高校电子文件异地备份策略简论

陈奭琛

随着信息技术的发展，电子文件的应用越来越广泛。电子文件普及以后，随之而来的是日益严峻的电子信息安全问题。2001年美国911事件中，许多公司的商业数据随着世贸中心的垮塌而毁于一旦，有的甚至因为失去全部客户、财务信息而导致破产。越来越多的天灾人祸不断给电子文件信息安全敲响了警钟，不断发生的数据灾难日益显示了电子文件异地备份的重要性。

一、目前高校电子文件异地备份的现状

高校形成的电子文件记载着重要的信息，特别是许多高校承担着国家重点科研项目，其档案信息的安全工作尤显重要。异地备份是一种有效的容灾手段，但由于多种原因，目前高校的电子文件异地备份工作没有很好地开展。

（一）电子文件日常运用普及，但风险意识不强。

由于风险观念淡薄，大多数高校档案形成和管理人员对电子文件尚未树立正确的态度，导致在实际工作中出现不作为、工作错误等现象。一些档案形成者片面地认为档案信息安全是档案馆的工作，在形成过程中就遗留下不必要的电子文件风险。一些专职档案人员因为侥幸心理作祟，认为没有必要投入大量的人力、物力进行异地备份，只要纸质文档备份或者依靠单纯的硬盘备份就可以了。因此，只有树立电子文件风险观，树立正确的风险意识，建立科学的电子文件风险管理体系，才能防患未然，降低损失。

（二）全国异地备份制度初步形成，但高校建设仍显滞后。

根据2010年全国档案局长馆长会议的精神，“各级国家档案馆要积极建立本地区的电子文件中心，通过在线接收、离线接收等方式，对本馆接收档案范围的各单位的电子文件，进行集中保存、集中备份等。”目前我国各省的重要档案异地备份制度已经初步形成，但包括高等学校在内的重要基层单位还没有纳入该项制度的实施范畴，高校档案异地备份工作没有很好地开展起来。

（三）电子文件归档工作较好，但管理方法不科学。

在档案形成者和管理者的共同努力下，目前高校大部分电子文件都能做到按时归档，重要文件都能得到及时备份。但在实际工作中，由于管理方法不科学，还不能真正保证电子文件的真实性、有效性和完整性。如大多数高校档案馆无法认证电子文件的真实性，能够对电子文件的元数据进行捕获和管理的更是少数。大部分高校档案部门将电子文件归档后即“束之硬盘”，长期置之不理，没有制定必需的电子文件迁移规划，有的甚至脱机管理，连定期检查、转换为通用格式等初始工作都没有开展。

（四）电子文件保存硬件基本具备，但专业管理系统缺乏。

随着办公自动化水平的提升，我国各个高校档案馆基本拥有保存电子文件的计算机和光盘、磁带、硬盘等专用存储设备，但很少高校配备专业的电子文件管理系统。电子文件管理系统能够对海量的电子文档进行安全高效标准化管理，很好地解决电子文件目录设定、分类归档、元数据捕获、自动备份等功能。一些高校使用的电子文件管理系统功能低级，局限在档案接收、文件搜索和阅读利用，具备异地备份功能的系统更少。

二、高校电子文件异地备份的必要性

（一）异地备份是数据容灾的基础条件。

汶川地震给我国档案信息安全敲响了警钟，促使各级部门更加重视数据异地备份工作。异地保存是降低电子文件风险的有效手段，911事件中，著名的摩根士丹利公司丧失了120万平方英尺的办公室，但由于采用异地备份，宝贵的业务数据全部在新泽西州蒂内克得以保存。因为风险意识高，该公司在事件后第三天就在新址恢复营业。越来越多的正反例子让人们认识到异地备份的重要性。

电子信息资源越多，安全工作越突出，容灾工程越显重要。“所谓容灾，就是为了防范由于自然灾害、社会动乱和人为破坏造成的企事业单位信息系统数据损失的一项系统工程。”容灾工程是保护电子文件的最后一道防线，而异地备份能够通过各种措施安全高效地保存数据，是数据容灾的基础条件。数据容灾备份包括冷备份、热备份和互援备份三大类型，高等学校可以根据自身条件和实际需要选择适合的数据备份形式。

（二）异地备份是改善档案保存条件的有效途径。

因为缺乏足够的资金和设备支持，许多散存于地方各级档案馆的珍贵档案无法得到数字化保护。有的仅仅采取简单的扫描或摄像处理，无法按照先进的数字技术进一步处理；有的虽然处理成电子文件的保存形式，却没有专门的保存场所，没有良好的保存条件。国内许多高校拥有珍贵的文献遗产、实物档案或科学技术档案，需要有计划地采取数字化保护方法处理成电子文件，再采用数字地图、数据库、虚拟现实、互联网等先进的技术进行制作、保存和开发。实施异地备份工程能够促进高校加快档案数字化进程，改善珍贵档案的保存条件。

（三）异地备份是档案信息化建设的必然要求。

电子文件异地备份是加快档案信息化建设的一个重要环节，有助于加强档案安全保障体系建设。异地备份工程促使电子文件的移交、接收、利用过程实现电子档案管理的规范化、标准化，有助于推进档案信息化标准体系建设。高校开展电子文件异地备份符合档案信息化建设的发展需求，能够促进高校档案管理现代化水平。

