浅谈企业员工档案管理存在问题及对策

陈小微

（上海西部企业（集团）有限公司 威斯特房地产分公司，上海 200060）

浅谈企业员工档案管理存在问题及对策

陈小微

（上海西部企业（集团）有限公司 威斯特房地产分公司，上海 200060）

随着我国经济的不断发展，现在人们对企业员工档案管理工作的要求也越来越高。为了进一步提高企业员工档案管理工作的质量，必须提高档案管理人员对企业员工档案管理的重视，旨在维护企业员工档案的真实性。但是，目前我国企业员工档案管理工作中还存在很多问题，因此研究企业员工档案管理存在问题及对策具有非常重大的意义。

企业员工；档案管理；问题；对策

近年来，随着我国档案管理在企业发展中逐渐受到重视，企业员工档案管理工作也得到了较大程度的进步。但是，企业员工档案管理工作中仍然存在很多问题，制约了企业员工档案管理工作的提高，因而无法满足很多企业自身发展的需求。同时，由于人们对企业员工档案管理工作的要求越来越高，有关部门也加强了对企业员工档案管理工作的重视，以促进企业员工档案管理工作朝着有利于促进企业正常发展的方向发展。因此，针对目前企业员工档案管理工作中存在的问题，提出一些解决企业员工档案管理工作的措施，进而促进企业的发展显得至关重要。

1 对企业员工进行档案管理的重要意义

目前，现代化信息技术环境下的企业员工档案管理，与传统的企业档案管理工作存在很大的不同。一方面，由于科学技术的快速发展，各种信息科学技术不断被利用到企业员工的管理工作之中，这样使得企业员工档案管理工作受到很大信息的冲击；另一方面，企业员工档案管理工作为了适应新形势科学发展的需要，因而需要引进全新的企业员工档案管理方式，这样才能使得现代化形势下，企业员工档案管理工作能够适应企业新发展的需要。在这种形势下，档案管理人员应该认识到企业员工档案管理工作对于企业发展的重要性。在此意义上，通过合理发挥信息技术在企业员工档案管理中的重要作用，可以帮助档案管理人员更好地认清各种信息，为进一步做好企业员工档案管理工作奠定基础。

一方面，新型信息技术发挥自身的科技优势，将复杂的信息通过形象的表格和数字表现出来。在企业面对复杂的信息环境下，由于信息技术具有巨大的优势，这样使得企业员工档案管理工作人员能够整理各种信息。所以，信息化环境下要求企业的档案管理人员，必须要掌握企业员工档案管理的新技术和新方法，这就为档案管理人员进一步做好档案管理工作提供了便利；另一方面，信息技术能够促进企业的管理人员认识到企业员工档案管理工作中存在的问题。从传统的企业员工档案管理工作中可以看出，为了能够进一步提高企业员工档案管理工作的效率，我们需要对企业员工档案管理工作进行研究和反思。在信息化技术环境下，企业员工档案管理工作可以有效地利用各种人事资料和信息，这样有助于档案管理工作人员及时了解信息的基本情况，包括企业员工档案的基本信息、存在的问题等。由此可见，正是由于信息技术的作用，才可以使得档案管理人员能够及时发现企业员工档案管理工作中存在的问题，这对进一步促进企业员工档案管理工作的新进展，发挥着自身的认识优势。

2 当前企业员工档案管理工作中存在的问题

2.1 企业员工档案管理的意识较差

在企业员工档案管理的实际工作中，企业档案管理人员认为企业员工档案管理工作无关紧要。由于档案管理人员思想松懈和工作态度不认真，导致企业员工档案资料缺失甚至丢失，这严重破坏了企业员工档案资料的真实性和有效性，并给企业员工档案管理带来了很多麻烦。

2.2 企业员工档案管理的手段落后

对很多企业而言，企业员工档案管理工作还是采用以前的传统档案管理模式，在工作中很少使用计算机等先进的信息技术手段，企业员工档案管理手段跟不上时代的发展，这严重影响了企业员工档案管理工作的效率。因此，企业员工档案管理工作的手段落后，是导致企业员工档案管理工作效率低下的直接原因。

2.3 企业员工档案管理工作人员的素质不高

企业员工档案管理工作人员在学历、知识、技能和素质等方面普遍存在问题，他们既没有管理经验，又没有较高的专业技术水平和良好的管理理念。并且在实际工作中的专业人才培养过程中，对企业档案管理人员的素质和能力两方面的培养均不重视。

2.4 企业员工档案管理制度不健全

在我国很多企业内部，对企业员工档案管理都没形成统一的要求，企业员工档案管理方式随意放任，缺乏企业员工档案管理的基本原则，因而不能规范企业员工档案资料的收集，造成企业员工的档案信息不完整，更不能归档成为有用的资料。当企业的领导需要企业员工档案资料来做出决策时，往往因为企业员工档案管理中某些内容的缺失，给企业领导或主管部门的工作带来很多困难。

2.5 企业员工档案管理的抗风险能力有待提高

企业员工档案是企业内部主管部门非常重要的资料，并且完善的企业员工档案具有一定的抗风险能力。虽然我国很多企业的主管部门具有比较完善的企业员工档案管理系统，并且也完成了一部分企业员工的档案管理工作，但是在遇到比较严重的经济风险时，这些企业员工档案管理工作的抗风险能力就被显露出来。

