确保中小企业金蝶K3 ERP顺利上线与运行的措施研究

王调奉

（深圳德森精密设备有限公司，广东 深圳 518105）

确保中小企业金蝶K3 ERP顺利上线与运行的措施研究

王调奉

（深圳德森精密设备有限公司，广东 深圳 518105）

为提高信息化管理水平，越来越多的企业使用ERP系统，在ERP系统的初始化及运行过程中会遇到很多问题，影响ERP系统功能的正常发挥。本文主要以金蝶K3 ERP系统为例，从预防角度分析如何化解可能出现的问题，以使EEP系统真正发挥其应有的作用。

1　前期准备条件

企业购买ERP软件并配备相应的硬件设施，同时必须选1名或1组ERP实施人才。若企业没有相关人才，可以对外聘请ERP实施顾问。另外，企业最好有独立的机房并选1台优质的电脑做服务器，以确保ERP系统数据的安全。

2　ERP系统上线与运行的流程

2.1基础资料设置

以上工作做好后，安装并建立1个ERP系统账套，对账套进行系统设置，基础资料设置包括会计科目、币别、凭证字、结算方式、仓库、部门、职员、客户以及供应商等。其中部分设置ERP正式启用后一般不能再修改，因此，企业要依据自身实际情况谨慎选择与之相适应的设置。基础资料设置举例如下。

2.1.1会计科目设置

系统有会计科目预设模块，可以引入。引入的会计科目都是一级科目，需进行完善修改及属性设置，根据企业自身情况设置明细科目。要进行外币核算的须勾选期末调汇；要分部门、职员、供应商或客户等进行项目核算的，需在核算项目中进行选择；要控制应收、应付科目只能在应收应付模块中使用的，在科目受控系统中进行选择，应收账款科目选受控应收系统，应付账款科目选受控应付系统。受控后应收应付科目将不能直接在总账中录入进行账务处理。

2.1.2物料设置

首先，要区分物料大类别，如原材料、半成品、产成品及周转材料等，要有符合企业实际的编码规则，且必须具有可扩充性。其次，注意物料的属性设置，包括存货计价方法、相关会计科目等（存货科目、收入科目、成本科目等），只有这些设置正确，能保证后续的存货出入库核算及相关会计账务处理的正确性。

2.2系统初始化

基础资料录入或设置正确后进行系统初始化，初始化主要是初始财务数据（各会计科目初始余额）及存货数据（数量与金额）、BOM数据、固定资产卡片等，且总账模块相关科目金额要与各子模块核对一致。如总账系统中的存货会计科目金额要与供应链的各库存物料数量乘以价格的总和金额一致（原材料、库存商品等）。总账系统中的应收账款、应付账款要分别与应收子系统和应付子系统的金额一致，总账系统的固定资产金额要与固定资产管理子系统核对一致（固定资产原值、累计折旧等）。各模块数据录入并相互核对正确后即可结束初始化工作。

2.3分模块对相关人员进行培训

初始化工作结束后即进入全面正常运行阶段，此阶段最重要的是要做好培训及前期全程辅导跟踪工作。可分模块对相关人员进行培训，如组织对财务人员进行财务模块培训，组织采购人员进行采购管理培训，组织销售人员进行销售管理培训，涉及部门较多的模块，如仓存管理、资产管理等，可组织全公司各部门相关人员参加培训。要有培训手册，并将培训手册发给各岗位操作人员，以便现场培训与纸质教材相结合辅导各业务操作人员。

2.4用户权限设置

正式启用处理业务前，先进行用户权限设置。对每个操作人员新增设置一个用户名，登录密码由操作人员本人自行设置（对其他人员保密），并设置每个操作人员的操作权限（与操作人员岗位相匹配的权限），如会计凭证录入与会计凭证审核，采购申请与采购订单下达等，在系统中进行内部控制以防范可能出现的错误和会计舞弊。

2.5日常业务处理

培训完成并进行用户权限设置后，开始进行日常业务处理。须全程跟踪检查各部门业务操作人员的操作情况，全面了解各操作人员的操作，及时纠正错误和不当的操作方法，确保ERP系统的高效、正确使用。

2.6分模块管理

2.6.1计划与采购模块

生产计划人员的物料需求计算公式（按净需求或按毛需求）设置是否与企业实际情况相符，采购人员的采购订单下达是否正确（正常对外采购业务须在采购管理模块处理，委外加工业务的须在委外加工模块处理），购买固定资产需在资产购置模块中处理。采购订单中的税率是否正确，税率可从采购价格管理中自动带出，也可手工录入。

