、及时、真实、有效。

4.注重监督

档案管理部门应坚持依法管理，加强对水利工程档案管理工作的监督指导，加大档案执法力度，严格要求，定期或不定期对在建水利工程进行档案执法检查，发现问题提出整改意见，并对整改后的档案继续跟踪服务；对检查中发现的问题并屡教不改者，可通报批评，确保工程档案管理工作正常有序开展。工程竣工验收前，应实行档案预验收制度，保障竣工验收合格率和优秀率。

随着水利工程建设项目日益增多，只有不断增强档案管理人员的业务能力和档案意识，才能使档案管理部门和工程参建部门密切配合，做到工程建设与档案管理同步开展，适应新形势下水利工程建设快速发展需求，推动水利工程档案管理科学化、规范化进程，更好地发挥档案在水利规划建设管理中的作用。

[1]江苏省水利厅.江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定[R].2002.