王 勇
(白山市靖宇县赤松镇文化站,吉林 白山 134300)
关于利用信息化手段管理传统档案的思考
王 勇
(白山市靖宇县赤松镇文化站,吉林 白山 134300)
随着技术进展,网络技术正被广泛应用于社会各个领域。信息化路径下的管控流程凸显了其特有的优势,便利了日常管理。传统途径的留存档案、日常管理存在很多弊病,为此,有必要接纳信息化技术手段,妥善留存和管理这些档案。
信息化手段;传统档案;管理方式
企事业类单位、各个院校留存下来的档案都和部门日常管理工作息息相关。档案的储存以及后续管理工作,都需要借助现代化的信息技术加以辅助,彻底打破老旧的管理模式。同时,信息化是借助于硬盘进行管理,不但能随时对相关部分读取,还降低了由于纸质资料损坏而带来的损失,更直接降低了人员使用上面的浪费。
传统情形下的档案被留存为纸质文件。针对这类档案,日常搜集整理、编排档案目次、查验及利用,都要借助于手动方式来完成。日常管理耗费了较多的手动劳动,服务总量偏大。检索必备的流程落后,查验方式很少,不便平日查阅。留存档案必备的设备很简易,传输速率慢,很难充分开发。由此可见,传统路径下的管理工作存在诸多弊端,必须及时加以改善。借助信息手段可收到如下效果。
1.1日常调阅频率更高
信息化的发展,推动了各个行业的进步,随时产生的市场竞争也变得更为激烈。因此,相关部门对于日常信息的查验量也开始不断增多,最后出现了信息变更速率被提快、决策时段被缩减的局面。针对于这一现状,要求相关人员在进行档案查验时必须调用有关联的一切材料,才可做出决策,以便全面解析。
1.2留存的总份数更多
伴随微机的普及,办公凸显了自动化这一总倾向。从目前情况来看,手写的文件被缩减,更多份数的文档都要经由打印才可制备出来。有序留存文档、调用这类文档,成为了工作之中随时都会出现的难题。电子类的、纸质类文档显出了并存的态势,电子文档占比明显提升。
1.3变更纸质文件
归档留存下来的旧式文件,多属于写的某一规划、总结类的、实施查验类的文件。此外,红头文件也应被慎重留存。现今时段内的科学管理,要预设最为缜密的搜集流程、数据管控流程。决策被规范化,固有的归档文件数目递增。在客观形势下,需要加强信息管理。
1.4创设电子文档
电子文件被留存至某一数字设备,设定数码形式。储存的形式,既可以是光盘也可以是磁带。借助于微机,相关的数据均可被查验和使用,同时还能在网络路径下进行资源的共享,为后期相关工作的开展提供便利。从本质上看,电子文档独有的特性如下:经由微机生成,设置二进制特有的代码,用代码去表达,叫做数字文件。这种情形下,电子文件被区分于平日常见的多类文件。
电子文档也被划归为文件,有着文件特性。从这一视角看,电子文件及旧式常用文件有着近似点。电子文档整合了新颖的数字特性及传统路径下的文件特性,两类特性融合,它含有新时期的信息特性。借助于计算机,电子文档成为数字化文档,借助于通信路径、远程传递,来达到信息共享的目的。当然还有一点需要注意,即电子文档被设定成直观特性的代码,记录于载体上,必须经由相关设备才可读取。
各类档案由于被需要的程度以及重要性等方面都具有特异性,在保存时间等方面也都会有所差别。因此,针对档案保真、私密信息保留、日常的读取等,都要拟定规程。当然,对于一些需要进行长久保存的档案,由于中间间隔时间较长,后期信息能否被完整读取,也是一大难题。
2.1拟定清晰详细的标准
信息档案一旦缺失统一的规范和标准,那么其数值格式及更大范畴的体系架构都会出现偏差,造成异构状态。例如,某些软件没能被通用、适用范畴并非很广;微机附带着的数码相机、扫描设备自带的型号都有着差异,层级水准也有差异,很难划归到同一硬件范畴。还有一种情况,就是分类留存的档案没能拟定明晰的编码。想要有效解决以上问题,就必须有相同的标准,来保证信息方面的互通性。
2.2接纳新颖手段
技术不断变更,档案平日内的管理应能接纳新颖的途径,借助新式技术。这类手段具备多种功能:查验主体身份、增设智能检索、隐蔽某一范畴的信息等等。此外,加盖电子签章、跟踪设定的操作流程、增添水印及加密,都被划归至新颖技术的范畴。
2.3搭配必要的硬件
各类档案的管理,其目的是实现日常信息的共享以及调用。因此,对于档案配套管理环境的要求就更为严格。根据管理对象的不同,建立起来的环境可以分为内、外网两种类别。很显然,网络环境是否良好与其配套设施有直接的作用,所以必须借助物理隔离,细分独立网络,强化日常范畴的网络管控,保证初始开发流程的适宜性。
增设配套硬件,是信息化依托的根基。选购硬件时,要具备前瞻性,而不是一味的进行投入。充分运用金额,选购最适宜的配套硬件。便利日常情形下的网内检索,多层分享及交流。优化调配资源,提升综合管理的成效。
传统档案被留存为纸质的,容易损毁,且占据空间较大。借助信息手段,可把它们替换成电子文件,方便保存,节省空间。创设电子文件,把它们留存至预备好的磁盘以内,便于随时查验。凭借数字设备,即可生成更为完备的类别档案。信息化的使用降低了劳动强度,对于保障档案管理的完整性以及系统性意义重大。
主要参考文献
[1]严锐.浅析利用信息化手段管理传统档案[J].办公室业务,2014(13):157-158.
[2]杨帆,谢欣,兰天.浅析利用信息化手段管理传统档案[J].机电兵船档案,2011(6):52-53.
10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.132
G270.7
A
1673-0194(2015)20-0168-01
2015-08-11