高校OA办公系统的设计与实现

□ 刘 晶 谢玉霞

随着计算机网络技术、信息通信技术的飞速发展，许多行业已经实现了由传统办公形式向自动化办公的转变，自动化办公在企业、政府机关单位、高等院校等行业的应用研究已成为当前的热门课题之一。所谓办公自动化(Office Automation，简称OA)指的是综合计算机技术、通信技术、软件工程等高新技术及关联设备应用到各种办公人员的办公场合中，进而实现了办公事务处理的自动化，有效提升了办公效率，改善了办公质量。OA办公系统的出现，彻底改变了传统办公形式，办公室工作进入一个全新的时代。

一、OA办公系统构建意义

针对高等院校而言，由于其组织结构复杂，学院及二级机构较多，办公事务通常涉及多个机构，给高校管理带来困难。传统办公模式中，学院各部门和机构之间缺少关键信息的传达或必要工作流程，难以实现信息和资源的共享，办公事务通常难以协同完成。随着管理职能的丰富和增加，传统办公模式和审批形式已不能满足当前高校事务处理的需求，特别在许多高校多校区办学模式中表现尤为明显，传统办公模式的改革、高校OA办公系统的构建已迫在眉睫。

当前在绝大多数高校都已组建自己的校园网络，常用的办公软件如office或其他办公设备都已经普及开来，基于互联网或校内局域网的文件收发也日益增多，在此基础上构建高效、协同的OA办公自动化系统便成为了可能。通过自动化系统的应用实施，将提升职工办公效率，促进各部门之间的协同工作，有利于高校资源的整合和共享利用，对建设数字信息化校园具有重要性意义。

二、OA办公系统需求分析

高校OA办公系统的构建，是在学校管理工作需要的基础上，为高校职工建立一个高效、自动化的办公环境，提升办公效率和质量。结合高校管理和各部门实际需求，本系统应达到如下几点要求:一是搭建实时新闻信息发布平台;二是构建学校各部门间通信网络;三是搭建各部门之间的协作配合平台，实现公文流转流程化、高校事务处理自动化;四是搭建信息资源共享平台，实现文件等资源的管理和共享;五是OA办公系统应与现有业务管理系统结合，确保早期的信息化投入和成果，实现集成化、统一化的高校自动化办公系统;六是系统应与已建立的校园网络门户网站结合，在保证学校内部信息管理的同时，还可与外部环境进行数据信息的互通，实现远程自动化办公。

三、OA办公系统架构设计

本文所开发OA办公系统，旨在为全校师生搭建一个多功能的桌面办公环境，针对不同的事务处理提供不同的处理平台，促进各校各部门的信息资源共享和信息发布，有效改善传统高校各机构之间的办公流程和公文处理效率，摒弃了传统借助纸质或者其他介质办公效率低下、易出错问题。对于整个高校而言，还可以通过此系统树立良好形象，对外可提供多种公共信息服务，加强与其他高校或科研机构的沟通合作。在系统设计时，应遵循开发性、标准化的原则，确保系统后期功能扩展性，保证系统在高起点设计下具备长期性。

图1 OA办公系统架构

结合上文对系统的需求分析，并经仔细讨论研究，系统功能架构如图1所示，功能模块主要有九个，分别为:个人事务办公平台、公文管理模块、邮件收发模块、公共资料管理模块、行政管理模块、教务管理模块、人力资源管理模块、学生管理模块以及系统管理模块。系统具体功能架构，如图1所示。

本系统是在整合学校网络资源，以校园网为支撑平台，兼容学校已有信息管理系统，搭建的具备分布特点的全校范围内的OA自动化办公平台，实现了职工公文事务处理自动化、教学和学生信息化管理、学校财务、人事等后勤事务的管理、学校各部门信息资源的及时发布与共享等，有效支撑学院的各项管理工作。

具体各功能模块功能，分别为:个人事务办公:具备个人计划安排、日程事务、工作协办、个人资料信息编辑、各部门通讯录以及职工交流园地等常用功能，可协助用户有序处理自己的各项工作，个人的办公效率得到大大提升;公文管理:主要包含公文的收、发、文件审核、公文流转、档案的统计、查询等功能，可支持常见办公软件Office格式，在学校各部门之间实现了公文的电子化流程传递，有助于学校规范公文处理流程。邮件收发:在学校各学院范围内构建的电子邮件系统，有助于教职工内部之间的信息交流和通信，还可与因特网进行邮件的互通来回;公共资料管理:为各学院新闻资讯的发布、信息交流提供公共交流平台，有助于学校的规则制度、公共事项、会议通知、学术报告信息等及时发布传达，有助于学校动态信息传播的及时性;行政管理:实现对学校各职能部门的总体管理和资金使用管理，具体说来包括学校各机构管理、各项重大会议管理、财务和后期相关的管理等。教务管理:主要包含教职工制定教学计划、课程安排、学生成绩的录入和查询、教材和对应课程管理、考试管理以及网络教育平台等相关功能，做到对教职工教育工作的全面管理，与传统教学管理互为补充;人力资源管理:主要包含学校人员招聘、合同管理、职工档案管理、教职工绩效考核以及日常考勤等功能，可有效提高学校人力资源信息化管理水平;学生管理:涉及学生的招生、就业招聘、信息录入、学籍更改等功能，做到学生的信息化管理;系统管理:主要对本系统用户的申请、权限分配以及系统各种维护信息的管理。

