探索建立两岸四地公证书使用查证电子化机制

李新辉（湖北省宜昌市公证处）

探索建立两岸四地公证书使用查证电子化机制

李新辉（湖北省宜昌市公证处）

目前，由于我国两岸四地即大陆（内地）、台湾、香港、澳门之间使用的公证书不能直接采信，从而产生公证书的查验问题。为解决公证书使用中的问题，祖国大陆与台湾之间建立了两岸公证书使用查证机制，内地与香港、澳门之间建立了委托公证人制度和公证书确认制度。

在当今信息技术发达的环境下，大陆（内地）与台港澳之间公证书的使用查证现状滞后于科技的发展，应当适时加以调整。海牙国际私法会议(HCCH)，已经采用电子附加证明书和电子登记相结合的方法解决了免于认证的跨境公文书的验证问题，借鉴其近几年发展起来的e-APP机制，建立适合大陆（内地）与台港澳之间的公证书使用查证的电子化机制正逢其时。

一、大陆（内地）与台港澳之间公证书使用查证的历史与现实

（一）两岸公证书使用查证协议回顾①②③《涉台公证实务讲说之五—海峡两岸公证书使用查证协议》，《中国公证》2003年第5期。

海峡两岸关系协会（以下简称“海协会”）与财团法人海峡交流基金会（以下简称“海基会”）于1993年4月29日在新加坡正式签署了《两岸公证书使用查证协议》（以下简称《协议》），该《协议》于1993年5月29日生效实施。

《协议》通过双方相互寄送14类公证书副本，并对有问题的公证书进行查证，以此建立了两岸公证书使用查证制度。《协议》就公证书副本寄送和查证事宜规定的联系主体是中国公证协会或地方省、自治区、直辖市公证协会与海基会。具体操作中，大陆各省、自治区、直辖市公证协会负责本地方发往台湾的公证书副本的寄送和查证，并对海基会寄来的台湾公证书副本进行登记并转寄使用部门；海基会负责台湾发往大陆使用的公证书副本的寄送和查证，并对发往台湾的大陆公证书进行验证。

在公证书的核对程序方面，两岸采取了不同的处理方式。台湾方面，实行文书验证，由海基会法律处专门负责大陆公证书的验证。具体做法是将申请人递交的公证书正本与各省、自治区、直辖市公证协会寄送到海基会的同字号公证书副本进行核验，如果相符即发给申请人验证证明。大陆方面，根据司法部《海峡两岸公证书使用查证协议实施办法》规定，各省、自治区、直辖市公证协会对海基会寄来的在大陆使用的公证书副本进行登记并根据公证书用途转寄公证书使用部门。《协议》实施之初实行“直接使用，发现问题再进行核查”的原则④同①。。针对实践中出现的问题，一些地方公证协会陆续建立了对台湾寄来的在大陆使用的公证书进行核对、比对机制。

所谓查证，就是公证书使用部门对公证书的出具和内容发生疑问后，《协议》执行主体一方要求对方对公证书进行查疑证伪的程序。关于查证的范围，《协议》规定了7种查证事由：（1）违反公证机构有关受理范围规定；（2）同一事项在不同公证机构公证；（3）公证书内容与户籍资料或其他档案资料记载不符；（4）公证书内容自相矛盾；（5）公证书文字、印鉴模糊不清，或有涂改、擦拭等可疑痕迹；（6）有其他不同证据资料；（7）其他需要查明的事项。在查证的路径方面，大陆地区，公证书使用部门需要向台湾出证机关进行查证的，应向地方公证协会提出并说明事由，地方公证协会审查认为符合协议规定情形的，登记后出具查证函转寄海基会；台湾地区，海基会或公证书使用部门对大陆公证书有疑义的，通过海基会向中国公证协会或者地方公证协会提出查证申请⑤同③。。

（二）涉港澳委托公证人制度及公证书确认机制简介⑥⑦同③。

委托公证人制度和证书转递制度，肇始于中国委托公证人（香港）制度，是指香港居民回内地处理法律事务所需公证书须由中国司法部任命的委托公证人出具，并经中国法律服务（香港）有限公司加章转递才能发往内地使用的制度。该制度已经成为内地与香港共同认可的司法互助制度。

