企业财务信息化建设如何满足业务需求

黄羽

摘 要：随着信息化时代的到来，企业财务信息化建设如何满足业务需求已经成为一个需要迫切解决的问题，根据中海航集团上海国际货运有限公司的实际情况，探讨相应的措施，具有一定的理论意义和实践价值。

关键词：企业；财务；信息化建设；业务

中图分类号：F275 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）36-0144-02

引言

纵观现今任何一个企业的良好、有序、长远的发展离不开信息化建设和对信息一体化的充分、灵活运用，而信息化建设的重点包含了企业财务信息化和企业营运信息化。如何让不同的使用部门找到信息建设运用的平衡点，切入点又是企业信息化建设的关键，如果部门间的信息化建设只是一味满足本部门的需要，不能纵观全局，而忽略其他部门的信息需求，那么它的信息化将是个孤岛，对企业来说它将失去长远、有效的发展价值。

一、实现企业部门间信息共享，提高企业竞争力

（一）建立客户信息数据库

不同部门的人员根据各岗位不同的权限对客商信息逐一补充、完善，尤其是针对客商名称、客商编码、税务登记证号码、注册信息、及客商的其他基本信息需要认真添加，录入的数据要做到唯一、准确。

财务部门根据客户的交易记录（分门别类地（如海运进口、出口；空运进口、出口等）），设定客户的信用等级、信誉度等。整合客户的历史交易明细，但不局限于交易金额、箱量、运输航线、方式（整箱、拼箱）、成本费用（包括后期服务成本）等。客户的赊销金额和赊销比例、应收账款周转率等，不同的信用等级客户应设定其应收账款警界线、可控金额。

客户的欠款金额如超过应收账款警界线，设置报警级别，将客户按客户欠款的余额与其授信额度的比例分为不同的类型，以便于掌握各个客户的信用情况，企业各个部门根据其信息需要实时地知晓某位客户的信息内容。

客户的交易数据和内容要做到实时更新、准确。公司建立一套完善、实时、准确、安全的客户信息数据库，以便于在任何时候对不同品质的客户信息一目了然，对于业务部门项目决策的可行性分析时可以有的放矢，了然于胸，有利于其做出正确的判断分析。

（二）建立服务商信息数据库

对于与服务商的交易记录，也应建立实时信息数据库，信息数据不局限于服务商的历史交易明细、船公司的航线价格、历史趋势价格图（淡季旺季之分）、优惠价格和条件；车队资质、车队报价、装箱公司的服务价格和服务质量，以及服务商的付款条件、付款期限、安全保障措施等。不间断地、实时地对服务商的信息进行完善、整合，有利于业务部门在业务具体操作和选择时可以第一时间掌握实时情况，与服务商进行价格谈判时对谈判方向握有一定的主动性和可比性。

（三）充分利用客户和服务商的信息数据

各部门根据不同岗位的权限查看客户和服务商的相关信息，信息数据实时、准确、完整业务部门根据不同的客户要求量身定做货运代理服务的业务方案，一个单子一个价，但要做到相同运输条件的方案之间具有一定的可比性，不能盲目追求销售利润而忽视应收账款周转率等指标，当一个企业资金被长时间占用时，会加大企业的财务风险，影响资金周转率，要充分利用已有的信息资源实现方案的可行性分析比对。

财务信息与业务经营信息的相关性、数据共享可节约企业信息化建设的人力、物力、财力，实现部门目标利润与企业目标利润的一致性、实现企业价值最大化。一个企业若能实现部门间信息资源的充分共享，可相当程度地提高企业的竞争力。

二、财务信息建设的规范化、程序化与企业业务的个性化相结合

企业财务信息建设需要规范化、程序化，而企业业务又具有其鲜明的个性化特征，根据两个部门不同的信息需求充分融合到一个具有可利用的价值平台上。面对激烈的行业竞争，依靠信息化提高企业跨地区、跨部门甚至跨国的协同办公能力势在必行，以此提高企业的规范化和秩序化，提高企业的核心竞争力。

财务数据信息必须坚持规范化原则，这既是财务工作性质决定的，也是防止违规记账，堵塞管理漏洞的必要措施。而货代行业的费用名目较多，与港口有港口安保费、港口堆存费等结算；与报关行有报关费等结算；与运输车队和集装箱公司有拖车费用、集装箱使用费、超期费等结算；与装箱（包装）公司有做箱、包装费用等结算；与保险公司有保险费用、理赔条件等核算；与船公司、航空公司等存在订仓、报价、运输费等结算。上述费用的总和形成了货代行业的成本和费用。

业务部根据数据信息库的实时信息比较各服务商的报价，针对每笔业务客户的不同服务要求，制定专业的业务方案，预估每笔交易的成本、费用、利润等，为每笔业务的方案可行性提供有力的决策依据。

货代行业要注意海外市场的开发，上海货运如能成为海外供应链的一部分，或某海外项目物流、工程物流的本地供应商，甚至对国外大型海外集团开发将是其目前行势下发展的最佳选择。上海货运如能不断往外延伸，并伸入到买卖双方的利益角度分析问题，提供一套完整的解决方案，首先需要对各个不同层次、不同类型信息的统一收集和利用，做到成本可控性强，掌握的环节越多，可调节的成本也越灵活，利润空间越大，为客户提供完善的物流服务更加切合考虑成本核算，也急需海外代理的物流服务，使其业务更趋完美。

