论中小企业会计电算化账务处理的规范性问题

李建军

（四川财经职业学院，四川 成都 610000）

“会计电算化”一词于l981年8月财政部和中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出，是“电子计算机信息技术在会计中的应用”的简称。企业实现电算化提高会计核算的准确性和工作效率、促进会计核算工作的规范化、提高会计核算工作质量、提高会计人员的业务素质。会计电算化在我国发展30 多年来，会计电算化的内涵是否发生变化、企业电算化现状如何、企业运行电算化过程中存在的主要问题等等。基于这样的问题，四川财经职业学院牵头全国8 所院校利用全国会计电算化专业“三个标准”建设机会，历经3 个多月时间进行了大量的企业调研形成详尽调查报告，对企业电算化现状有了充分的了解，有力地促进了会计电算化专业建设水平。现主要就中小企业会计电算化账务处理的规范性问题进行研讨。

一、中小企业实现会计电算化现状

目前企业实现电算化现状如下：一是其中60%企业已实现企业信息化、40%企业拟进行企业信息化、20%企业拟进行企业信息化升级；二是大中型企业通常使用ERP 系统（含财务核算、供应链、资金管理、成本管理等模块）；小微企业通过应用小型信息系统（主要含财务核算、供应链）；三是电算化在核算层次上基本达到了目标，随着企业现代化程度的提高，企业各环节使用计算机管理的使用，各种数据在管理系统中流动，作为核算的核心模块（账务模块）的作用更加突出在财务管理和决策高层次的应用方面受着人才能力的制约；四是大中型企业电算化人员配备完整，分工较为明细；而小微企业基于传统手工岗位应用电算化，分工较为粗略；五是大中型企业制度建设内控管理质量高；小微企业电算化制度建设基本仍停留在手工下内控管理。

二、中小企业电算化账务处理典型不规范问题

由于中小企业电算化水平受企业管理者水平限制对会计数据质量要求不高，同时财务人员主要以传统会计人员为主，知识结构局限性导致认知不足，所以在电算化账务处理中出现以下典型的不规范问题：

（一）制度建设上的缺失

大多数中小企业尽管脱离了手工账，但对电算化环境下的内控管理、制度建设缺失严重，规章制度建设依旧停留在手工管理状态。

（二）数据输入规范性不够

会计数据以达到核算需求为主，对于会计数据进一步挖掘、大数据管理缺乏研究，科目体系的设置依旧按照手工核算理念在操作，凭证录入只强调了正确性、平衡性，对于数据完整性。

（三）岗位分工简化人员内控不足

岗位设置按照传统主管、会计、出纳等设置，对于系统中电算化岗位相融关系不理解，至于权限控制的三层属性更是无所听闻。岗位间出现密码通用、权限共有现象，内控管理靠操作人员高度自觉的情况。

（四）信息化孤岛现象明显

各部门在操作上能较熟练应用所涉功能模块，而部门之间、模块之间协同处理上出现不深入理解业务流程、数据流程，更无法解决流程再造解决协同问题，导致信息孤岛现象严重。

（五）电算化数据档案管理不规范

对于电算化档案中纸质档案管理同手工账时保持一致性，而电算化档案的认知仅局限于纸质数据与账套数据，数据备份、打印管理较随心所欲。

（六）严重缺失数据安全性意识

大多数中小企业财务人员无数据安全意识，认知停留在“数据能备份、账套可存储”的层次，而对于网络安全、数据泄密处于较空白水平。

三、加强中小企业账务处理规范性的对策

会计信息已经成为一种重要的管理资源，信息技术手段能够实时便捷地获取、加工、传递、存储和应用会计信息，为企业经营管理、控制决策和经济运行提供充足、实时全方位的信息。中小企业应全方位加强电算化规范性利用平台提升企业管理水平与数据处理质量。

（一）加强制度建设推进内部控制

制度建设是保证企业电算化可持续长远发展的基石，电算化内部控制是指建立健全的微观管理制度保障电算化工作的顺利进行，主要内容包括：建立会计电算化岗位责任制、日常操作管理制度、软件和硬件系统维护管理制度、会计档案管理制度。

（二）控制各数据入口的正确性、平衡性、完整性

数据处理通常分为数据输入、加工处理、数据输出三个基本环节，其中加工处理环节由系统软件控制处理，对于普通用户而言是不可知的“黑匣子”。国家对商品化电算化软件的通用性、适用性、功能性、保密方面进行了严格控制，加工处理不同出现错误，所以控制各模块的数据输入是得到正确结果的最重要手段。电算化的数据入口控制主要有以下方面：