1981年，司法部委托香港8位律师负责为香港同胞办理回内地处理民事法律事务的公证文书，从而建立了委托公证人制度。1985年司法部进一步扩大委托公证人办理发往内地使用的证明文书的范围，规定对发生在香港地区的法律行为、有法律意义的事实和文书均可予以公证。随着委托律师的增加，为便于文书使用单位准确辨认委托律师出具的证明，防止伪造和欺诈行为发生，1991年11月12日，司法部在《关于再委托二十三位香港律师办理公证事务并改变出证方式的通知》中，对被委托香港律师办理证明的程序，在（85）司发公字第251号通知规定的基础上，又增加一个程序，即委托律师在公证书上签字盖章后，再经司法部与贸促会在香港设立的“中国法律服务(香港)有限公司”驻深圳办事处在公证文书正本上加盖转递章，才能拿到内地使用。

1996年2月17日，最高人民法院、司法部联合发布《关于涉港公证文书效力问题的通知》，再次明确对于发生在香港地区的有法律意义的事件和文书，均应要求当事人提交委托公证人出具并经司法部中国法律服务(香港)有限公司审核加章转递的公证证明，否则不具有公证文书的证明效力和执行效力。

2002年4月1日起施行的《中国委托公证人(香港)管理办法》明确规定，委托公证人的业务范围是证明发生在香港地区的法律行为、有法律意义的事实和文书。证明的使用范围在内地。

1995年6月21日国务院港澳办复函，同意司法部在澳门设立中国法律服务（澳门）公司。1996年11月，中国法律服务（澳门）公司成立，办理澳门居民回内地处理民事事务的法律证明文件，而此种文件是以“公证书”的名义出具。根据2003年签署的《内地与澳门关于建立更紧密经贸关系的安排》，进一步明确委托公证人制度。为此，2004年1月5日司法部以司办通［2004］第1号《通知》决定，自2004 年1月1日启用中国法律服务（澳门）公司“澳门发往内地使用公证文书核验专用章”印章，同时废止原转递专用章。2006年1月24日，司法部任命首批在澳门的委托公证人，此后，澳门居民回内地处理法律所需的公证文书，由司法部任命的委托公证人出具，并经中国法律服务澳门有限公司加章转递，才能在内地使用。

中国内地出具的公证书发往香港特区使用前，应由中国外交部领事司办理确认手续。

中国内地出具的公证书应在内地办理有关领事认证手续，内地与澳门特区间使用的民事和商业文书，可直接在两地使用，无需办理确认手续。

（三）两岸四地公证书使用查证中遇到的问题

一是查证程序有待完善。主要是大陆（内地）方面对来自台、港、澳的公证文书，缺乏查证机制，仍是凭肉眼核验，假公证书和瑕疵公证书还一定程度存在⑧同③。。两岸公证书寄送查证中，大陆方面没有建立统一的公证书的核对、比对程序。1993年5月11日司法部《海峡两岸公证书使用查证协议实施办法》第5条规定：“各公证员协会收到海基会寄来的在大陆使用的公证书副本，应进行登记并根据公证书用途转寄公证书使用部门。”但这一规定在实际操作中很难执行，因为从公证书副本上无法看到具体的公证书使用部门，而公证书使用部门也很少主动找公证协会进行核对。这样一方面造成大量台湾公证书积压在地方公证协会，另一方面也很难发现台湾发往大陆的公证书是否存在问题⑨同①。。同样，内地方面规定中国委托公证人出具到内地使用的公证文书必须经过中国法律服务(香港)有限公司、中国法律服务（澳门）公司（以下简称“两公司”）“审核、登记和加章转递”后才具有法律效力。但目前，在收到香港、澳门发往内地使用的公证文书时，只规定必须是委托公证人出具的并且要“两公司”加章转递，并没有明文规定使用单位要再次审核以及如何审核，内地公证机构和其他文书使用部门虽然可以向“两公司”电话查核，但是否主动查核只能靠使用者的自觉了。

