以信息化为手段，提高医院档案管理水平

闫红

摘 要：近年来，信息技术的推广和普及在很大程度上推动了医院档案管理的信息化进程，促使医院档案管理逐渐由传统的封闭式逐渐朝现代化开放式转变，并成为了医院现代化档案管理的重要手段。本文笔者从医院档案信息化管理的概述入手；分析了医院档案信息化管理的意义，并对如何通过信息化手段来提高医院档案管理水平发表了自己的看法，希望能够档案管理工作者提供参考和借鉴。

关键词：医院；档案管理；信息化；研究

经济地迅速发展以及医疗体质改革的不断深入，传统的医院档案管理模式和管理技术已经无法适应时代发展的需要，因而信息化建设成为了医院管理的必然趋势。加强医院档案信息化管理，不仅是医院适应时代发展的客观要求，更是医院实现现代化管理的重要途径。

1 医院档案信息化管理的含义

医院档案作为一个医院各项工作的真实记录，主要是由管理文件、各类报表、会议记录、实物以及各种影像资料等构成。医院档案是医院开展科研工作的重要依据，是医院领导阶层制定政策的科学依据，更是医院开展各项建设的重要依据。而档案信息化管理即在医院档案相关活动中充分利用现代化信息技术来处理各种档案信息资源，并提供多种信息服务的过程[1]。医院档案信息化管理是伴随着信息技术被广泛运用在医院档案管理中而产生的一种新型管理方式，主要指的是对一般的文件、财务财务报表、会议记录、病例档案等实施信息化管理，具有覆盖面广、种类多、使用频繁等特点。医院档案信息化管理主要包括两个方面：一是指利用信息技术实现档案的集成和分类，便于医院内部人员查询和使用，二是利用信息技术实现档案管理的调度，逐渐实现医院档案的无纸化管理，提高档案管理的效率。

2 医院档案信息化管理的意义分析

（一）有助于提高医院档案管理的工作效率

医院通过在自身内部打造信息化管理系统可以实现医院内部档案资料等相关信息的共享，另外还有助于从事管理的人员加快对资料的归类和存档等，进而方便了医院内部的工作人员随时查询所需档案信息，切实保证了医院信息服务的质量。

（二）有助于提高医院的科研水平

医院实现档案的信息化管理，通过借助自身的档案管理信息系统，能够为内部的管理部门制定科学的决策提供准确、详实的统计数据，另外也可以为该医院各个临床科室和医技科室对新技术、新医疗的研究提供对应的档案信息，切实提高了医院的科研水平。

（三）有助于提高医院的医疗服务水平

医院通过实现档案管理信息化，能够推动传统的半封闭式档案管理朝开放式档案管理模式的成功转变，如此不仅方便了医院内部的医疗工作者查阅患者档案，还方便了患者利用档案管理系统查询病例档案等相关信息，极大地提高了医院的服务水平。

3 以信息化为手段，提高医院档案管理水平的途径

（一）加强宣传，增加档案信息化建设资金投入

要加强医院档案信息化管理，首先需要医院的领导阶层提高对医院档案信息化管理的重视程度，并广泛利用院内的报刊、电视、广播、宣传手册等积极宣传档案信息化管理的重要性和意义，争取在全院上下营造档案信息化管理的氛围，以提高档案管理人员对信息化管理的认识程度。其次，医院还应该进一步加大用于档案信息化管理所需资金投入，加大硬件设施的投入量，不断完善医院的硬件设施系统，为实现档案信息化管理做保障。一方面要保证医院信息化设备的稳定性、可靠性以及安全性，保证医院各方面信息收集和处理的高效性和质量。另一方面，针对档案的管理工作，要增加一些性能较高先进设备的投入，保证档案信息化管理的高效性，促使医院档案信息化管理更加趋于完善和科学[2]。

