医院信息系统及办公自动化管理用于试剂供应服务的实效性

叶政德，陈林

（湖北省十堰市太和医院·湖北医药学院附属医院，湖北十堰442000）

医院信息系统及办公自动化管理用于试剂供应服务的实效性

叶政德，陈林

（湖北省十堰市太和医院·湖北医药学院附属医院，湖北十堰442000）

目的探讨医院信息系统（HIS）和办公自动化（OA）管理应用于医院试剂供应服务的实效性及当前医疗机构试剂管理与服务展望。方法分析医院2013年试剂管理与服务运用HIS系统化管理及借助OA办公自动化平台编辑试剂申购程序，实施网上申购、传输试剂购进计划的实效性。结果试剂的库存量和有效期、注册批文等应用HIS管理程序实施动态化监督管理，有效防止了试剂过期、积压、断货，试剂品损耗及无注册批文试剂难监管现象的发生；借助OA办公自动化服务平台实行网上申请、审批、传输试剂购进计划，有效促进了全院试剂供应网络化服务的覆盖，医院临床检验、科研试剂使用部门达96%以上，与试剂供应商建立QQ信息联络服务达100%。节约了检验人员的工作时间，简化了工作流程，提高了服务质量。试剂申购计划信息零乱现象得到有效整合，极大地提高了检验部门和试剂采购的工作效率和服务质量。结论HIS及OA等管理软件应用于试剂供应服务，有效促进了医院试剂供应服务信息网络化和规范化管理，是当前和今后医疗机构试剂管理和服务的基本发展方向。

医院；试剂供应；试剂管理；信息网络化；医院信息系统；办公自动化

我院为加快医院物资管理信息快速化发展和提高医院管理质量，根据临床、科研部门试剂使用零散、专业科室多、分散等特点，保证医院管理质量和经济效益，自2006年试剂出入库管理即应用了电子软件信息化管理，2013年启用医院信息系统（HIS）管理软件至今，不仅操作方便，管理严谨，且工作效率高，尤其对试剂出入库、效期管理、财务报表制作等工作得到很大改进；借助办公自动化（OA）软件编辑试剂申购程序，建立试剂供应商业化服务平台的QQ群，实现了试剂计划网上申请、审批和传输，促进了试剂供应与需求网络信息一体化服务；极大节约临床、科研工作人员的时间和劳动强度；规范了医院试剂供应服务工作流程，提高了当前医疗机构试剂管理质量和服务水平。

1　应用HIS软件规范试剂管理

1.1应用“效期自动提醒和规格维护”程序，提高试剂管理质量采购员在办理入库时，根据HIS软件中规格维护程序功能，输入应维护的新购试剂规格、单价，试剂注册批文等基本信息。入库时，在此规格条目下，录入试剂品名、批号、有效期等信息，经会计审核保存，即增加新批号、效期的试剂库存量，HIS中效期库存查询程序就会自动显示事先设定的3～6个月的近效期库存目录，在使用近效期试剂时有效提醒了工作人员。信息网络化管理程序有效防止了过期试剂盒使用现象和购进无注册批文试剂情况，也实现药品系统化管理［1］，促进了药品、试剂应用HIS的系统化管理。有效运用HIS可加强试剂出入库数据化的管理，极大地提高了试剂的管理质量。

1.2应用“导出”程序，提高HIS系统程序管理的智能性

主要针对试剂入库、出库、效期、库存等相关程序具有的导出功能。即在试剂HIS系统软件管理模式下，单击试剂管理程序工具栏中快捷按钮“导出（D）”，即可快速将数据库中所需要的试剂信息全部导入Excel软件，其操作过程简单、快捷，运用方便，弥补了HIS系统程序不能执行的制表，数据核算、排序等功能。如通过HIS软件自动筛选和提醒作用，可实现试剂库存量、有效期及滞销产品信息自动导出和编辑报表。对库存3个月内效期药品、零库存药品、滞销药品信息实施效期循环化管理［2］；设定试剂效期、滞销3～6个月报警时限，系统程序会自动筛选此时间段近效期试剂品种。查询后会自动显示、导出程序、弥补HIS程序不足，提高了运用HIS软件管理程序的灵活性与智能性。