四、OA办公系统技术实现

(一)B/S架构。当前OA办公系统的开发，在现有网络环境中通常有两种开发模式，分别为C/S(客户端/服务器)和B/S(浏览器/服务器)模式。其中基于局域网环境下，可采用C/S模式;在广域网环境下，则可采用B/S模式。

所谓的C/S模式指的是具备两层结构，一端为客户侧，另外一端是服务器，同时客户侧和服务器侧都需指定固定的软件。对于高校OA办公系统而言，系统规模和业务量较大，软件结构较为复杂，基于C/S架构下开发的系统中，客户侧和服务器负荷较重。再加上两层架构下的系统运行效率、移植性等均无法达到系统运行需求。

而基于B/S架构下系统由开发到后期维护，都只需在服务器侧进行操作，客户端不需要安装任何软件，只需通过浏览器登录即可，使系统开发、维护和操作变得简单，降低系统运维成本，提升系统安全性。同时此模式可支持由TCP/IP协议进入到网络中，可满足高校职工OA自动办公系统的应用需求。B/S架构是包含了客户层、应用层和数据层三层次的模型，在客户侧与服务端中间添加一个逻辑应用层，使得系统可将客户侧的业务与其他独立开来，系统结构更加灵活。同时与两层结构的C/S架构相比来说，可支持更多的用户访问能力;客户侧与服务端逻辑分离开来，使得系统具备更强的集成和重组能力;对系统用户的业务流程更新、业务量承载、系统容量扩展等均具备很大的优势。

(二)J2EE开发平台。所谓J2EE(Java 2 Platform，Enterprise Edition)开发平台，即有别于传统应用技术开发架构，基于Java技术的开发规范，它所包含的组件、服务架构和技术层次均有统一的标准和规范，使得基于此架构开发的不同平台之间具备更高的兼容性，可有效避免系统内部与外部的互通困难。基于其的开放性和兼容性，此架构下的OA办公系统可独立运行于多个平台之间。本文所开发OA办公自动化系统选择基于J2EE分布式架构，结构如图所示2。

图2 J2EE架构系统结构

客户侧为浏览器，业务逻辑上通过WEB和EJB容器作为第二层实现，数据层面则是系统服务端。其中:与B/S架构应用层对应的是系统WEB呈现和业务逻辑处理的中间层次。

因系统功能模块较多，数据信息量大，负荷高，且在某些特殊时段，如教学管理功能中的选课时，将会集中访问系统。为满足此系统需求，同时提升软件开发的效率和软件可重性、扩展性，系统选择JSP、servlet、EJB和JDBC组合开发模式，选择性组件实现。J2EE中的开发组件是作为可部署单元在容器中运行，同时在此容器中已经封装了支持组件数据交互、事务处理、安全性等服务的底层API函数。EJB组件是J2EE中最为关键的部分，主要因其包含了数据库访问实体和调用实体的访问会话bean，完成系统中的数据存储、复杂业务逻辑处理等工作。参照MVC模式整合JSP和servlet，利用JSP实现系统表示层内容，servlet去完成更深程度工作，进而实现系统动态内容服务功能。此开发方法更加清晰将系统表达和服务内容分离开来，更加容易明确系统用户角色、系统开发以及设计者的分工。

(三)数据库技术。Oracle数据库是一种非常庞大的数据库支撑系统，因其在分布式数据处理、完整性、系统可移植性和稳定性等多个方面所体现的优势，本文选择Oracle 9数据库作为系统开发支撑数据库。在系统开发中，数据的读取利用了数据库JDBC技术。JDBC即为适用于执行SQL语句的Java API，将其封装的数据库源码封装到EIB对象里，实现系统数据库的透明读取。为获得最佳系统性能，针对常用的数据均放在实体bean中，降低数据库的访问频次;同时在系统服务端也设置连接池和数据源，利用两种技术提升数据库访问效率，降低数据库操作次数。

五、结语

高校OA办公系统的研究与设计，不但是高校数字化校园建设的重要组成部分，同时更能体现出高校的综合管理和信息化水平。系统实践应用表明，界面良好，操作简单，可满足基本功能需求，达到系统预期设计要求。但在系统应用过程中，应不断地进行调查分析和规划，逐步完善系统功能，提高系统性能，方能最大程度提高高校职工办公效率，高校行政管理和教学管理水平迈向新的台阶。

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