2.6.2仓存管理模块与存货核算模块

因仓存管理的出入库单据会全部传递至存货核算，仓存管理中的出入库单据填制要及时正确，单据填制要与实物出入库在时间上保持一致，且及时审核。期末，单据全部审核后对供应链进行关账，关账后系统不能再进行出入库处理，为存货的正确核算提供稳定的数据环境。存货核算模块中，先要检查有无异常期初余额，如有异常余额要进行处理调整。再对外购入库单进行入库核算（即将采购发票上审核确定的价格回填至外购入库单据上）。采购发票审核钩稽后会传递至存货核算，在存货核算界面点击核算即可完成外购入库单单价的核算。如外购物料价格未确定，不需生成采购发票，暂估处理入账即可，待下月或后续确定后再生成采购发票正式入账，同时，前期暂估入账金额进行冲回，可依企业自行实际情况选择单到冲回或月初一次性全部冲回。其他入库业务单据价格可通过无单价单据单价更新功能自动填充或手工录入，入库业务单据价格金额全部确定好后再进行出库核算。对出库核算中的异常系统给予提示，对核算中异常物料可点击链接了解异常原因，或打开该物料成本计算表了解具体异常情况，根据异常原因进行相应解决。直至最后存货核算无任何异常，系统会提示“核算成功”。核算成功后进行会计账务处理，账务处理完成后与总账对账，核对总账各存货明细科科目（原材料、库存商品、周转材料等）与存货核算中的存货科目金额一致方可结账。需注意存货类会计科目原则上只能在存货核算模块中使用进行账务处理（关联物料）。

2.6.3采购管理与应付款管理模块

采购管理系统主要流程单据：采购申请单→采购订单→送检单（收货通知单）→外购入库单→采购发票等。采购发票会传递至存货核算和应付款管理系统，在存货核算模块中生成存货与应付账款入账凭证，应付账款科目会自动传递至应付款管理系统。库存现金、银行存款等支付供应商货款通过“付款单”方式处理并生成凭证入账。自开票据（银行承兑汇票、商业承兑汇票）支付供应商货款的通过应付票据处理并生产凭证。如果是客户给的票据，则需先在应收款管理系统对票据进行背书处理，背书时系统会产生“付款单”或“预付单”等，系统自动将付款单等传递至应付款管理系统。

2.6.4销售管理与应收款管理

销售管理与应收款管理日常作业与之类似。应收应付涉及外币的期末需进行调汇，调汇可在应收款管理系统及应付款管理系统中处理，也可统一放在总账模块处理。

2.6.5资产购置与固定资产管理

企业应制定固定资产的确认标准，只有符合固定资产确认条件或属在建工程项目的才能在资产购置中处理，不符合固定资产及不属在建工程项目的材料等须在供应链采购管理中处理。主要流程单据：资产申请单→资产采购订单→资产验收单→资产发票→资产领用单→固定资产卡片。在此模块中对购置数量较多（大于1）的固定资产，前面的资产申请单、资产采购订单、资产验收单等可在同一张单据上，但在资产领用单生成固定资产卡片时需拆分成多张固定资产卡片（依实际数量），以便后续固定资产的管理。

2.6.6总账与会计报表模块

总账模块是会计人员常用于会计账务处理与查询的功能模块，可直接录入记账凭证，其他功能模块生成的记账凭证全部都会传递至总账系统，所有记账凭证都可以在此模块进行审核与过账处理，总账模块要注意与其他功能模块的对账，如总账与应收、应付系统，总账与存货核算系统，总账与固定资产系统，总账与现金管理系统等，对账一致后，进行期末调汇（如设置为统一在总账系统调汇的）、结转损益，记账凭证全部审核过账后即可出具会计报表。另金蝶K3 ERP系统结账顺序是：先对各子系统进行结账，最后对总账系统进行结账。报表模块可自行设置取数公式。报表模块可依取数条件，导出不同时期的会计报表。

3　结 语

ERP系统的顺利上线运行并真正发挥功能，需要事前进行全面规划，充分做好各项准备工作，加大辅导培训力度及上线正式运行中的监督检查及时纠错等。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.046

F275

A

1673-0194（2015）16-0069-02

2015-06-11

［关健词］金蝶；K3；ERP；中小企业；运行