浅谈医院档案管理工作的创新

马刚

摘 要：医院档案管理是医院管理工作中一个重要组成部分，是研究和借鉴医院发展历史经验的重要参考资料，对研究医院的学术、技术进步经验，推动医疗卫生事业的发展都有重要参考价值。当前，随着社会主义市场经济的发展及目前正在进行的医疗卫生体制改革和社会医疗保险制度的改革，医院档案管理工作也步入了一个新的阶段。如何准确把握新时期医院发展的特点，加强医院档案管理，最大限度地发挥档案的作用，对促进医疗事业的发展具有重要作用。

1 档案管理在医院管理中的作用

（一）档案管理规范化，有利于医院院长作出正确决策，有利于提高医疗技术质量和经济效益，促进医院发展，从而为医院现代化管理打下扎实基础；

（二）有利于医疗质量与医疗技术的管理，对调整各项技术指标，开展新业务、新技术提供真实、准确、科学的依据；

（三）有利于医院的设备设施管理，通过对使用性能、使用率的分析，保证医疗设备的利用效果；通过对基本建设从设计、施工到竣工所形成的檔案分析，可以保证维修、改造、重建不受影响和损失；

（四）有利于医学科研成果与医学技术的形成与推广应用，促进临床科研与学术活动的开展；

（五）有利于医院管理决策的科学化、系统化，使医院管理者通过多年档案信息的收集、汇总、加工、储存、分析过程，形成科学决策的有效依据，使档案管理更好地为医院各项工作服务。

2 医院档案管理中存在的问题

（一）档案管理机制不健全

医院各种规章制度、各级人员的岗位职责比较健全，但涉及档案管理的制度和职责较少，档案管理机构不健全，职能不明确。医院没有赋予职能科室管理科室档案的义务，而综合档案室隶属于医院办公室，不具备管理职能，使得科室档案处于脱管状态。医院也没有对文书档案质量监管的质控小组，在质量方面得不到保障，科室档案缺乏必要的督导管理。

（二）档案意识不强，档案利用率低

科室档案是医院各科室在日常工作中形成的档案，对科室管理有重要作用，然而科室档案管理是医院档案工作的薄弱环节，收集、整理、存储和检索等管理工作很不到位。医院医护人员和职能科室大部分职工档案意识淡薄，认为档案管理不是自己的本职工作，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

（三）档案管理人员业务水平不高

在医院管理中，只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，尚未将提高档案管理人员的素质纳入计划和要求，档案管理人员专业出身较少，知识结构不合理，学历偏低，现代科学知识贫乏，甚至于有些档案管理人员是从别的岗位转调过来的，且平时档案管理人员学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。

（四）档案管理分散

由于医院行业管理的要求，医院综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等，而医疗文书档案、X 线胶片档案、居民医保档案、居民健康档案等都分属各个科室分散管理，形成了多部门管理档案的格局，不利于档案的完整和安全。

（五）档案现代化管理水平不高

近年来，计算机网络技术在医院管理中得到了广泛运用，医院管理手段不断现代化，然而运用计算机网络技术管理档案的医院却很少，档案工作停滞在手工收集、手工检索，信息量小、工作量大，不利于档案的利用和开发。

3 实现医院档案管理工作创新的途径

（一）管理机构创新

医院档案管理是医院管理工作中一个重要组成部分，因此医院档案管理要改变各自为政的固有观念，设立专门档案机构，变成档案管理的职能部门，配备由专职、兼职档案工作人员组成的档案队伍，克服档案分散管理的弊端，保证档案的完整率，使医院的历史能在档案中得到全面涵盖。针对医疗、护理、医技、医保和居民健康五类档案成立档案质量专家督导小组，每月提出整改意见，并对档案工作的优劣进行奖惩，对存在的问题及时提出整改意见。

（二）管理队伍创新

档案管理工作的创新，归根到底要依靠“人”来推动。因此，要实现档案管理工作的可持续发展，需要提高档案管理队伍的综合素质。因此，加强档案管理工作人员对档案管理基础知识、档案法的学习，努力提高理论知识和档案意识。通过岗位培训学习，提高在职医院档案人员的综合素质和业务技能，切实增强档案管理人员运用专业理论解决实际问题的能力，使其能熟练掌握扫描、编目、标引、建立数据库、网络检索及光盘检索等知识，熟悉各种信息系统软件和网络工具，能熟练运用多媒体技术，提供图、文、音一体化的信息服务等。同时，鼓励档案管理人员利用业务时间参加各种继续教育课程的学习，如计算机课程培训、归档文件整理等，以实现医院档案管理现代化，从而充分发挥医院档案工作的重要作用。

（三）管理技术创新

传统的档案手工管理很难适应现代医院建设发展的需要，应投入必需的基础设施和办公设备，实现电子化、自动化管理，发挥现代科技的优势，提高工作质量和效率。同时，选择适合医院档案管理的软件，并在档案工作人员中开展计算机培训，以掌握档案计算机管理运用技术，提高档案现代化管理水平。在为医院档案管理努力营造良好的管理环境的基础上，还应积极构建规范的管理体系，充分利用现代科技的优势，用科学发展的眼光来对原有的体系进行完善和改革。

（四）管理宣传创新

档案管理宣传是增进单位内部员工、社会公众对档案事业了解，提高档案室的知名度，增进公众与其亲和力的重要途径，也是让档案室在单位发挥更大作用的手段之一。档案管理宣传的创新，除了单位内部宣传方面，还要借助更广泛媒体广为宣传，这其中借助档案网站向公众进行宣传是目前最便捷、最经济的方式，且不受时间、地域的限制，网站的宣传可以打破档案馆以往的神秘面纱，使公众更加深入全面了解档案事业提供了极大便利。

（五）管理服务创新

医院档案管理的最终目的就是利用、挖掘其潜在的经济价值和社会价值，使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门必须由被动服务转变为主动服务，拓宽服务领域、扩大服务范围、创新服务方式。通过网络信息系统，扩大信息来源，及时准确的收集和整理各类信息，注意各种信息的积累，使医院档案内容得到进一步丰富，从而实现医院档案管理的信息化。

1.改变以往重管理轻服务的管理模式， 把工作重点从档案实体管理转移到档案服务管理上来，摆脱单纯的业务观点，充分利用档案资源，努力拓展服务领域，多角度、多层次地为医院人员、患者及社会公众服务。医院档案工作者要变被动服务为主动服务，变被动接受各科室文件归档为主动上门指导科室开展指导档案立卷整理业务，主动与立档者或档案利用者建立联系，按照档案管理的要求，随时收集档案材料，并积极为档案利用者提供服务。

2.医院档案工作者要深入临床一线进行调研，了解各项医疗工作对档案信息要求，有目的地从室藏档案材料中挖掘有价值的信息，开展编研工作，编制多种检索工具，为临床、科研、领导决策提供主动服务。同时，加强档案利用反馈信息的管理，了解和研究档案利用的各种反馈信息，提高档案利用率。加强各级医院信息的横向联系，打破院与院之间的界限，互通档案信息，以满足医疗、教学、科研需要，逐步实现档案信息资源共享。

此外，诸如档案网络服务、档案展览服务、档案文化休闲服务等服务方式正在不断涌现。医院档案部门，也可在一定范围内采取有效的措施，挖掘档案信息资源，为全院各项工作主动提供信息服务，利用档案积极开展编研工作，为临床、科研、领导决策提供主动服务，收集利用反馈信息，了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率，以此提高医院各项工作的效率，提高医院社会效益和经济效益。