如何加强档案的保管工作

杨文丽

摘 要：“保管”一词在档案学中有广义与狭义之分。广义上的保管就是指管理；狭义上的保管是指档案管理工作的八项业务工作内容之一，即对已整理好并已经存入档案库房及其柜（架）中的档案进行的日常维护和保护性管理工作。在笔者所写的论文中所讲的档案保管是指狭义上的，即对档案的日常维护与保护性管理工作。

关键词：档案；利用；保护

科学规范的档案保管只有坚持与时俱进，才能适应新形势需要，开创档案管理工作的新局面。要做好档案保管工作，就必须立足于我国现代管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，培养档案保管工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。

1 档案保管工作的内容

档案保管工作是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全保护措施。保管工作的内容包括：

（一）档案库房管理。主要是指日常的档案库房管理工作。

（二）流动过程中的保护。主要是指档案在利用过程中所采取的保护性制度和措施。

（三）保护档案的专门措施。主要指采用专门的技术和方法对档案进行保护，延长档案的寿命。

2 档案损毁的原因

（一）人为因素

人为因素包括人为原因的盗窃、篡改、纵火，有关工作人员的失误，如失火、丢失、雨淋等以及搬运、利用过程中保护不力而造成档案的磨损、污染、揉折、撕裂等方面。新中国成立以来，人为原因对档案造成较大范围的破坏，是在十年动乱时期，档案材料先后三次遭受严重破坏：

一是1967年“文革”初期，搞所谓“销毁黑材料”，抢烧了大量档案材料；二是1968—1969年，机构撤并、干部下放期间，占房子、抢柜子、丢毁档案，有的机关甚至片纸无存；三是年开展“批林批孔”运动期间“，四人帮”及其爪牙大搞“打砸抢”，造成了档案材料的较大范围的损毁。

十年动乱时期，不仅仅使我国的知识分子出现了断层的现象，同时对许多宝贵的资料也造成了严重的损害，档案资料的破坏是其中的一个方面。

（二）自然因素

自然因素包括两个因素：

1、档案制成材料的内因损毁。如纸张变质、字迹褪化等。

2、档案保管条件的外因损毁。如不适宜的温湿度、光线、灰尘、有害气体、有害生物、机械磨损以及地震、水灾、雷电等自然灾害因素。

档案寿命的长短与档案保管条件有着极为密切的关系。为了解决档案长久保管与档案“寿命”有限这一矛盾，档案工作人员必须以高度的政治责任感，切实搞好档案的保管工作。

（三）操作因素

由于计算机改变了我们的生活方式和工作方式，现在的工作中，有很多文件、资料、档案是电子版的，由于工作人员的操作可能造成数据的丢失。所以对于档案工作者一定要掌握现代的工作手段，与时俱进的掌握知识。

3 档案保管工作的任务

维护档案的完整与安全是档案保管工作的中心任务。

（一）防止档案的损坏

档案工作人员要了解和掌握档案损坏的原因与规律，努力消除各种因素对档案的不利影响，尽量降低档案的损坏程度，防止和减少各种损坏档案的不利因素。

（二）延长档案的寿命

从根本上采取措施改善档案的保管条件，提高档案的复制与修复技术，尽可能地延长档案的寿命。

（三）维护档案的安全

一方面是在档案的物质保管条件上（如库房、柜架、卷皮、卷盒等）最大限度地保证档案的安全；另一方面保证档案内容和载体的安全，防止档案丢失、被盗或泄密，确保档案的安全完整。

4 档案保管的基本要求

（一）以防为主，防治结合

“防”就是预防档案损坏，无“病”先防，它是档案保管的主导方面，是积极主动的治本办法。“治”就是档案一旦毁坏，要积极妥善地处置。“防”与“治”是互相促进、相辅相成的关系。

（二）加强重点，照顾一般

重点保护那些需要长久保管的档案以及重点立档单位的档案，使这部分重点档案既安全又延长寿命。对于一般性的档案要适当兼顾。

（三）自力更生，勤俭节约

档案保管必须具备一定的物质条件，要有一定的技术设备，特别是设立规范化的档案库房。但国家还不太富裕，不能抱着“等、靠、要”的被动思想，要本着自力更生、勤俭节约的精神办事。

（四）立足长远，保证当前

既不要片面地强调保护档案而不考虑利用的方便，又不能只顾一时的利用方便而不顾及档案的保护。保管工作既要立足长远利用的需要，又要保证当前利用的方便。

5 档案利用过程中的保护方法

档案在使用过程中的保护制度，应当涉及档案使用过程中所有与保护问题有关的基本问题和基本方面。它大体上包括两个方面：

（一）档案使用的登记与交接制度

档案无论因何故被利用时，都必須对调卷、还卷及交接行为实行严格的登记交接手续。如档案出库、入库的登记，借阅登记及交接清点等。

（二）档案利用行为的管理与限制制度

这一制度涉及档案利用行为的方式及所应注意防止的不良现象。如利用者不允许吸烟、喝水、吃食物等，不允许在档案上勾画、涂抹，未经允许不准擅自拍照、抄录、复印，更不允许有撕损剪切等破坏性行为，利用者必须保证档案的完好无损。对损毁档案行为要按照《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规予以处罚。

1、量与顺序的控制

档案利用时，无论是内部使用还是外部利用，当所需档案数量较大时，可按管理制度分批限量提供，且应要求利用者在使用过程中和交还档案时，保持其实体秩序的排列顺序，以免发生错误。

2、加强对利用行为的现场监督与检查

凡外部利用，在利用现场均应配备档案工作人员实行监督，随时检查利用者的利用行为，发现问题及时指出并予以纠正，将不良现象消灭在萌芽状态。有条件的档案馆（室），尤其是面向社会提供利用的档案馆，应配备电视监控系统。

3、利用方式及利用场所的限制

档案的利用方式以现场阅览为基本方式。经允许的拍摄或复印工作原则上应由档案馆（室）工作人员承担；档案利用的场所应为集中式的阅览中心，一般不为利用者安排单独的利用房间，以免发生不测事件。

4、对重要档案采取有效的保护性措施

对珍贵档案，档案馆（室）应当实施重点保护：一是严格限制利用人次；二是尽量不提供档案原件，只提供缩微件或复印件等；三是利用中要格外注意监护问题，必要时可以责成专人始终陪伴进行利用。档案工作的根本目的是为社会各方面提供档案信息服务。档案馆（室）应当正确处理管理与利用的关系，充分发挥档案信息在物质文明、政治文明和精神文明建设中的作用。

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