基于社会参与理论的档案信息化管理研究

金 芳

（太原理工大学，太原 030024）

1 高校档案信息化管理的社会参与理念的提出

在知识经济时代，随着网络信息技术的发展，档案信息资源在社会与经济发展中具有重要的价值，并且其在不断参与社会经济建设的过程中，开始展现出越来越大的利用效益。同时，档案资源的频繁开发利用也给档案管理工作带来了新的挑战，尤其是在档案信息化管理模式下，给档案管理工作提出了新的挑战。档案管理社会化参与理念的提出，一定程度上缓解了档案资源保管与利用的压力，一方面降低了档案管理成本，另一方面提高了档案利用效率，具有积极的实践意义和价值。

从市场经济环境来看，高校竞争压力对其自身核心竞争力的发展提出了更高的要求，这就使得高校处于市场经济影响的考虑而不得不集中优势资源打造自身核心竞争力，即应用型高校着重发展应用型教学，研究性高校着重发展科研与教学，这使得高校的档案管理工作可借助社会力量提高档案管理水平，而不必耗费过多的学校精力与资源。因此在这中背景下，社会参与理念的提出对于发展高校档案信息化管理，以及提高管理水平具有积极的意义。

2 社会参与档案信息化管理模式的设计思路

在网络信息技术环境下，档案管理自身发展的趋势与要求，使得高校档案管理逐渐发展成为实体控制与信息控制两种不同的层面，并且在“大档案资源观”的深入影响下，信息控制使得档案管理融于信息管理网络，发挥信息的综合作用与优势，实体控制则以集中控制的模式实现设备、人力等自愿的集约化管理与规模经济管理，这种分层模式的档案信息化管理成为市场经济环境下的全新发展模式。

在市场经济体制下，为最大限度节约高校教育资源，以及最大限度发挥高校档案作用，提高档案管理水平，高校可以在可控范围内设计社会参与模式的档案信息化管理模式，具体思路为高校档案信息化管理外包给社会中介组织管理或者部分交予社会中介组织管理，进而达到高校档案管理的成本降低、效益增加的目的。通常来说，高校档案信息化管理的社会力量外包分为以下阶段：一是详细了解和分析高校档案信息化管理现状以及进行业绩评估，并规划档案信息化管理发展前景；二是根据自身状况制定合理的外包策略，以及具体外包项目或权限；三是对社会力量的管理水平及能力进行综合评价，进而设定科学合理的外包合同；四是对高校档案信息化管理的社会力量及外包过程进行监督管理，进而完成项目验收。

3 社会参与档案信息化管理模式中的社会力量分析

3.1 档案中介机构功能

从高校档案信息化管理的流程及管理模式来看，社会力量参与的中介结构功能主要包括四个方面：①社会服务功能，这也是档案中介机构的基本功能之一，体现了社会力量的社会服务性属性与本质。社会力量所具备的较强的市场经济特性能够使其利用高校档案管理转移职能完成档案服务于社会的改革，同时又能促进档案管理行政部分的改革，进而扩大社会服务范围与社会服务效益；②社会沟通功能，以中介组织为主的档案管理社会力量既不隶属于高校等行政部门，也不隶属于市场，其从本质上是沟通档案醒着能够管理部门与市场之间的桥梁，起到社会沟通的功能；③公证鉴定功能，档案中介结构具有独立性、技术性、客观性的特征，因此其具备为社会提供公证服务、鉴定证明等独特功能；④市场调节功能，档案中介组织完全按照市场经济运行规律而运行，因此其能够在市场中发挥其调节市场的作用，比如联系劳务、技术、信息等要素的供给与需求，并且其还可以在社会或市场招聘档案管理专业人才并充分发挥其专业技能，进而促进高校档案信息化管理的发展。

3.2 档案协会职能与管理方式

档案协会与档案中介组织是市场经济体制下的两种主要社会参与力量，档案协会是建立在自愿基础上的、以谋求会员共同利益为目的的、具有法人资格的经济社团，其是市场经济发展的产物。从职能上看，档案协会的主要职能包括以下几个方面：①代表协会内全体会员的共同利益，及代表职能；②沟通职能，与档案中介组织一样，能够实现市场以及高校相关部门的沟通；③协调职能，通过制定行业协会内的档案信息化管理制度与标准，协调各会员之间的经营行为；④监督职能，对本行业产品、服务质量、竞争对手、经营作风、进行严格的监督，维护行业信誉，鼓励公平竞争，打击违法、违规行为；⑤研究职能，借助自身的市场优势，对国内外档案市场进行深入的研究分析，并提出相应的建议以促进高校档案信息化管理的发展和档案效益的开发。

档案协会与档案中介组织是参与高校档案信息化管理的重要社会力量，对推动高校档案管理具有积极的作用。档案协会与档案中介组织能够与高校建立起各种新型关系，比如独立运营、写作平台运营、合作伙伴运营等。社会力量的参与能够将最新的管理理念与管理方式引入到高校档案信息化管理中，并且能够在市场经济的推动下实现档案开发利用效益的最大化，这是高校档案信息化管理未来发展的趋势。