1.3利用HIS软件局域网络服务功能，加强管理与操作规范

HIS系统程序管理是在医疗机构网络服务器下的一种管理和服务模式，其优点是管理程序分为若干个分支模块，能在任何办公地点和电脑中建立管理程序。如试剂入库验收信息录入HIS系统入库程序后，有财务成本核算会计进入HIS入库审核确认窗口，审核入库信息，无误后，确认（保存）试剂入库信息，就会自动增加库存量。实现物资采购自入库、会计审核、出库的规范化管理模式，改变传统单一的物资工作模式，加强当前医院物资采购管理与操作规范化。

2　利用OA和QQ软件提高工作质量和服务效率

2.1借助OA软件编辑试剂申购程序

实现网上申请、传输试剂采购计划。临床检验和科研部门可根据OA工作平台、工作流程中试剂申购程序，直接填写试剂购进计划信息，或者也可在OA网上试剂申购程序“导入Excel模板”标题，下载OA试剂计划Excel固定空白模板。按模板填写试剂品名、规格、数量、产地等试剂购进信息后，利用外部文件导入方式上传试剂采购计划，即自动生成OA内部网上试剂计划申请单。经网上审批后，实施采购。代替了人工传输试剂购进计划方式，有效提高工作效率和服务质量。

2.2运用QQ软件建立电子商务办公服务模式

根据OA传输的试剂计划和通过HIS程序导出功能导出的试剂采购计划信息，在QQ服务平台向事先建立的试剂供应商账户发送试剂采购计划；可通过电脑或智能手机QQ平台发送计划信息，以便需求方和供货方随时随地接收和发送采购计划。借助OA和QQ服务平台，改变传统试剂供货、临床人工取和传递试剂采购计划的传统工作方式。其操作简单，方便、快捷、实用，可节约工作人员时间，提高临床检验、科研部门的工作效率；减少更多中间环节，增加采购的透明度，避免由暗箱操作所致的贿赂和回扣事件的滋生，降低采购及综合成本［3］；拓展了HIS软件管理模式的信息网络化发展，满足试剂供应信息化服务的需求。

3　展望与小结

3.1加快试剂品电子说明书网络信息化服务建设

根据现有HIS软件的优势资源，在医院HIS试剂管理模块逐步实现以试剂管理职能部门，检验室试剂消耗管理程序，增加试剂用途功能、注意事项等电子说明显示图片，以指引工作人员更确切、更全面地解试剂应用注意事项。减少浪费，提高检验诊断结果准确性；保障患者用药安全有效，提高医疗质量［4］。改变和解决医生、临床技师、护士查询检验试剂说明书时不方便、慢、效率不高等实质性问题。

3.2提高诊断试剂注册批文电子管理和查询功能

根据国家药品监督管理总局（CFDA）网上试剂注册号数据查询网络资源，兼容医院HIS试剂管理程序、同步实行查询功能，实施全程监控管理，控制无注册批文诊断试剂使用现象。另外，对用于临床检验诊断的、尚无注册批文的科研型试剂应实施CFDA网络申请、填报程序，作为未注册批文试剂的进入临床诊断试验前的准入管理机制，尤其可验证这类试剂检验效果和纳入注册、批准上市使用的有效依据，以此可加快和规范我国体外诊断试剂盒的发展水平和速度。

3.3完善试剂品出入库电子化工作流程的管理

应用电子设备，扫描仪、条形码验收试剂入库，利用供应商配货后现存条形码与药品发票的对应关系，药库扫描条形码后，验收药品外观质量［5］。按药品管理方式，严格控制假、劣、伪试剂及非渠道、非程序下试剂购进和使用，尤其可利用扫描设备将每批次试剂品规信息，包括试剂厂提供的电子试剂品说明书信息，一并输入、录入HIS中试剂管理系统程序，以节约医院试剂管理工作量，减少二次重复输入试剂品规、价格、说明书等信息工作强度。

