新形势下电子档案管理存在的问题及对策

姜 新

（四平市铁西区农村卫生改水工作办公室，吉林 四平 136000）

随着时代的发展，社会活动、经济活动面临着重大变革，在新的时代背景下传统的档案管理模式已经相形见绌，而计算机技术的进步则为电子档案管理模式的开展提供了可能。在电子档案管理模式中，档案管理人员的工作负荷被大大减轻，档案的查询工作变得简便，管理人员不必再从浩如烟海的纸质文件中寻找所需档案，只需要简单的敲击键盘所需文件就会出现在面前；电子档案占用空间小，且不受时间、空间的限制；安全性上电子档案相比于纸质档案安全性更高；电子档案还可以方便信息的传递，提高档案的传递效率；电子档案更容易查漏补缺，档案的可靠性得到了极大的保证。

1 现今电子文件档案管理面临的主要问题

由于电子档案管理工作开展时间较短，所以在档案管理上存在较多的问题，这些问题具体表现为信息外泄、非法访问、数据损坏、病毒传播等，这些问题的出现引起了社会舆论的广泛关注，使相关政府部门或企业承受了很大的压力。

1．1 电子文件档案的真实性存在风险

档案的存在是为了保证原始信息的可靠性和真实性，电子档案虽然可以减轻档案管理人员的工作负担，也使档案的保管环境得到了质的提高，但是要想保证档案的真实性、可靠性的难度很大，因为电子档案与纸质档案不同，并不像纸质档案那样有纸张墨迹的新旧区别，而且由于是计算机录入所以也并没有笔迹特征，那么当电子档案管理系统存在安全隐患时，电子档案的真实性堪忧，因为并没有有效便捷的方法判断电子档案的内容是否被篡改。

1．2 电子档案管理人员

电子档案的特殊性要求档案管理人员具有较高的计算机能力，但现在绝大部分的电子档案管理人员只具备简单的计算机能力，若是电子档案管理系统出现安全隐患或面临风险时，这些管理人员根本无法做出正确的处理决定，导致了电子档案数据的安全性受到威胁。而且档案管理人员的素质得不到保证，有可能为了自身利益监守自盗，做出泄露档案信息，篡改档案内容等违法之事。

1．3 电子文件档案信息安全问题

随着网络时代的到来，电子档案的信息安全面临着严重的威胁。因因特网的全球性、开放性、共享性与动态性，使得任何人都可以自由的进入到因特网内去。现在政务系统中大量的政府公文为实现高速扩散、降低行政成本，选择以网络的方式进行发布，这样电子文件档案信息在网络中流传时就很容易面临伪造、篡改、泄露等威胁。而且互联网黑客甚至会强行进入电子档案管理系统植入病毒，非法谋求档案信息。

2 电子档案管理过程中的要求

2．1 电子档案的管理要规范

电子档案的管理中要注重管理的规范性，这样可以有利于档案应用、查找更加便捷，提高档案的存储效率。要实现档案存储的规范性，首先要在档案生成时采用严格的技术格式，采用相同的标准，然后在以后的档案修改时也要遵守相同的技术格式，确保对电子档案的每一项修改都有例可循。

2．2 保证电子档案的真实性

为了保证电子档案的真实性、可靠性，要尽可能的防范档案管理中的各种安全隐患。由于电子档案篡改后痕迹不明显，所以要建立严格的档案管理体系，档案的管理、复制、调阅过程都要进行严格的管控，并做好记录，若档案出现问题可以靠这些记录寻找责任人。对于非常重要的档案可以在建立电子档案的基础上，再建立纸质档案，采用纸质档案和电子档案并存的方式，确保档案的安全。

2．3 加强档案管理人员的专业技能和职业操守

档案管理人员要有崇高的职业操守和较高的专业素养，这样电子档案的安全性才可以得到较为严密的保障。在进行档案管理人员的聘用时，招聘人员一定要注重应聘人员的道德素质，选择品德优秀的人来担任档案管理工作。而且还要组织档案管理人员定期进行培训，提高管理人员的计算机素质，确保紧急事件发生时管理人员可以做出快速正确的反应。

2．4 电子文件的归档

原始电子文件的归档关系着以后电子文件的质量，因此在电子档案的归档过程中一定要建立严格的工作机制，确保电子文件的安全。首先归档的电子文件要保持完整性，并且对与需要归档的文件要及时的进行归档；然后在归档的过程中要明确责任人，对归档时遇到的问题进行妥善的处理；档案管理部门要建立严格的规章制度，对文件的载体、格式等作出要求。

3 结语

电子档案取代纸质档案是今后的发展趋势，电子档案管理技术现今虽然存在着种种问题，但这些困难都将是暂时的，相关人员一定要加快研究探索的速度，对管理工作中存在的问题进行改进，保障档案信息安全，为社会发展贡献力量。