（二）加强医院电子文件的归档管理，保证档案管理的安全性和可靠性

随着电子信息技术的快速发展，医院各项工作不断趋于标准化、自动化、网络化，进而诞生了大批的电子文件，电子文件又主要包含文本文件、图像文件、影像文件以及多媒体文件。而电子文件档案作为档案信息化管理的主要资源，实现电子档案的信息化管理还应该加强电子文件的归档管理，首先应该由医院各个科室的管理员先制作和整理电子文件，然后再将其交给医院档案管理员，由其将带有归档标识的电子文件集中，拷贝到耐久性好的载体上，一般为一式三套，其中一套用于封存，一套用于异地保存，一套用于查阅使用，为了防止信息被损害或丢失还应定期将其复制，如此便有效提高了档案管理的安全性和可靠性。

（三）建立统一技术标准，实现档案信息化管理信息化建设

从当前个别医院开展的档案信息化管理现状来看，还存在着软件使用不统一、版本不一致、技术标准不统一等问题，因此还无法较好地实现信息的共享。另外，医院档案管理还缺乏用于档案管理的统一软件，保管期限不够明确，检索工具过于简单等，再加上个别医院自身对档案管理工作本来就不够规范，导致项目越存越多，越多越乱的现象。当前，国家和地方各级档案管理部门针对档案管理都制定了对应的管理制度、行业规范以及执行标准。因此笔者认为医院应该充分结合自身实际情况，制定并出台档案信息化管理的相关规范、制度以及标准，并实现档案管理软件的统一性，实现文档一体化，确保档案保管的安全性和方便性。

（四）构建科学的信息检索体系，实现资源共享

具体来说可以从以下两个方面入手：一是进一步开发高效的检索工作，实现多个关键词检索的功能，全面提高检索工具的覆盖范围和准确性，以便可以从多个角度实现对档案利用。二是要充分借助互联网检索功能，在当前使用范围广的现代高速宽带技术支持下，通过局域网来实现档案信息的保存，以便医院内部的工作人员可以通过该网络，迅速地检索到其所需资料，实现了医院档案的共享。例如：医院可以针对自身较为珍贵的文献资料、历史资料、科学进展、名医名案等采用电子文件的形式予以保存，然后再利用医院内部的局域网上传和查阅，如此便实现了医院资源的全面、高效利用，这样不仅达到了保护珍贵档案原件的目的，还能够为那些临床和科研人员获取所需资料，提高诊疗水平做保障[3]。

（五）加强档案管理人员队伍水平，提高档案信息化管理水平

医院档案的信息化管理水平的高低还在很大程度上取决于档案管理队伍整体素质的高低，所以，要加强档案管理人员队伍建设工作。首先要高度重视对档案信息化管理人才的引进，保证从事档案管理工作人员必须具备本科即以上学历，且具有管理相关专业知识和实践经验，其次医院应该加强档案管理人员的培训，要定期组织广大档案管理人员参与到档案信息化管理相关知识的培训中，帮助其加强计算机技术、档案数据管理、网络知识以及信息设备等相关知识，以便更好地为现代档案信息化建设服务。

4 结语

综上所诉，医院档案管理作为记录医院发展的重要记录，不仅能够真实反应出医院在不同时期的发展情况，而且还对医院未来规划具有重要的指导作用。要想以信息化为手段，提高医院档案管理水平，笔者认为首先应该加强宣传，增加档案信息化建设资金投入；其次应加强医院电子文件的归档管理，保证档案管理的安全性和可靠性；然后建立统一技术标准，实现档案信息化管理信息化建设；紧接着构建科学的信息检索体系，实现资源共享；最后还应加强档案管理人员队伍水平，提高档案信息化管理水平，以此推进档案管理信息化建设进程，全面提高医院档案管理的信息化、标准化和规范化水平。

參考文献

[1]李晓玲，徐洁.关于加强医院档案信息化管理工作的探讨[J].内江科技，2011，23（8）：567-568.

[2]林清.加强医院档案信息化管理工作的探讨[J].医学信息学，2010（11）：3958-3959.

[3]虞俊.利用信息化提高档案管理水平[J]. 计算机工程应用技术，2011（5）：161-162.