中散公司信息化提升的新思路

中散公司信息化提升的新思路

汤科

(中海散货运输有限公司， 广州 510230)

摘要:通过分析中海散货运输有限公司当前在信息化方面取得的成绩和存在的问题，提出了信息化建设的新思路。阐述了企业信息化与精细化管理的相互推动作用，提出提高企业信息化水平成就精细化管理企业的必然趋势。

关键词:散货运输； 信息化； 精细化管理

收稿日期：2014-07-04

作者简介：汤科(1978—)，男，湖南衡阳人，工程师，主要从事信息化规划、建设，数据库设计、优化等工作。

文章编号：1674-5949(2015)02-052-03

中图分类号：F49； F270.7文献标志码：B

New Approach of Informatization in China Shipping Bulk Carrier Company

TangKe

(China Shipping Bulk Carrier Co., Ltd， Guangzhou 510230， China)

Abstract:Current achievements of China Shipping Bulk Carrier Company in informatization and existing problems are analyzed, and some new ideas are presented. The interdependence between informatization and the development of meticulous management is studied in detail, which concludes that an enterprise has to develop informatization if it is to implement meticulous management well.

Key words: bulk transport； informatization； meticulous management

0引言

21世纪是信息化的时代，谁先掌握最新的信息，谁就掌握主动权。精细化管理必须以信息化为支撑，精细化是信息化的目标，信息化是精细化的手段,两者相辅相成，精细化必须以信息化为依托。随着企业不断发展，对精细化管理的要求不断提高，也对信息化建设提出了更高的要求，下面就中海散货运输有限公司(以下简称公司)的信息化建设现状和发展方向进行简单探讨。

1公司信息化整体情况

多年来，中海散货运输信息化建设逐步形成了“自主开发、稳步推进，整合平台、船岸同步，优化流程、资源共享” 的信息化工作思路，先后完成了航运管理信息系统(航运MIS)、办公自动化系统(OA)、公司网站、信息沟通平台(GKE)、SAP接口系统、报帐系统、船员工资管理系统、邮件系统、传真系统等的开发及推广应用工作。

1) 公司因开发出船舶维修保养系统PMS/CWBT而于2004年2月获得中国船级社“船舶机械计划保养管理系统(软件)型式认可证书”，是获得该证书的第一家航运企业。

2) 通过自主研发，以卫星或CDMA为通信载体，成功实现了船岸数据跨平台交换、远程维护船舶应用系统、自动完成船舶应用的升级。

3) 2010年达到了国资委制定的央企信息化B 级登高目标。

近年，公司先后完成了三期航运管理信息系统和SAP系统接口的开发，顺利实现了公司航运管理信息系统与国际领先信息系统SAP的数据对接，使业务数据与财务数据得以从以往的相对分离变为目前的有序融合，使财务核算得以从依赖滞后的纸张凭证转为依随高效的数据信息，实现由事后核算型向控制决策型转变。

2当前存在的主要问题

虽然公司的信息化已达到央企信息化B 级水平，但随着精细化管理的要求不断提高，B级水平还远远不够，接下来还要向A级水平迈进。总公司要求各分公司力争2015年实现A 级目标，通过查找与信息化A 级相关要求的差距，发现目前主要存在以下几方面的问题。

1) 公司的信息化建设以满足经营管理急需为主，缺少整体规划，没有形成信息化专项预算制度。公司信息化规划应包括的主要内容有：信息化战略、信息化总体架构、信息化管理模式、信息化预算、信息化应用、信息化绩效和信息化标准。从这些内容可以了解到，仅少量涉及到专业技术，规划报告整体上需要管理层进行把握和决策。

2) 数据采集规范程度不够。 由于历史原因，目前船舶的某些数据项重复采集现象比较严重，1个数据经多次、多人采集，可能造成数据前后不一致，出现自相矛盾的现象。

3) 公司的信息化版图中尚缺少决策支持系统，包含管理驾驶舱、数据挖掘(商业智能)系统等综合智能分析系统、资产管理信息系统等拼图。

4) 系统间的共享性、联动性还不够。

公司目前主要有航运管理系统、人事系统、OA系统等，但这些系统之间的用户都是独立管理的，容易造成数据不一致，增加维护工作量。

3精细化管理要求

3.1通过信息化手段规范、固化公司的业务流程

企业信息化(特别是企业管理信息化)一般从核心业务开始，只有抓住瓶颈环节、提升管理效率，才能使信息化体现出其效力。因此，业务流程的规范性程度直接影响着企业信息化的过程以及最终的信息化效果。

公司目前的大部分业务操作都已在航运系统中实现，但开发较早，并没有完全引入流程管理的模式，导致还有很多业务流程是在系统外完成的，系统只记录结果。这样就会造成业务流程混乱，随意性太强，且因人而异。业务流程不规范会导致很多信息没有记录、收集、整理与保存，使得系统缺乏必要的数据。这反映了企业的整体管理现状和执行力薄弱，加大企业实施信息化的难度，对最终信息化绩效造成很大影响，同时也难以满足精细化管理的要求。

