计算机技术在档案管理中的应用

郑东

摘 要：随着信息技术的发展和进步，计算机已经成为人们在日常的工作、学习和生活中不可缺少的重要工具。计算机不仅作为承载一切知识的重要载体，它更能应用于各类档案的存储、检索、查阅、利用等。可以说计算机信息技术已经渗透到档案管理的应用之中，实现计算机技术在档案管理各个环节的应用已是当务之急，是新时期的必然趋势。

关键词：计算机信息技术；档案管理；应用

1 计算机技术对档案管理的影响

档案的收集、整理、存储、检索、利用和保护等各个环节都依赖于计算机信息技术的飞快进步。在当今社会，档案的信息载体日益多样化，档案的利用越来越频繁，传统的管理模式已经不能适应档案管理在新形势下的需要，因此把计算机信息技术运用到档案管理中显得非常重要，它为现代化档案管理提供了极大的优势和广阔的前景，使档案管理更加制度化、标准化、规范化，促使计算机信息技术在档案管理工作中发挥着越来越大的作用，推动了我国各类档案管的发展，对各种档案信息进行收集、整理、编目、检索、传递、利用以及反馈和保护等，其特点是：信息存储密度大，运行速度快，安全技术质量高等。彻底传统的档案管理模式在管理内容、对象、结构及服务方式上发生了巨大的变化。传统的手工检索不仅费时、费力，而且工作效率低，准确性也低，档案被长期查阅、利用及传递容易磨损，丢失，不利于对重要档案的保护。所以将计算机信息技术渗透到档案管理工作中是知识信息社会的需要，同时也对档案管理部门的传统管理模式带来了全新的挑战，它打破了档案工作者的传统观念，对档案专业人员的管理水平和知识结构产生了深远的影响，为推动我国档案信息资源建设打下了坚实的基础。

2 计算机技术在档案管理中的应用

计算机信息技术的程序化数据处理技术能够实现档案管理的自动化通过编写程序后的计算机可以执行程序来保证各种载体档案信息的准确性和可靠性，从而实现档案管理过程的自动化。如在查找某个信息时，只要在计算机系统中输入检索词，计算机系统就可以自动识别并搜索出一系列与之相关的信息，提高了信息检索的速度，也保证了信息检索的质量。计算机强大的技术支持，促进了档案管理工作的进一步发展，满足了用户对各种档案信息快速查找的需要。

计算机及其辅助设备的先进性和优越性加快了档案信息数字化的快速发展在新型存储设备方面，光盘技术进入了广泛的应用领域，可以适用于所有的档案信息存储功能。比如文字、声音、图片、影像等。光盘作为一种移动存储介质，虽然体积小，但是可以实现海量存储，每隔3年拷贝一次，可以延续保存下去，并且光盘的运行寿命长，光盘对环境要求不高，便于携带与利用。现代化的档案管理实践表明，应用光盘技术可以将所有格式的档案信息保存在相应目录之下，方便检索、利用与传递，不仅节省了大量的时间和空间，用户调阅时也减少了磨损和丢失档案信息的现象。一方面保证了档案管理的效率，用户查找信息方便快捷，准确可靠，而且不易漏掉与之有关的档案信息，具有较高的查全率和查准率。另一方面凡是涉及大量的国家机密，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离，保证了档案信息的安全性。档案信息的安全性包括两个方面：一是档案信息本身的机密性，就是要求档案工作人员在公文处理活动中，严格执行国家保密制度，确保公文处理活动涉及的党和国家的秘密不被泄露。二是档案物质载体的安全性，就是要全力保护好国家档案，注意防止和消除人为造成的不安全因素，使档案不受损坏，要最大限度地延长档案的寿命。随着信息技术的广泛普及，在注意采用传统方法和手段确保档案内容安全的同时，还要注意采取技术防范，加强对制作和保存重要档案设备设施的检查、管理和维护，以便及时发现问题，进行反馈处理。

