信息化背景下对城建档案管理的探索

文｜荆州市建筑工程管理局 吴琴燕

随着信息化建设与应用的深入，城市建设的快速发展，在社会实践活动较传统社会有较大变化的情况下，档案工作必须要在管理上进行转型，才能适应城建部门、社会公众对档案信息管理的使用需求。

1.城建档案信息资源利用现状

城建部门的档案类型众多，包含各类城市建设工程档案、城市地下管线工程档案、建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案、有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。目前，大多数住房和城乡建设部门基层单位的档案管理现状无法满足档案信息资源利用的需求，主要表现在：

（1）多数信息化管理局限于条目管理，缺乏全文管理。现有的档案信息化成果，多为对目录数据的录入，实现计算机检索；而缺乏对原文数字图像链接的方式，缺乏对档案内容的揭示。

（2）档案管理软件多为单机版，缺乏有效信息资源共享。现有的档案管理软件的使用多为档案管理人员和相关办公人员，不在局域网上对其他部门乃至社会开放相关查询、调阅的权限；不利于实施建立具有相关规模的档案数据库，不利于提高档案的利用率。

（3）手工查档，档案利用率低，无法为日常工作的开展提供高效的辅助作用。现阶段，档案管理工作处于新旧更替的时期，传统的手工操作尚未完全退出主导地位。尽管在计算机上实现了检索查询功能，但检索查询仅限于目录和条目，缺乏全文检索的功能，需要再次使用传统档案管理方式调阅所需档案，必要时需要多次复印，费时费力，无法满足借阅人的多方面的利用需求。

2.社会信息化对城建档案工作的影响

对档案工作观念的影响。随着社会信息化进程的加快，人们对档案的意识增强，对档案管理也提出了更高的要求，不是“管好”档案，而是 “用好”档案。通过集中管理城市规划、建设及其管理活动中的档案，服务于城市建设事业。

对档案形成的影响。一是数量剧增。随着城市建设的加快，城市勘察、土地、规划、市政、水利、公用设施、环保、工业建筑、民用建筑、园林古迹等各种城建档案数量快速增加，档案资源的数量与日俱增。

二是载体多样。新技术、新材料的应用，以文字、声音、视像等多种形式记录人类活动的情况与信息；计算机和网络，使档案的生成方式较传统纸质档案发生很大变化。

三是内容交织。档案学具有明显的“边缘性”特点的应用学科，内容复杂、涉及领域广泛。随着各学科间知识相互融合渗透、学科界限日趋淡化，档案学的学科特点需要与时俱进，牢固树立“大科学”的观念。科技、经济、社会的综合发展导致档案与档案之间、档案与图书、情报、资料之间的知识和信息的记录交织。

对档案管理的影响。一是管理方法。信息量的激增和新型载体的应用，对档案信息的需求不断增加，需要采用新技术，特别是信息技术来代替传统的管理手段和方法。例如，以往的文书档案大多是以纸质保存，需要时常借阅查询，易损毁，不利于原件的保存。

二是管理手段。信息需求量的增加，如何加强档案信息与其他信息的联系、提高档案的有效利用率，这就要求实行信息资源的网络化管理，最终实现信息资源的共享。即从手工方式向利用计算机、网络、数据库等组成的现代管理方式转变，需要各部门长期努力实现档案管理的标准化、数字化、规范化。

三是发展方向。信息化进程推进了档案工作走向新的发展阶段，对档案管理提出了更高的要求。除了实现档案管理的标准化、数字化、规范化，最终需要从档案的数字化整合开始实现全文检索，进而实现档案管理的网络化、系统化和一体化。

3.档案工作信息化的实现途径

（1）大力宣传，提高认识，加大投入。实现档案信息化，建设相关档案数据库，需要多方面的长期的努力综合作用的结果。除了档案管理人员的辛勤劳动外，更需要得到单位领导的重视。大力开展宣传，提高领导和有关部门对档案信息化工作重要性和紧迫性的认识，加大资金、设备、人员等多方面的投入，推进档案信息化建设，促使档案管理早日实现信息化。

