浅谈高校档案制度建设的重要性

张园园

（天津医科大学 综合档案室，天津 300070）

制度建设是一个漫长的过程，制度的制定要以实际工作为基础，任何制度的制定者都要从实际工作出发，不盲目、不随从，只有这样在制度执行的过程中才会彰显其严肃性和可实施性。通过实践的检验，管理者要不断根据工作需要修定、补充和完善。所以制度的制定是一个反反复复、不断更新的过程，没有一成不变的制度。同时制度的制定要具有可执行性，要从工作需要的角度出发，制定的基础要遵循国家法律法规及管理规定，不逾越上位法。一切事务做到有章可循、有法可依，是现在社会快速合理发展的基本要求。高等教育的发展也不例外，在高校体系建设中，制度是先行军，是对广大师生各项权益的保障，是对学校正常发展具有保驾护航的作用。校园文化作为一种环境教育力量，对学生的健康成长有着巨大的影响。校园文化建设包括物质文化建设、精神文化建设和制度文化建设三个方面，可见制度建设的重要性，高校档案制度建设作为校园制度文化建设的一部分，对学校档案事业的发展是必不可缺的。

1 高校档案工作在高校整体建设中的作用

高校工作涉及方方面面，它的职责既有培养专门人才，进行科学研究，还要服务社会。在高校的发展中会形成很多资料，这些资料在档案部门的征集、整理下变成了档案。在中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》中明确指出高等学校档案的重要性，其价值贯穿于学校整个教学及科研活动之中，例如为各行政部门提供资料参考，为领导决策提供支持依据，为校园建设提供基建图纸，为校内外学生提供学籍材料。高校档案工作者面对的服务对象从校内涉及到校外、从在校生涉及到毕业生。同时在《高等学校档案管理办法》明确指出：高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整天发展规划。由此可见，高校档案工作是与高校教学、科研、管理工作密不可分、不分上下，它们都对学校发展具有支撑作用。从某种意义上来说，高校档案是高校历史发展的真实写照，是学校发展的第一手资料，它深刻而生动的记录了学校各个时期的发展动态，见证了学校从小到大、从无到有的全过程，承载着学校的荣誉，汇集着办学过程中领导者的智慧。通过保管档案、提供利用、进行宣传工作，高校档案将档案能够“存史、资政、育人”的作用发挥的淋漓尽致。高校档案组成内容决定了其具有很强的服务性。一方面，高校文书档案为领导决策提供了参考依据，通过参照历史，领导阶层在处理问题时更加全面，能够慎重并有借鉴的做出决定。同时各行政机关能够将档案材料作为日常工作的重要参考依据。第二，高校教学档案的参考和凭证价值相当重要。教学档案内容非常丰富，涉及到专业建设、招生工作、教学课堂与教学实践等。检验一个学校教学质量能否过关的重要性工作是教学评估。如何来说明教学质量是否过关，教学档案的齐全完整是一项重要指标。在历次的教学评估中，档案的价值发挥到极致，真实的展示了教学水平。第三，科技档案在高校发展中也发挥着重要作用，它展示了高校科研水平，维护了科研人员的基本利益，记载了学校学术成果，对广大师生在追求科研的道路上起到了激励的作用，并对科研人员个人的利益提供了保障，为他们竞聘、晋升职称等各方面提供材料支持。

2 高校档案制度建设的必要性

高校档案工作在学校中占有重要位置，如何使这项工作能够顺利开展，制度建设是最重要的保障。高校制度建设的基础是国家和地方各项法律法规和规章制度，只有认真研究并结合本单位实际制定的制度，才可以是既符合国家要求，又满足本单位的需要，才具有可执行性。开展制度建设的目标主要表现在以下几方面：一是管理类制度的建立，这些制度的建立是严格按照国家法律法规的要求，针对本单位情况制定的，往往被制定成各类管理办法或规章制度，是高校档案管理工作的依据，其内容不仅明确了高校档案管理体制、机构及任务，更对档案从形成到利用等各环节做出了详细的说明。这些管理类办法的制定能够完善档案工作体制机制，明确各级档案相关部门及相关人员的工作职责。对与档案管理者来说，这种制度的建立能够保障档案工作能够按照规划顺利完成。对于整个学校档案事业发展来说，这种制度及管理办法能够进一步规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案。二是档案工作中各环节制度的建立，使档案工作更加具有规范性，可以完善档案管理手段，使各项工作程序更加规范化、科学化，实行统一的档案管理制度，使得档案工作按照标准化要求进行。对于校内档案工作来说，有了合理而规范的规章制度，从归档、到查阅、到利用不仅能节省时间，而且能提高效率。三是针对档案利用者利用档案制度的建立，更加体现便捷性，能够建立符合现状的服务机制，简化、明确各项利用制度。有了各种利用制度，利用者可根据需求提前准备材料和需携带的各类证件和证明，在很大程度上减少了电话咨询、对不明确的事项进行解释的时间，办公效率提高了，也达到了利用者的满意度。

3 保障高校制度建设顺利进行的重要举措

为保障高校档案制度建设顺利进行，档案管理者要进行深入的思考。一是高校档案制度的制定要紧跟国家和高校档案事业发展的步伐，根据上级相关工作精神和管理文件的出台，定期修订和补充，使得高校档案制度建设能够适应新形势下档案发展的需要。二是高校档案制度的制定要做好与相关部门的沟通，高校档案工作中的每个环节与各归档部门密不可分，及时了解各部门档案归档情况，听取兼职档案人员的意见，帮助他们解决工作中遇到的困难，这样才能制定出符合工作实际的规章制度。三是要具有前瞻的思想，提前预想出工作中会出现的种种状况，在问题出现前出台制度，做到以制度来保障工作的正常运行。四是要认真做好调研工作，做到既熟知本学校档案工作，也对其他院校和机构的管理制度有所了解，用先进的理念促进本校档案工作快速发展。

作为档案管理者，如何制定合理而有效的管理制度是其自身的使命，在做好档案基础工作的同时，高校档案管理者要提高自身修养，时刻关注国家档案工作动态，根据工作需要对学校档案制度进行修订，让制度为实际工作服务。