其实，没有比对就没有验证，没有验证怎知真假？天天和证据打交道的公证机构和公证员，实在不应该仅凭肉眼凭感觉来辨别真伪。对台港澳公证文书的核对问题，笔者认为目前可以通过一项措施和两种手段加以解决。即一方面应明确公证书的大陆（内地）接受使用单位，为此两岸四地相关部门可以议定一项公证书寄送的制度性措施：规定凡是用于大陆（内地）公证机构办理相关公证使用的公证书，台港澳的公证人（机构）应当先查明拟使用公证书的大陆（内地）具体公证机构，并办理此公证书的审核登记或者加章转递手续，再交海基会或者“两公司”经由原先定好的渠道寄往大陆（内地）公证机构，大陆（内地）公证机构可以不再直接接受当事人单方提供的台港澳公证书。另一方面可以采用两种技术手段核验公证文书：其一、印模比对仪比对核验印章。这在银行经常使用，公证机构可以利用印模比对仪投影比对最后转寄公证文书的授权机构印章，即本地方省、自治区、直辖市公证协会证明印章、中国法律服务（香港）有限公司深圳办事处转递专用章、中国法律服务（澳门）公司核验专用章。其二、转寄公证文书的授权机构采取信息化手段适度公开转寄的有关信息。即借鉴快递公司和有关部委发送批文的经验，地方省、自治区、直辖市公证协会、中国法律服务（香港）有限公司深圳办事处、中国法律服务（澳门）公司可以在各自网站上及时公布登记转递公证文书的证明字号或者转递字号、转递日期及所附公证书字号，以便于使用单位查询、比对。

二是公证书寄送、查证期限较长。大陆出具的公证书，一般寄往台湾的收到时间在10天左右，长则月余。台湾发往大陆使用的公证书所用时间相似差不多。对于查证，《协议》规定的答复期限是“接受查证一方，应于收受查证函之日起三十日内答复”。而人工查证公证书的期限，长短不定。

三是邮寄成本较高。单就涉台公证书来讲，每件公证书的普通邮寄费用至少要几十元人民币。

四是保密级别较低。目前两岸四地之间的公证书都是纸质文书、纸质信封、人工邮递，从安全性保密性来看级别较低。

二、e-APP机制的前世今生

（一）e-APP机制的前世——《关于取消要求外国公文书认证的公约》

《关于取消要求外国公文书认证的公约》（简称1961年《海牙取消认证公约》），于1961年10月5日在海牙签署，1965年1月24日生效。迄今，该公约适用于107个国家和地区，是全世界批准和加入成员最多的海牙公约，也是使用最广泛的海牙公约。每年全世界签发几百万份附加证明书，证明该公约具有极强的实用性，在简化验证手续加速公文书国际及跨境流转方面成效巨大。目前，中国尚未加入公约，但公约适用于中国的香港特别行政区和澳门特别行政区。

公约以列举的方式规定了4种公文书，其中就包括公证书。该公约的具体表现形式是附加证明书(APOSTILLE)，或译作“附加意见证书”。附加证明书是公约在取消认证后，为了确保文书的真实性而创设的一套文书证明制度。附加证明书仅证明所附公文书签字或印章的真实性，文书签字人作成该文书所依据的身份，以及在适当的情况下文书印章或戳记的可靠性，并不涉及所附公文书本身的内容。依据该制度，在一缔约国领土内作成而需在另一缔约国领土内出示的公文书，如其附有作成国主管机关签发的附加证明书，则出示国应免除对公文书的认证手续。附加证明书包含10项要素：（所附公文书的）（1）国家/地区；（2）公文书签字人；（3）作成公文书所依据的身份；（4）印章/戳记 （及附加证明的）；（5）地点；（6）公文书名称/日期 ；（7）签发人；（8）编号；（9）印章/戳记；（10）签字。

（二）e-APP机制的今生——电子附加证明书计划

2006年4月，海牙国际私法会议(HCCH)和美国全国公证协会(NNA)正式发起电子附加证明书计划The e-APP (electronic Apostille Program)，进一步增强了该公约运行的安全性和有效性，并将该公约带入了电子化时代。目前，该计划已在全球多个国家得到实施，还有许多国家正在积极考虑实施⑩《附加证明书手册——海牙取消认证公约实务操作手册》，海牙国际私法会议常设局2013年4月1日出版。。

2007年2月15日，美国堪萨斯州发出世界上第一份电子附加证明书，并被对方哥伦比亚确认接受。2010年5月11日，欧盟宣布在财政方面对电子附加证明书计划欧洲项目给与支持。2014年8月，北京APEC利用海牙公约促进商务工作组会议上，与会代表呼吁更广泛地采用电子附加证明书和电子登记。

