纸质气象档案数字化处理中的安全管理措施

李星玉

摘 要：纸质气象档案数字化即运用计算机技术将珍贵纸质档案储存为电子资料的一种技术手段，随着互联网技术的发展和现代档案管理工作需要，纸质气象档案亟需向数字化转变。但在纸质档案扫描存档的过程中可能存在一些安全管理问题，这些问题极大影响气象档案管理工作有序开展，鉴于此，本文针对数字化过程中的问题提出了若干可行的安全管理措施，以保障档案的永久留存。

关键词：气象档案；数字化；安全管理措施

目前，气象档案数字化工程已经越来越成熟，随着网络和信息技术的快速发展，更进一步稳固、加速了档案数字化的进程。数字化档案即使用相关技术实现对纸质档案信息的采集、保存、搜索并建立起庞大的信息系统以供使用，档案信息检索人通过网络查找相关的信息，与纸质档案相比，其更加快速便捷，省时省力。目前，本单位保存的都是一些珍贵的历史气象档案（时间久远）、人工抄录的各种气象报表、自记纸等，这些资料仅此一份非常珍贵，对它们进行数字化处理具有重大意义，不仅可以规避纸质档案保存过程中丢失、破损等问题，还可以为气象数字化档案馆的形成做好奠基工作，并且提高档案为防灾减灾、分析气象服务的深度与广度所作出贡献。然而气象档案数字化在建设的过程中仍会遇到一些问题，如：档案保存过程中受到空气中特殊分子的影响，纸张变质、破损、污染；电子信息经更改后丢失不可还原等，所以，在纸质档案信息化过程中一定要保证已建立档案的完整性和安全性。

1 什么是档案数字化

“数字化”顾名思义就是建立电子信息库，目前这种技术广泛应用于一些珍贵纸质资料的收藏与留存，通过图像扫描、数据压缩与存储等技术对纸质档案进行处理，形成媒体信息库，有利于后期对信息的使用与处理，提高档案的登记管理及利用率，真正实现档案的服务作用。

2 档案数字化处理中的若干问题

纸质气象档案数字化的效果和好处已经被大家广泛认可，但其操作过程还存在一些问题，主要表现为以下几点：

（1）保存时间较久远的档案，有颜色变化、字迹不清、虫蛀等现象；

（2）档案在进行数字化的过程中相关的工作人员缺乏专业度，工作效率低下，檔案使用率普遍不高；

（3）纸质气象档案版本多样，编写时间不同，规格也不统一，增加了分类、扫描等相关工作的工作量。

3 档案数字化处理中的安全措施

（1）明确档案数字化处理的内容

由于储存时间期限较长，资料较多，因此在数字化的过程中要明确哪些档案是珍贵的、利用价值较大的，对于此类档案要区别处理，加强保存，并优先安排进行数字化处理；相反的，一些年代久远，使用率较低，对后期研究并不能起很大作用的资料，可以安排在后期进行数字化处理。处理的过程中要随机应变，顺序可以先后调整，要细心、耐心确认数字化的流程，尽量减少对纸质气象档案的破坏与使用次数，尽最大可能地保护纸质材料安全。

（2）重视数字化处理前的资料整理

数字化并不是简单地对纸质材料进行扫描，在扫描之前还要对资料进行整理，主要包括对纸质档案的修复及规范化，在处理之前保证材料能够被理解，确保扫描的是有用的材料，对于一些纸张破损的部分也要做相应处理，弥补扫描前纸张缺失、有误信息等问题。

（3）确定数字化文件格式

数字化的进程逐渐加快，广泛应用于全国各个行业各类资料，随着各省对档案的数字化处理，规格和种类越来越多，各个省份存储使用不同形式将不利于对资料的整体使用，因此，应统一气象档案数字化的格式，以便于各个省份之间的学习及交流，在互相沟通的基础上逐步完善数字化技术，确保数字化文件的真实性、稀缺性，并保留其纸质时期的作用，统一格式不仅有利于档案真实、长久的保存，也便于今后的搜索和利用。

（4）制定数字化方案

数字化之前对资料进行整理后，评估将其数字化的工作量并安排相应人员、设备，对工作周期、所需经费等进行合理安排，在工作进行之前制定全程工作方案，尽量细化到个人、不同的时间节点等，以确保在数字化处理的过程中降低其危险。纸质气象档案数字化是一个庞大的工程，所需资金多、数字化技术要求高、持续时间长，所以在档案数字化处理的过程中要尽可能做到每一步都十分仔细。

（5）制定工作责任制

据相关法律规定，档案管理人员应遵守气象档案数字化的安全保管、保密的工作责任，不仅是档案数字化的需要，平时的工作中也要不断完善相关的岗位责任。为此档案保管人员要明确本人的工作职责，真正履行档案数字化过程中的各个环节及手续，从最初档案出库、整理规范、数字化，到数据库的不断更新以及最终对纸质档案的重新整理入库等，对涉及的任何一个环节都应该交予专门的人负责，但凡出现任何纰漏都能够及时查找问题源头、第一时间解决问题，在确保纸质档案安全的同时保证了数字化的顺利进行。

（6）强化档案流向登记

在档案出库的同一时间要做好登记工作，便于明确今后查找的方向性，同时专门准备与档案出库工作相配套的登记表，其中登记表内容应包括以下几个方面：资料名称、册数、进出库时间、使用前/后纸张情况等，并在认真填写之后要求专人签字确认，保证档案在数字化的过程中每个环节都有书面登记，此外，准备的登记表还要有以下内容：与“档案初步整理及规范”相配套的《档案初步处理登记表》、与“数字化处理”相配套的《档案数字化登记表》、与“数据库更新后”相配套的《数字化网络数据登记表》、与“数字化之后纸质档案归档”相配套的《档案归档登记表》等。

（7）选定专用场所

纸质气象档案数字化工作较为复杂，需要细致、稳定的工作环境，因此这项工作应在专门的场所进行，同时保证工作环境的安全可靠性，基础设施齐全，包括应急防盗设施、消防装备及视频监控设施，鉴于档案的性质，还应禁止在工作台摆放饮水杯及相关有可能对档案造成污染的物品；场所内应制定相关的工作人员管理制度，杜绝闲杂人等进入工作室；同时配备相应的应急方案，以免在意外发生时造成慌乱，确保档案安全。

（8）增强保密意识

气象档案数字化要求选择具备相关资质的公司，确保能够严格执行处理方案，不会在档案数字化处理的过程中出现档案丢失、破损、污染等情况，不会因为工作人员的粗心造成档案记录脱节等。同时，严令禁止不可将气象档案带离工作场所，任何因工作原因将档案带出工作场所的要严格执行保密措施，以确保档案的安全。在此之前要还应详细了解外包公司是否对工作人员进行过相关培训，确保已制定相关管理制度等。

4 结语

纸质气象档案数字化建设是大数据时代的必然趋势，同时对于防灾减灾、相关科学研究工作作用重大，因此采取有效措施确保纸质气象档案的安全，最大限度遏制出现档案污染、毁坏等现象，保证其数字化处理的顺利进行。

参考文献

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