3.4加快实施检验室试剂品消耗管理程序的应用

在HIS管理模式下，全面实行以HIS管理为中心，全部实行试剂出入库、使用消耗信息网络交易过程的批号、效期管理，即试剂使用消耗以批次管理为基本工作机制。取消人工修改试剂库存信息权限，提高当前试剂供应信息网络化操作和科学管理的理念，改变由试剂供应商多、供应分散及批次管理混乱而导致的人工操作、违规，以及给医疗管理和患者用药安全带来的不安全漏洞等问题。

总之，试剂不同于医疗器械，也有别于药品，其为一种特殊体外诊断物品，其信息网络化供应管理和服务模式在当前医院信息化管理和发展过程十分重要。管理者在不断探索新的管理过程中，既要提高管理水平、控制成本，保障质量，又要必须满足临床检验和试验的需求，且应突出实现管理的实效性，才能满足管理的需求。HIS，OA，QQ等办公软件可加快试剂供应服务信息化建设，同时，需要把现有分散的资源整合起来也可促使其高效利用［6］，促使信息资源在医药、试剂物资服务和管理过程实现最安全、有效，快捷、简洁，集约化的管理和服务，让患者和管理者在被服务及服务过程中得到最满意的需求。

［1］张春实.门诊药房开展网络化管理与标准化服务的体会［J］.现代医药卫生，2008，24（24）：3 738.

［2］韩晋，吴荣荣.我院现代化药房建设工作的尝试［J］.中国药房，2007，18（34）：2 669.

［3］李继光.信息化药房管理的完善和趋势分析［J］.医药导报，2009，13（5）：193.

［4］郑锦坤，赖水招，高凌俊，等.基本用药说明书数据库的电子化与应用［J］.今日药学，2009，19（7）：63-65.

［5］沈烽，张健，张青，等.条形码验收系统在医院药库药品验收中的应用［J］.中国药房，2007，18（34）：2 671.

［6］潘琪.药品数字化网络监管系统的实施及其改进措施［J］.医药导报，2010，29（4）：549-551.

Effectiveness of OA and HIS M anagement for Reagents Supply Service

Ye Zhengde Chen Lin
（Shiyan Taihe Hospital·Affiliated Hospital to Hubei University of Medcine，Shiyan，Hubei，China 442000）

Objective To investigate the effectiveness of OA and HIS management for reagents supply service and the prospect on current reagent management in medical institutions and services.M ethods The 2013 reagent management and service management by means of the systematic use of HIS and the OA office automation platform editor for the reagent purchase program were analyzed，to achieve the effectiveness of the implementation of online purchase and transfer agent of purchase program.Results Since the application HIS systematic management of the reagent supply service，the reagent inventory and expiration date，registration approvals and other applications had implemented dynamic management procedures by HIS supervision and management，and had prevented the reagents′expiring，backlogging，out of stock，reagent product loss and the situation of no registration of regulatory approval reagent；with the OA office automation services platform，the implementation of online application，approval，transfer reagent purchase program，it had promoted the reagent supply network covering the hospital clinical laboratory services，research reagents sector more than 96%，and the establishment of information liaison services via QQ with reagent supplier reaching 100%，thus saving the inspection staff time，simplifying work processes and improving the quality of service.The mess and chaos of the reagents purchase plan information phenomenon had been effectively integrated，greatly improving the inspection department and the efficiency and quality of services procurement agent.Conclusion The hospital reagent supply services can accelerate the promotion of information network and standardized management，it is the current and future direction of development and the basic reagent management of medical institutions and services.

hospital；reagent supply；reagent management；information network；HIS；OA

R952

A

1006-4931（2015）24-0174-02

叶政德（1975-），男，湖北郧县人，专业为药学，技师，主要从事药品物流管理工作，（电话）0719-8801207（电子信箱）1019865129@qq.com；陈林（1967-），男，湖北郧县人，博士研究生，主任药师，教授，主要从事药事管理及教学工作，本文通讯作者，（电话）0719-8801157（电子信箱）1919885757@qq.com.

2015-05-07）