办公自动化系统的开发与应用

辛颖楠

（大庆油田有限责任公司第六采油厂地质大队，黑龙江 大庆 163114）

1 办公自动化系统

办公自动化（Office Automation。OA）是指在企业中以计算机为中心，采用网络技术，结合现代化办公流程，快捷信息共享、高效协同办公，从而提高整个企业的办公效率。

OA 系统的基础构架，可分为3 个逻辑层面。最上层为表示层，主要是向OA 的使用者展示界面，通过办公流程和接口完成指令，例如，HTML 表单、JPS、JavaApplet 等。中间层为应用层，是OA的使用者通过表示层获取数据需要调用的代码，包括安全系统、应用系统、技术平台等多个部分，可根据其逻辑的独立性采取灵活的应用设计方案。在技术上主要利用Java 语言、Servlet 和Beans 等，以组件包的形式将抽象功能、逻辑等分别打包，并统一规范为核心API，为表示层的访问提供确切接口。底层为数据层，主要用于实现统一的数据管理和数据交换。

2 OA 的功能

2.1 建立内部通信平台

建立组织内部的邮件系统，使员工间的通信和信息交流快捷通畅。

2.2 建立信息发布平台

建立一个有效的信息发布和交流的场所，使内部的规章制度、工作计划、工作任务事项等能够及时下达到每位工作人员，使员工及时了解公司的工作动态。

2.3 实现工作日志自动化

不同的工作任务，每项任务的下达及完成情况都要及时上报，通过OA 内部办公系统。每位员工只需要用自己的用户名登录，就可以看到自己的工作任务，上报工作完成情况。OA 系统和综合业务系统一样，每人都有专属的账户密码，不能混用，系统中的所有操作都是有痕迹的。

3 OA 的应用

3.1 OA 办公系统在员工管理中的应用

作为高层领导，不可能熟知每个员工的工作能力、业务素质等情况。领导要合理利用OA 办公系统做好员工管理工作，例如通过组织内部网络发布个人工作业绩，使领导更好地了解员工能力，创建一个员工与领导沟通与交流的网络平台。

3.2 OA 办公系统权限的应用

在办公自动化管理软件的设计中，企业对系统进行管理需要通过权限模块来完成，每个员工最后获得的操作权限一般都是不同的，权限都与其岗位息息相关。系统定制角色时，同时定制此角色对这几个功能模块的操作权限，角色可以任意定制，其对系统的操作权限是以上几个模块的组合。

4 OA 办公系统网络安全防范措施

一个好的办公自动化系统必须是足够安全的，因为企业内部的大多数文件将保存在此系统中。针对目前系统安全的问题，在OA办公自动化系统网络安全方面提出以下防范方法，以保证网络办公自动化系统的安全。

4.1 加强机房管理

对目前大多数办公自动化网络系统来说，存在的一个很大的不安全因素是网络管理员的权力太大，所以要采取一定的手段来限制或削弱网络管理员的权力。对工作人员，要结合机房、硬件、软件、数据和网络等各个方面的安全问题，加强业务、技术等方面的定期培训，提高管理人员的技术水平。

4.2 设置访问控制

访问控制是保证网络安全最重要的策略之一。访问控制策略包括入网访问控制策略、操作权限控制策略等几个方面的内容。首先，网络管理员应对用户账户的使用、用户访问网络的时间和方式进行控制和限制。用户账户应只有网络管理员才能建立，用户口令是用户访问网络所必须提交的准入证。其次，用户名和口令通过验证后，系统需要进一步对用户账户的默认权限进行检查。最后，针对用户和用户组赋予一定的操作权限。网络管理员能够通过设置，指定用户和用户组可以访问网络中的特定资源，进行操作等。

4.3 数据加密

主要针对办公自动化网络系统中的数据进行加密。它是通过网络中的加密系统，把各种原始的数据信息(明文)按照某种特定的加密算法变换成与明文完全不同的数据信息(密文)的过程。数据存储加密的关键是选择一个好的加密算法。

4.4 建立工作日志

对所有合法登录用户的操作情况进行跟踪记录，对非法用户，要求系统能够自动记录其登录次数、时间、IP 地址等信息，以便网络管理员能够根据日志信息监控系统使用状态，并对恶意行为采取相应的措施。

5 结 语

现在是信息化时代，OA 办公自动化充分利用了各种信息，企业工作效率实现最大化，并提升工作质量，降低企业成本。OA 办公系统中的核心是各种设备与人机信息系统，合理利用不同种类的设备及人机信息系统，协助人们完成各种办公业务活动，提高工作效率。OA 办公自动化系统的运用是企业信息化发展的一个必然趋势。

［1］张文国.群体协同工作——OA 办公自动化系统［J］.电脑知识与技术,2010(11).

［2］王东亮.OA 系统模块分析［J］.青海大学学报,2011(1).

［3］杨浩.办公系统在信息管理中应用与实现［J］.电子计算机,2009(2).