2.6 企业员工档案管理中的信息化程度较低

对于一个企业来说，企业员工档案管理不仅仅只是对人事档案的保管，而是为企业的员工提供一系列的服务。目前，大多数企业的企业员工档案管理还处于封闭和被动服务的状态，这样会导致企业员工档案资料的利用率不高。由于企业员工档案管理中的信息化程度不高，从而影响了企业员工档案管理的效率。

3 提高企业员工档案管理效率的方法

3.1 提高管理人员对企业员工档案管理工作的认识

为了使企业档案管理人员认识到企业员工档案管理的重要性，可以不定期地对档案管理工作的重要性进行宣传。最好是让每个档案管理人员都能参与到档案形成的整个过程中，让他们对企业员工档案管理工作有更加深入、更加全面的了解。

3.2 实行规范化的企业员工档案管理工作程序

为了提高企业员工档案管理工作的效率，企业的管理人员应该保证企业员工档案管理工作的规范化，从而促进企业员工档案管理工作程序的正常化，以此提高档案管理人员的工作效率。当然，企业员工档案管理工作的收集、整理、归纳、鉴定、录入和保管的全过程，都要严格按照标准的方法和工作程序进行。一般情况下，企业员工档案管理工作包括以下几个方面：①企业员工档案管理工作需要全面审核企业的人事档案，并且提取其中的精华部分；②对企业员工档案进行重新整合，实现档案的规范化管理；③要对企业员工的人事档案进行统一分类，提高对企业员工档案审核的效率；④保证企业员工档案审核的准确性，从而提高企业员工档案管理工作的真实性。

3.3 提高企业员工档案管理人员的素质

要提高企业员工档案管理的水平，高素质的档案管理人才的应用是关键。企业的档案管理工作人员必须要掌握档案管理的工作理论基础和技术技巧，这会直接影响到档案管理工作的整体水平。所以，要重视高素质人才的培养，特别是在以信息管理为主要管理方式的时代，档案管理人员不仅要充分掌握企业员工档案管理的专业知识和技能，更要具备较高的计算机操作水平和信息加工处理能力。因此，掌握现代信息技术的高素质人才是当前企业员工档案管理的要求，是提高企业员工档案管理工作的关键决策。

3.4 维护企业员工档案信息的真实性

对于一个企业来说，企业员工档案的真实性十分重要，不真实的企业员工档案信息，会给企业主管部门的工作带来很多麻烦。所以，要认真核实企业员工档案的真实性情况，更不能肆意篡改信息，同时还要提高档案管理人员鉴别企业员工档案真实性的能力。

3.5 积极采用现代化的信息技术，全面提高档案管理的水平

在企业员工档案管理的过程中，积极采用现代化的信息技术，能够全面提高企业员工档案管理工作的水平。在现代化科学技术快速发展的今天，企业主管部门也应该全面提高企业员工档案管理的现代化水平。同时，企业档案管理人员需要积极学习和掌握先进的档案管理设备，以提高企业员工档案管理工作的效率。所以，企业管理人员应该针对企业员工档案管理工作中出现的问题，采用先进的企业员工档案管理技术手段。①通过信息技术的利用，促进企业员工档案管理工作的分工。在企业员工档案管理的过程中，档案管理人员应该充分利用好信息技术带来的便利，实现企业员工档案管理工作的信息化。当然，信息技术利用于企业员工档案管理工作时，也存在一定的不足和问题，这样就要求档案管理人员做好档案管理规划工作，对有关企业员工人事档案管理方面的信息进行整理和编排，从而使得档案管理人员能够依据信息技术提供的结果，去做好本职工作。所以说，在企业员工档案管理工作中有效地利用信息技术，能更好地提高企业员工档案管理工作的质量和水平；②信息技术的利用，有助于促进企业档案管理人员提高自身素质。信息技术是高科技的产物，对于档案管理人员来说，为了更好地适应新形势的要求，更好地提高工作效率、节约工作时间，就不得不去学习信息技术的相关知识。这也就意味着，企业档案管理人员的自身素质，会因信息技术的运用得以提升。

3.6 实行企业员工档案管理的体制创新

在进行企业员工档案管理的过程中，还需要实行体制创新，使企业员工档案管理工作能够适应现代企业发展的需要。①创新企业员工档案管理机构的高效性。在企业进行改革以适应现代化市场经济发展的需要，企业员工档案管理工作不仅要适应企业发展的需要，而且企业员工档案管理工作应该深入到档案管理工作的内涵之中，从而实现对企业员工的人事资料、信息进行统一整合和管理；②创新企业的企业员工管理制度。一旦企业员工档案管理方面的制度不健全，就会导致企业员工档案管理工作不规范等现象出现，这样也会在一定程度上降低企业人事档案利用的效率。所以对企业来说，应该不断完善企业员工档案管理的制度，进而明确企业员工档案管理工作的目标，并且使得档案管理人员尽到责任及义务。

4 结语

总而言之，由于企业员工档案管理是企业管理工作中的重要组成部分，因此企业主管部门更应该加强对企业员工档案的管理，加强企业员工档案管理程序的进行，要与时俱进地转变传统的企业员工档案管理模式，这有利于企业员工档案管理工作的正常进行。从而使企业员工档案管理工作规范化、制度化，进一步提高我国企业员工档案管理工作的质量。因此，现阶段研究企业员工档案管理存在的问题及对策，具有非常重大的现实意义。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.15.109

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