（三）e-APP机制的运作原理和优势

1.运作原理。该计划包括两个部分，其一是出具电子附加证明书(e-Apostilles)，其二是运行附加证明书的电子登记(e-Registers)以便在线验证附加证明书的出处。核心是以带有电子签名的电子形式和使用数字证书来出具附加证明书，电子附加证明书既可以针对纸质公文书出具，也可以附加于电子公文书，倡导出具电子附加证明书的主管机关使用二维码以便使用者快速登录电子登记中心进行查验，并鼓励主管机关使用增强型SSL证书(Extended Validation SSL Certificates)以保障电子登记中心的在线完整性⑪⑪同⑩。。

2.优势。该计划通过安全技术无纸化认证文件，将有助于在国际及跨境商务合作、司法活动中防止欺诈、降低成本、加快重大交易及司法合作的速度。目前该计划已被22个国家和地区采纳，应用于公证书、商务文书、海关文书、国际刑事引渡文书的跨境查询、验证。

三、两岸四地应当参照e-APP机制建立统一的公证书使用查证的电子化机制

借鉴海牙国际私法会议机构的成功经验，笔者建议，两岸四地应当参照e-APP机制，签订相关协议，建立统一的公证书使用查证电子化机制。

一是建立电子公证书登记中心(e-Registers)。首先在四地各自建立本区域内统一的电子公证书登记中心，这是公证书使用查证电子化机制的前提。香港律政司已经于2014年9月建立了中英双语的电子公证书登记中心，具体设在香港高等法院登记处。大陆（内地）可以由司法部负责建立大陆（内地）地区统一的电子公证书登记中心。

二是公证书双向电子登记。规定凡是跨四地使用的公证书，无论是纸质公证书还是电子公证书，在每一份公证书出具的同时，必须既向本区域电子公证书登记中心备案登记，又同时向本区域公证书查证机构申请查证登记。备案登记是对本区域内所有公证书都适用的，目的是满足本区域内公证书的电子查证、验证需要。对区域内使用的不需要签发电子附加证明书。备案登记的内容，前期可以只登记公证书的编号、当事人的姓名、身份证号、公证事项、纸质或电子公证书的出具时间、公证员姓名、公证机构名称，重点解决公证书的出处问题，并不登记纸质公证书或者电子公证书本身的内容；后期电子公证书登记中心除了登记前述事项以外，可以同时存储电子公证书及其证明、保全的电子文书或者同时存储PDF等版本的纸质公证书证词及其所证明的纸质文书扫描件。

三是运作e-APP机制—查证机构签发电子附加证明书(e-Apostilles)并向电子公证书登记中心完成查证登记 (e-Registers)，这是公证书使用查证电子化机制最关键的两个环节。为顾及两岸四地业已存在的公证书使用查证机制，可以授权四地公证书查证机构继续承担公证书电子化加章转递的查证验证职能，出具专门针对公证书的电子附加证明书(e-Apostilles)，并同时向区域内的电子公证书登记中心登记。出具公证书的电子附加证明书的机构，大陆（内地）地区可以指定各省、自治区、直辖市公证协会或者海协会承担，台湾地区可以由各地方法院或者海基会承担，香港地区可以由中国法律服务（香港）有限公司承担，澳门地区可以由中国法律服务（澳门）公司承担。四地公证书查证机构在收到纸质公证书或者电子公证书的时候，应当查验无误后迅即出具电子附加证明书并用打印方式附加于纸质公证书上，或者用电子方式附加于电子公证书上，并同时向本区域内的电子公证书登记中心完成查证登记，对于纸质公证书则继续转递。

电子化查证登记主要是针对两岸四地公证书的跨境查证需要，是e-APP机制的国内化运用，必须由查证机构签发电子附加证明书并完成查证登记。查证登记也需要向电子公证书登记中心登记，该查证登记应当独立于公证书的备案登记，在电子公证书登记中心单独设立电子附加证明书登记分中心，由查证系统将签发的电子附加证明书自动发送至公证书的办证系统和电子公证书登记中心。