（2）突破传统观念和管理方式，加强管理人员的专业素养。当前档案信息化，对档案管理人员的知识结构、业务能力提出了更高的要求。随着科技进步与发展，新载体、新技术的应用，深刻影响着档案工作和档案管理工作的所需的知识结构。档案管理者不仅需要了解相关的业务知识，具备良好职业道德，更需加大对信息技术知识的继续教育和培训，及时完善知识结构。亦需引进复合型专业人才，合理调整并优化档案管理工作人员的专业结构、知识结构，以及年龄结构。

（3）加快现代管理方式，健全功能，促进档案管理信息化目标实现。实现档案的全文检索，在保持原文本版面的基础上，实现任意关键词和多条件结合的查询检索方式。同时可以支持具有相关权限的局域网用户浏览调阅全文、复印、打印等。

（4）注重开放平台的搭建，保障档案信息的可靠性、安全性。

档案管理的信息化，最终的目的是“用好”档案，需要利用数字技术等技术手段建设相关的功能完备的档案资源数据库，实现保真的图文检索和局域网的在线调阅，保证档案信息化数据的长期可持续利用，维护档案数据库的开放性，有效提高档案的利用率。

档案信息化的核心是资源建设。如何保证信息的正确性、可靠性、安全性尤为关键，也关系到档案信息化的利用率，乃至档案信息化建设的成败。同时，需要在档案信息化工作的伊始确定好入选的范围，确定成果基本要求，制定分步实施计划，做好档案信息的鉴定工作，制定应急措施，采取多方面的安全措施，确保档案信息化的安全性。在通过局域网等提供信息服务过程中，档案信息化成果既能满足多样性的需求、功能完备，维护好档案信息化数据库的开放性；又需要采用防止黑客攻击和病毒入侵等安全措施确保档案信息不受损害，保证档案信息的长期可持续利用。

4.信息化时代城建档案工作的重点探讨

（1）建设体系，构造适合的档案信息化平台。当前许多城市已经建立了城建档案管理系统、综合地下管线信息管理系统等档案信息化平台。建立健全档案信息化管理和服务制度保障体系，建立规范的业务标准，加强档案信息化管理。根据单位实际，结合各级档案馆移交口径和归档标准数据接口，逐步建立起适合的、通用的、标准的档案信息化技术规范和管理规范，采用成熟可靠的信息处理技术和产品，构建信息化平台，逐步实现多层次、规范化、兼容性、互通性、市场性的档案信息数据库，实现各应用系统和档案系统间的无缝衔接，从而实现一体化整合；并通过局域网等内部信息网络平台实现档案信息资源共享，实现全文检索、模糊查询等辅助办公功能实现，逐步将档案信息化的核心工作从档案统计分析转换为深层次数据挖掘为主。

（2）面向市场，创建档案信息服务业，广辟经费渠道。档案信息化是项长期的系统的建设工程，经费的短缺严重制约档案信息化工作的发展。除了单位自筹、主管部门拨款外，也需要广辟渠道筹措档案信息化建设和科研经费。可发挥单位的优势与特长，开发某领域信息，树立产业意识，创建档案信息服务业，面向市场，开展多样化有偿服务创收，筹集资金，力争取得档案信息化绩效的最大化。

（3）加强推广，注重应用, 实现信息资源共享。档案信息化是档案工作的必经之路，也是档案科研工作的目标，要给政府在城市规划、建设和管理决策方面提供档案信息服务。加大档案信息化成果的推广应用力度，尽可能的缩短档案信息化成果的推广应用周期，最大限度的实现档案信息化，发挥档案信息化成果对档案工作实践的推动作用。通过建立资源共享平台，实现档案资源的共享，提高档案资源利用率，同时有效缓解传统档案管理方式中档案管理人员的重复劳动等矛盾，有利于推动档案事业的可持续发展。

（4）注重反馈，及时更新。通过用户的反馈，迅速、及时、准确的制定更新方案，并投入运用中；提供真实有效的档案信息，提高档案信息的科学性、系统性，增强档案利用率，发挥档案信息化成果应有的作用，进而推动档案事业的全面、健康、可持续的发展。