三、高校电子文件异地备份策略

（一）总体目标

每所高校建立和完善电子文件异地备份制度，建立一支优秀稳定的专业人才队伍，引进一套先进实用的电子文件管理系统，选择一种适宜的异地备份模式，构筑一个安全高效的电子档案保障体系，搭建一个优质便捷的电子文件利用服务平台，带动高校档案事业各项工作切实提升，努力实施和实现档案工作“以人为本、服务为先、安全第一” 的三大战略。

（二）基本原则

1、安全性和高效性原则。电子文件异地备份系统涉及一所学校方方面面的数据资源，上至国家机密，下至学校专利，因此安全性和保密性是必须考虑的关键环节。除了实现数据的长期保存以外，异地备份作为一种数据容灾技术，还要讲求效能，保证在数据灾难发生后能够在最短时间内实现恢复。

2、开放性和扩展性原则。开放性原则就是系统采用符合国家标准的软硬件，使用规范的接口和工具，具有良好的兼容性和可移植性，除了执行本系统的任务之外，还能够与其他系统（如OA）实现互联。扩展性原则是指系统能够在安全稳定的基础上，根据业务的需求和技术的发展，进行其他项目的拓展和二次开发。

3、全面性原则。电子文件异地备份涉及到电子档案信息管理的法律、政策、理论和技术等多个层次的内容，是一个多因素、多层次、多维度、动态互联的综合体系，因此在设计异地备份策略时就必须全面统筹电子文件管理的整个流程。一个优秀的异地备份系统应该涵盖电子文件形成、接收、鉴定、整理、保存、恢复、利用等各个功能模块，而且这些模块之间的联系不仅是平面交叉，更应该实现空间立体交叉，是一个整体结构布局合理的方案。

4、前瞻性和先进性原则。系统技术应该与当前发展潮流相吻合，具有较强的前瞻性。目前最先进的数字档案国际标准是OAIS参考模型，是大多数数字档案项目研发对数字资源的存取标准和长期保存的标准规范。OAIS（开放档案信息系统）是国际标准化组织颁布的一项国际标准，而且各级档案馆可以根据实际需要选择实行全部或部分功能。高校在档案信息化建设中引进OAIS标准，有助于引领和推进我国电子文件管理项目的建设。

5、实用性和适应性原则。高等学校采用的异地备份系统应该根据本校的经济实力和业务需要，突出系统的实用性和可靠性，摒弃华而不实的复杂功能，选择实用的功能模块。由于各种数据备份存储介质各有其优缺点，高校备份系统的脱机备份设备也要根据实际情况选择采用硬盘、磁带或光学介质。另外，高校电子文件异地备份系统还要充分考虑电子档案管理的实际，使之适应高校党群、行政、教学、科研、基建、学生等各门类档案工作的需要。

（三）实施模式

1、本地备份+本校异地保存。采取完全备份的形式复制计算机保存的电子文件，在本地将其拷贝到性能稳定的存储介质上。经检验后送至专门库房（一般可采取前馆后库或分校区互存的形式）保存。如本地数据因意外灾祸发生损毁，可以利用备份数据恢复。这种冷备份模式适合学校日常工作形成文件，要求每个工作部门指定兼职档案员每日拷贝，每周归档，由档案馆人员接收、整理、入库。

2、本地备份+校外异地保存。高校可以与兄弟学校确定结对关系，互为对方提供备份库房。选择结对单位最好能够遵循“相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方”的原则。本校档案工作者必须定期将重要的电子文件拷贝到专用存储介质上，再送至结对单位保存。如遇到意外事故或其他灾难，即可利用备份迅速恢复数据。这种模式简单、经济，只要不是两校所在城市同时遇到地震、战争等灾害，备份数据可以得到有效保障。关键是备份制度要落实到位，原始材料定期备份，备份数据定期检测。

3、热备份点备份。条件较好的学校可以在异地（一般为兄弟学校或友好科研单位）建立一个热备份点，通过网络进行服务器数据同步或远程镜像异步存储的数据备份。备份点只承担备份任务，不承担其他业务。容灾地点的地理距离如无法遵循以上提到的原则，至少也要保证不在同一城市。由于远程同步复制会对校园网络速度产生较大影响，如果冷备份工作到位，可以设定在节假日执行数据备份。

4、双机互援备份。这种模式和热备份点模式差不多，不同的只是两家单位互为对方的管理系统提供备份，能够同时运行业务和相互数据备份。当一个系统出现数据灾难时，另一个系统接替其工作任务。双机互援备份模式可以实现数据零丢失，但投入较大，一般适合实力较强的高校或科研单位。

现代信息技术发达，能够为电子文件提供安全有效的保障。每所高校应该根据自身条件和实际需要，选择适宜的数据异地备份模式。但再先进的技术也无法让人们将工作全部推给计算机。确立了完善的策略和制度，拥有良好的设备和技术，还要求高校档案工作者履行工作职责，树立风险意识，在心中筑起一道牢固的防卫城墙，才能真正确保电子文件安全无虞。

（作者单位：泉州师范学院档案馆）