集团目前正在开发航运标准化平台，该平台以公司的航运管理系统为系统原型进行设计，引入了流程管理。可以借助集团新的平台来规范和固化本公司的业务流程。建议成立业务流程梳理规范化工作小组，把公司涉及到的所有业务流程像实施OA前一样，画出完整的流程图，必要时可以优化现有的流程，实现流程再造，以达到规范化管理和内控的要求。只有规范业务流程，才能让所有的业务操作有据可查，为以后的经营分析提供可靠的数据源，使分析结果更加精细化。

3.2数据共享，提供全面的数据支持

虽然航运系统已和SAP建立接口，财务核算的大部分数据源都是从航运系统中取得，但是航运系统中的大部分数据都还是靠人工录入的，未能实现上下游数据共享。公司目前的大部分供应商都是集团内供应商，其需要在系统中录入相关信息，然后把票据寄给我公司后再人为地录入航运系统。目前已和中海船代商定信息系统对接方案：我公司将船舶的动态数据输入后，直接通过数据库将数据同步到中海船代的服务器，方便其查询船舶的最新动态；中海船代将发生的港口使费数据输入后,直接通过数据库将数据同步到我公司的服务器，方便我公司查询港口使用费的明细数据。以后港口使费审核人员拿到单据后，无需再输入数据，只需要检验我公司的系统计算出来的港口使用费与船代的系统计算出来的港口使费金额是否一致即可，当某项费用不一致时再查找原因。这样大大减少了港口使用费审核人员的工作量。

外部数据的获取目前主要靠人工，这会造成数据收集不完整，输入不及时，甚至因人为因素而使个别数据输入错误。错误的数据还会导致分析结果出现偏差，给公司的决策造成重大影响。目前信息服务已较成熟，有一些专门的机构能够提供我公司所需要的部分数据，这些数据通过公司的服务器自动从服务商的服务器上调取，完全不存在数据延时和数据错误的情况，如台风信息、BDI指数、运价信息、油价信息等。

3.3简化船舶输入，提供真实的数据支持

船舶是公司的生产工具，在公司需要采集的数据中占很大一部分，其提供数据的质量和颗粒度很大程度影响着对生产经营、船舶状况等的分析结果。目前船舶的数据通常根据管理部门的要求提供，由于是多头管理、缺乏统一的归口部门，往往会出现某些数据的重复采集，造成船舶工作量增加，同时也会造成数据前后不一致的情况。建议公司梳理目前船舶需要填报的数据，形成统一的数据报送模板和规范。例如：燃油消耗数据，在抵、离港报里会输入库存数据，航次结束后汇报该航次的消耗数据，月底船舶还需要填报“船舶月度采购、消耗情况”报表。同一数据多次输入，容易影响数据的准确性。

目前本公司为大部分船舶安装了机舱远程监控系统，通过接口将机舱远程监控系统的数据导入到航运系统的轮机日志参数里，大大减少了船舶的输入量，增加了数据的及时性、准确性。主管可以第一时间了解船舶的最新状况，为船舶精细化管理提供了可靠的数据支持。由于目前条形码技术已经很成熟，且几乎不用增加成本，建议下一步在集团新的标准化平台里增加对备件、物料等的二维码识别。未来，船员可以像在超市里一样对备件、物料进行入库、消耗等操作。

3.4适时开展电子商务平台建设，促进采购管理精细化

目前公司采购只记录采购结果，未记录采购过程。如果建立了电子商务平台，就可以跟踪整个采购过程，做到货比三家，提高采购质量，降低采购成本，使采购更加透明化，把风险控制提前。

3.5做到成本的预控、预算和预警，促进成本管理精细化

目前航运系统部分成本数据只有拿到发票后才能清楚，无法在实际发生后的第一时间就取得预估的数据。集团已在新的平台里增加应付款(在途发票)功能。例如：备件采购后系统就已记录采购单价和数量，此时可以预估大概的费用，在3项成本里就能体现出发票未到的数据，为成本控制提供更加全面的数据支持。

3.6开发辅助决策支持系统，为管理层提供决策依据

达到信息化A级，其中一条就是要求公司有为管理层提供决策的辅助决策支持系统。目前已经完成辅助决策支持系统的一期模型，下一步将继续深化和完善，力争开发出更符合实际需要的辅助决策支持系统。

3.7主动推送信息，更好地为员工、客户服务

推动信息化本来就是为了减轻员工的事务性工作，为员工提供更多精确的管理信息，既做到数据源单一准确，又能输出符合各岗位要求的报表。未来每位员工都能定制自己的系统页面，收集自己需要的信息。例如：机务主管最关心的是自己管理的船舶，如果能把所管理船舶的基本情况(燃油、润滑油、备件、物料、成本、载货情况、船位等)一目了然地展示，并可根据预设好的一些规则做到提示或报警，这样势必能够大大简化主管的工作，提高管理效率，从事后处理转为事前预防。

用信息化的手段来加强客户的精细化管理和服务。例如：可以在船舶到达目的地点前，通过系统自动把相关货主的货物信息、船舶预抵时间等信息以短信、邮件等方式通知货主，加强与客户的及时沟通。