查证登记的内容，可以参照备案登记的内容登记相关要素，将来可以参照海牙国际私法会议的要求登记10项要素，以适应我国一旦加入《海牙取消认证公约》后公证书国际化跨境验证的电子化需要。

四是登记自动化。即公证机构对公证书的双向电子登记，以及公证书查证机构签发电子附加证明书并向电子公证书登记中心完成查证登记，都应当是借助各自的计算机系统和网络平台自动完成的。可以指定相应的认证机构为两岸四地登记注册的电子公证员发放办证系统所需的数字证书和出具电子公证书必备的电子签名、电子印章、电子时间戳，为查证机构发放查证系统所需的数字证书和出具电子附加证明书必备的电子签名、电子印章、电子时间戳。查证机构签发电子附加证明书并登记成功后，查证机构查证系统即刻生成加密的二维码形式或其他形式的登记查询码并附加在电子附加证明书上，该电子附加证明书可以与电子公证书无缝结合，也可以打印或者粘贴在纸质公证书之上。

五是验证网络化。纸质公证书或者电子公证书的接受者、使用者，可以利用手机等移动通信、移动上网工具，扫描公证书上的登记查询码登录电子公证书登记中心，以查验该公证书的真伪。

以上流程可以用下图表示。

四、e-APP机制在公证行业运作的国际进展及两岸四地公证书使用查证电子化机制的前景展望

国际公证界在电子公证和电子附加证明书的探索和推广方面，由海牙国际私法会议牵头先后召开了多次国际性会议。2005年5月，由海牙国际私法会议和国际拉丁公证联盟组织，由美国全国公证协会承办的第一届电子公证和电子附加证明书国际论坛在美国拉斯维加斯举行。论坛倡导各国发展技术以促进电子公证的实施和其他电子公文书的签发⑫⑫005年5月30日美国拉斯维加斯《电子公证和电子附加证明书国际论坛-结论》。。2006年5月，第二届电子公证和电子附加证明书国际论坛在美国华盛顿举行。论坛倡导各国主管机关在数字证明书的签发和管理方面应努力达到更高标准⑬⑬2006年5月28日美国全国公证协会《第二届电子公证和电子附加证明书国际论坛-结论》。。2008年5月，第四届电子公证、电子附加证明书和数字证据国际论坛在美国新奥尔良举行。论坛指出在电子公证书受理和完成的全过程中需要当事人和公证人同时在场，强调电子公证书的完整性和签发安全性对电子公证书的接受至关重要，并呼吁建立和采用国际安全标准以指引公证业界颁发值得信赖的电子公证签名⑭⑭2008年5月29日美国全国公证协会《第四届电子公证、电子附加证明书和数字证据国际论坛-结论和建议》。。

近几年，西班牙司法部已经开发出一套全国性的系统，可以运行一个电子登记中心并能在全国范围内签发电子附加证明书。司法和行政方面的主管机关将使用该电子登记中心。西班牙公证总理事会将于晚些时候加入该系统，以便所有的公证协会都能够与该电子登记中心相连接⑮⑮2011年2月14日芬兰赫尔辛基《e-APP欧洲项目第一次地区性论坛 结论和建议》。。

特别值得一提的是，香港特别行政区作为东道主于2014年10月9日和10日成功举办了第九届电子附加证明书国际论坛⑯⑯2014年10月9日中国香港特别行政区《第九届e-APP国际论坛-结论和建议》，http://www.hcch.net/index_en.php?act=publications. details&pid=6138&dtid=49。。在公证业界，已有多年来公证书使用查证、委托公证人公证和加章转递的成功实践。近年来大陆地区在电子公证方面已经作出积极的探索并取得相当成效。最近香港地区建成公文书电子登记中心。两岸四地完全可以引入公证书的电子附加证明书和电子登记——即e-APP机制，以实现两岸四地公证文书使用查证信息化和电子化。

可以预期，借鉴国际上e-APP机制的成功经验并加以适当转化，通过协商合作，在不久的将来，两岸四地应当能够建立公证书查询验证的电子化机制。这将会大大缩短两岸四地公证书查询验证周期，有效防止欺诈，降低公证书流转成本，增强公证书的安全性，提高公证书的有效性和利用率，从而在促进人员往来、商务活动和司法合作方面作出积极的贡献。

（责任编辑 赵海鸥）