三、企业根据部门与人员的不同级别、权限，实现信息管控

实践证明，对企业内部的各种资源进行高度集中的管理、控制和配置，才能做到“数出一门，信息集中”，迅速地对各种财务、管理方案做出科学的、价值最大化的决策。

企业实现全面信息化建设后，首先要保证各个数据库的安全、可靠、信息唯一、权限分明，才能使各部门读取、使用的数据具有实效性、准确性。各部门根据不同的工作内容和职责，对数据库的信息内容利用时设置如“只读、修改、添加、打印、下载”权限，并且权限的使用在后台要留有使用痕迹，只有这样才能保证数据的唯一、可靠，当数据进行错误修改时需要有提示设置和报警装置。endprint

企业的信息维护部门平时要做到信息的及时地维护和备份数据，当出现信息数据风险（如病毒侵入、信息和权限的恶意篡改等）时能适时地恢复功能、数据内容。伴随着企业的逐步发展、实力的强大、业务的拓展，企业的信息功能和权限可不断地进行完善和改进，做到信息建设符合企业实际发展需求。

企业要实现信息的充分管理和控制，信息平台的实用性和安全性是首要重视的问题，只有保证信息的安全才使各部门和使用者读取的内容真实可靠，具有使用性和参考性。

四、协同办公，提高信息服务质量

企业需要信息面广，真实准确，敏锐迅捷的信息系统，为加强经济管理，提高经济效益服务。各个部门在同一个信息平台上办公，整合资源，充分利用才能提高信息的服务质量

财务信息为企业项目决策提供有力的后台数据分析。财务部门的数据信息，可以让业务部门实时地掌握客户的交易情况、业务报价方案、应收账款周转率、欠费金额、赊销比率、信用额度等，也可以掌握服务商的历史报价情况、服务质量等，这样当业务部门在进行项目可行性分析、方案比较时可快速做出决策，有利于提高办公效率。

财务部门在把握相关法律、法规、条例、政策时要具有敏锐性。2012年度上海试点现代服务行业税收政策“营改增”变化，对企业的定价、税负和利润都有较大影响。对业务和财务部门都提出了学习、掌握的要求，征税比率由营业税的5%上升为增值税的6%，以及征税方式和纳税政策的变化，企业的报价方案同时随之亦变化。各部门在同一平台上学习、掌握，有利于对政策理解的一致性和提高学习、办公效率。

五、信息统一收集、分析和反馈

企业管理人员不但需要及时了解公司运营状况，而且需要及时监控企业的运营状况，需要及时地做出决策。而决策需要大量及时、真实、可靠的信息做支撑，企业需要经常收集财务和业务的数据进行分析。因此，企业必须要快速、高效的信息收集分析手段，能够根据不同的决策需要，随时采集一些数据，随时地进行分析，为领导决策提供支持和服务。简捷、快速、实用的信息收集分析平台，通过数据采集、数据分析功能，企业可以根据数据收集和分析需求的变化随时采集数据进行分析。

数据采集人员从多个业务系统或者功能模块中收集数据，在每个业务系统中，数据的填报方式、填报流程各不相同，需要分别进行数据收集，对数据进行整合，建立数据之间的关联性。

企业信息化建设的“信息”要做到统一收集、在同一平台处理、分析，信息在同一渠道反馈，这样才能使财务信息和业务信息处理在事件的事前、事中、事后等所有环节保证数据的同一性，充分做数据同出一源。不管是财务部门或业务部门的业务数据均要在同一平台收集、分析和反馈。

六、加强人员培训，不断提高业务素质，提升管理理念

熟练掌握是充分发挥财务信息系统和业务信息系统协同办公功能的关键之一，保证系统信息使用和操作人员，尤其是财务人员不仅仅是输入信息，而且要能充分使用信息、综合分析信息结果，从广泛的信息数据中提取有用、有价值的数据信息，利于提高工作能力，在不同部门的项目决策时实时地提供可靠的数据内容 。

规范操作、熟练掌握是保证系统运行顺畅，实现系统高效能的重要前提。平日加强系统操作人员的培训，提高业务素质，使其尽快掌握系统操作技能、主动适应工作方式和模式，是财务信息化建设的主要任务之一。特别是建立一套与财务信息化相适应的工作制度和激励机制显得更为重要，只有切实抓好这方面的工作，财务信息化建设任务才能最终完成。

总之，会计信息建设如能满足业务的大量需求，则推动了行业经营和财务管理的规范化和制度化进程，极大地促进了行业的信息化建设，是建设“严格规范、富有效率、充满活力”的上海货运的重要动力。企业财务信息化建设的继续深入实施是行业现代化建设的客观要求，对提高行业管理水平必将发挥重要的作用。

参考文献：

[1] 李勉，张依农，王新玲.会计信息系统原理与应用[M].北京：电子工业出版社，2013.

[2] 杨周南，丛书.会计信息系统——面向财务业务一体化[M].北京：电子工业出版社，2006.

[责任编辑 陈凤雪]endprint