缩微技术的推广与普及，在档案信息的存储、保管、利用、传递和交流等工作环节中具有不可替代的作用，它非常适合我国档案管理规律和特点的新技术，它是由数码相机一次性拍摄成像，以镜头光学成像为主体，从而获得高倍缩小的档案资料原件影像信息，它体积小，容量大安全保密，不易丢失，便于保管利用，还可以反复拷贝复制，不会被丢失和人为更改，客观地反映了档案资料和实物的历史原貌，缩微制品具有准确性和可靠性的特点，有凭证参考作用，在国际上有较强的法律效力。近年来出现的电子缩微技术是通过扫描器扫描的方法实现了模拟式的缩微影像与数字化电子影像的相互转换，从而实现了缩微档案信息的远距离传输。利用缩微技术抢救我国珍贵档案是保护我国档案信息的重要措施。今后传统的缩微技术与计算机技术及其辅助设备和通讯技术已是一种发展缩微技术的必然趋势，并在以后的档案管理实践中发挥着非常重要的作用。

档案信息资源建设的主要内容包括档案目录数据库建设、档案全文数据库和多媒体数据库建设、电子文件归档管理。主要任务是采用计算机技术对已有各种馆（室）藏档案信息数字化，并收集和接收各种形式的电子文件，最后轉换成档案数据库，再进一步加强档案信息管理和档案利用工作。但是档案管理工作对计算机管理系统首要的要求是利用计算机来管理好档案的组织结构和内容信息，以方便用户的查询与利用，所以档案信息管理和目录管理，即全文管理和目录组织，是计算机管理系统的核心功能。要创建一个功能齐全、性能良好的档案数据库，首要的问题是将档案目录数字化，档案信息数字化是指应用计算机技术对档案馆（室）的纸质档案材料进行收集、整理，然后将这些档案信息进行采集加工，存储在编写好程序的计算机中，这样能够更好的方便档案用户进行信息查阅、利用和传递，它是采用数据库技术对原有非数字化目录进行加工、录入，然后再转换为一定的数据结构、信息可共享的数字化目录数据库的过程。目录数据库建设，是档案信息资源建设的重点，它能从根本上提高档案的利用效率和质量。通过对馆（室）藏重要纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化，全面建立相关的全文数据库和多媒体数据库，逐步实现档案全文信息查询与利用。当前，档案数据库系统的安全性也是一个不可忽视的重要问题，其数据库信息的泄露将会导致严重后果。

要全面提升档案数据库的平稳性和安全性是个难题，要大力投入人力、物力和财力去着力解决，防止人为故意破坏，防止计算机病毒和黑客的入侵等，进一步完善档案数据库系统的技术含量，以适应档案信息资源建设的需要。

3 计算机辅助档案信息管理的现状

努力实现计算机信息技术在档案管理各个环节中的推广应用，是当前各级各类档案馆的主要任务和目标，认识到计算机技术在档案管理实践中的意义和价值，重视计算机及其相关配套设备设施的投入，先进的管理设备是加强档案信息资源建设的重要保证。信息社会给档案工作人员提出了更高的要求，培养造就一批现代化的复合型档案管理人才刻不容缓，档案管理人员除了要掌握好现代管理知识及相关学科知识等以外，还应该掌握档案实体管理和信息开发利用、档案保管和保护、档案现代化管理和计算机专业知识，学习国外档案管理的一些新技术和新理念，融会贯通，为我国的档案事业做出应有的贡献。

4 结语

计算机信息技术在档案管理中的应用，为我国的档案信息资源开发注入了无限活力，也为档案事业的数字化建设开辟了广阔的前景。随着计算机信息技术与现代通讯技术的结合，档案信息可以不受地域的限制，档案部门和用户随时随地可以在任何一台计算机上实现资源共享，计算机信息技术促进了档案管理方式的改变，也促进了知识信息在结构和形式上的改变，相信未来的信息时代会更加美好。