1.进行系统的数据初始化。初始化是日常数据处理的起点，包括整理各账户余额、往来账户和银行账户，重点难点是建立会计账户体系并确定编码。会计科目设置要充分考虑财政部和有关管理部门的规定、本单位会计核算与管理的要求、会计报表的要求、与核算模块的衔接。

2.严控记账凭证数据的正确性、平衡性与完整性。记账凭证是形成账、表的数据源，所以有经验的财务总管一定是严控操作人员凭证填制的质量。软件系统对凭证号的重复性、会计科目的明细、数据平衡性进行了基本控制，但对凭证的完整性无法控制。凭证其他要素的完整必须严控：摘要必须全面准确地描述所记录的交易事项，要详实全面、严谨规范；涉及辅助核算账户要准确完整，如有往来关系的单位名称要尽量使用全称，不得使用地名代替当地的子公司、代理商、供应商或者客户，凡是涉及债权债务确认的，都必须使用对方的全称或全名，以免多个类似名称出现时，混淆不清。在录入会计凭证时不允许多借多贷会计分录。操作人员图一时之便、加快凭证录入速度，会采取凭证里面多借多贷的方法做账，而多借多贷凭证会导致查询明细账的时候“对方科目”混乱，不利于正确地使用明细账。

3.按规范进行凭证修改。在手工记账中，由于记账凭证出错而导致账簿记录发生差错时有发生，通常采用两种方式进行相应的修改：一是红字冲销法，二是补充更正法。要求对出错之处必需留有修改的痕迹。在电算会计中，记账错误和记账凭证填制错误仍然在所难免，为了方便改正错误，系统设置了“反记账”功能，会计电算化的“反记账”是将一批原先已经登录到账簿上的发生额从各该账户再予以扣减，使各该账簿恢复至该批凭证登账之前账簿的发生额和余额状态，在实际工作中应尽量减少应用反记账功能。

（三）加强电算化人员的内部管理

电算会计工作岗位主要包括：系统管理员、系统操作员、数据审核员、数据分析员，系统维护岗、档案管理。为了减少错误与舞弊，必须加强人员分工、权限设置。中小企业实行会计电算化后的电算化会计岗位设置，应该注意满足不相容职务相分离的要求，会计电算化岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算审查岗位、电算维护岗为不相容岗位。系统里对人员权限设置分为模块级、子功能级、数据控制级。大多数企业仅仅做到了模块级的人员权限设置，还应深化子功能级、数据控制级的权限设置。

（四）推进电算化系统协同性，提升系统应用水平

电算化系统中账务处理模块是核心模块，以记账凭证为接口与其他功能模块有机地连接在一起，构成完整的会计信息系统。操作中要规范模块间的机制凭证的生成与修改，强调数据来源的唯一性，理解数据接口的关联性，达到系统整体协同。

（五）数据档案规范管理

会计电算化档案不仅包含存储中机器中的电子数据、打印纸质档案，而且包括电算化实施、维护、软件、手册等各种文档。工具与载体的变化必然带来数据管理的革新。中小企业应制定与实施会计电算化档案管理制度，加强会计电算化档案安全和保密措施，资料要求立卷成册，借阅归还有记录。管理与技术上做到防磁（定期检查、定期复制）、防火、防潮、防尘、防盗、防虫等，备双份并存放在两个不同的地点，最好在两个不同建筑物内。

（六）加强电算化数据安全性管理

随着社会信息化程度的不断提高,会计信息系统的应用风险问题将会日益突出，威胁计算机系统安全的因素来自各个方面，而且多种多样，主要是人为因素和自然因素。具体包括：系统故障风险、内部人员道德风险、系统关联方道德风险、社会道德风险、计算机病毒。针对这些安全问题,对社会来说,需要不断加强和完善法律,不断创新安全技术产品；对企业来说,则需要不断提高管理和控制的有效性，需要单位自身加强财务安全意识，加强人员安全培训形成安全意识。企业应实行用户权限分级授权管理，建立网络环境下的会计信息岗位责任，实行纸质档案和新型载体档案双套保管。对员工进行防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等知识培训，减少短板。

四、结语

当前我国的经济着力经济结构调整，经济发展的前景将更为看好，经济越发展越需要向社会提供真实、准确的经济信息，因此中小企业解决电算化账务处理的规范性问题，提升数据管理效率才能促进企业本身竞争力与电算化应用水平。

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