浅论医院档案管理信息化建设

高晓燕　李仁霞

摘 要：如今，全球经济一体化，信息科学技术的繁荣发展，均使得社会信息化发展有了长远的进步，而且各类信息技术的普及与应用，也在潜移默化的影响着社会的各个方面，当然医院发展管理也不例外。以医院档案管理工作为例，因时代的发展，人们观念的转变，社会对医院管理，乃至档案管理都提出了更高更新的要求，为此，新时期，医院档案管理工作必须紧随时代发展脚步，全面展开信息化建设，以此来推动医院日常管理的现代化发展。故文章就医院档案管理的信息化建设提出几点建议。

关键词：医院；档案管理；信息化建设

医院档案作为医疗卫生系统中的一个重要构成资源，有着重大的开发利用价值，且新时期现代化医疗卫生管理，也需要以信息化档案管理为前提，反之，信息化医院档案管理对推动医院档案管理朝着更加规范化、标准化与科学化的方向发展，也起着重要的作用。

1 提高档案管理认识，明确档案信息化建设地位

新时期，医院档案管理工作要想实现信息化建设，首先就必须从观念认识中加以变化，提高对档案管理的认识，明确医院档案信息化建设的地位，从而采取相应措施来推动医院档案管理的信息化。医院档案信息化建设重要性主要表现在：其一，便于医院档案信息化管理医疗工作的开展。在医院众多工作中，医疗服务是其一个重要内容，而医院管理信息化的实现，则能很好的迎合医疗工作需求，准确充分发挥出医院医疗工作作用，最终引导医院档案信息开发服务朝着更远方向发展[1]；而且医院档案管理信息化的实现，还能确保患者信息的清晰化，为医生准确判断病情提供了有力的依据；其二，便于医院内部各项管理工作的顺利开展。新时期，医院档案管理工作水平的提升，对建设良好医德医风，杜绝不正风气，强化医院内部管理，促进医院制度化与标准化发展，提高医院内部各工作人员综合素质，全面展开绩效考核、岗位聘用，制定奖惩措施，均有着重要的推动作用。

2 建立相应规章制度，规范档案管理信息化建设

第一，制定相应管理制度，以确保医院电子文件信息的完整性与真实性。通常情况下，受各方面因素影响，电子文件在其形成、处理、管理、利用等一系列环节中时常出现信息丢失情况，故新时期，医院在积极引信息安全技术的同时，还需就医院档案管理工作提出相应的管理制度，以确保信息安全技术能够得到最大价值利用，从而在推动医院档案信息化建设的同时，确保档案信息的完整性与真实性。如以法律规章制度形式就电子档案管理利用标准加以明确，让档案管理员能“有章可循”，如贯彻落实卫生部的《电子病历管理办法》，规范电子病历管理[2]。同时，为督促医院内部档案管理部门能按照各项规章制度做好对电子档案与电子病历的管理，还需以立法形式明确其管理制度，确保制度的法律效应与可行性，而且为避免电子档案在后期管理、利用中因人员疏忽或是不确定文件价值，而导致部分有价值文件被删除，在电子文件形成初期，相关档案管理员就需对档案内容进行备份处理，以此来从整体上确保医院档案信息资源的真实性、持久性与完整性[3]。

第二，构建医院档案信息化管理规范和标准。首先，制定相应规范和标准，确保医院内部的一些文书档案能够顺利转化为电子档案，并在具体结合医院发展情况的基础上，制定出满足本院档案管理工作的《电子文件管理办法》，具体明确电子档案的形成、收集与整理、鉴定的标准，规范档案规范、分类与排列、保存，以此在电子档案形成初期就基本实现科规范管理，减少后期管理难度[4]；其次，逐步健全医院相关档案信息价值的评估标准、文档信息保密和相关责任制度以及文档信息转化为档案信息的对应技术路线，以此来确保各项管理制度实施的连续性与有效性，从各方面规范医院档案的信息化管理；最后，引导、鼓励医院档案管理员在电子文件形成初期，就严格落实相关监督指导智能，并将关于电子档案鉴定、归档、保存与利用等管理内容纳入到医院管理信息集成系统中，进而在全面把握系统设计与操作技巧的基础上，利用专门档案信息接收管理平台进一步实现对医院档案信息的实效性与可靠性的控制与维护。

3 加大基础设施建设，构建档案管理网络信息化

当前，很大一部分医院档案资料，仍采用的是纸质或是照片的形式来保存的，而这种传统是档案存储方式对空间、温湿度与通风等条件均有着严格要求，使得档案不仅保存时间短，且存在着众多不确定因素，一旦出现地震或火灾等自然灾害，极易造成档案资料的丢失。为此，在医院档案管理信息化建设中，首先就需逐步加大对其档案管理基础设施的建，加大人力、物力与财力的投入，配置大量档案信息化管理苏必须的设备与设施，如数码摄像机、音视频数字化采集和转换设备、存储设备等现代化设备等，以此来满足信息化时代中各类档案资源的采集、整理与管理、利用等需求，逐步推动医院档案的信息化管理；其次，构建科学合理的信息检索体系。新时期，医院要想实现档案信息化管理，还必须开发出高效的信息检索工作，以实现多关键词检索、模糊检索与多角度、多范围检索，如借鉴知网、万方等知名觳数据库模式研发出适合医院档案管理的检索工作，另外，还需积极利用互联网检索功能，把相关档案资源上传至互联网，或是借助医院局域网让医院内部员工可随时随地查阅相关档案资料，以最大限度实现各类档案资源的共享[5]；最后，医院需积极引进并利用最新网络信息技术，把医院档案管理同医院办公自动化有机连接在一起，构建统一网络平台，以此来促进各医院间与各医院内部对其档案资源的有效开发与利用，便于医院档案信息资源的交流与共享，以免因工作重复而导致大量资源浪费，相对减少档案管理员的工作量，提高工作效率。如某三级乙等肿瘤专科医院，共开放500余张床位，有12个临床护理单位与11个特殊护理单位，而护理人员有370人，该医院自2012年在护理管理工作中应用电子技术档案之后，管理效果有了明显的提升，其中，后期电子档案更新一次仅需花费（4.56±1.28）h，明显少于2012年纸质档案一次更新时间的（15.58±1.75）h，且电子档案资料保存完整度与患者满意度分别是98.24%、99.07%，均显著高于纸质档案的92.29%、88.97%，可见，电子档案的形成，可更好的为管理者提供信息，提升档案管理与护理管理效率。

总之，档案管理工作在医院日常管理工作中占据着不可忽视的地位，而逐步提升其管理水平，利用各种先进管理手段，对推动医院档案管理信息化发展则有重大的作用。为此，医院各级领导与档案管理员需逐步提升对档案管理的认识，明确档案管理信息化建设的必要性，进而结合医院情况制定对应规章制度，规范档案管理信息化建设，同时，加大基础设施建设，构建档案管理网络信息化，以此来全面实现医院档案管理的信息化建设，推动医院的现代化、信息化管理水平。

参考文献

[1]趙爽.如何加强现代医院档案管理的信息化建设[J].电子世界，2014，（02）：16.

[2]赵丽.新形势下医院档案管理信息化建设研究[J].企业改革与管理，2015，（08）：82.

[3]邱凯.信息化建设下医院档案管理的思考[J].东方企业文化，2015，（10）：130-131.

[4]王全宇.新医改时期医院档案管理信息化建设探析[J].黑龙江史志，2015，（09）：189.

[5]陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].办公室业务，2014，（03）：183.