浅谈无纸化办公在政府机关的应用

张 康/武汉大学信息管理学院

浅谈无纸化办公在政府机关的应用

张 康/武汉大学信息管理学院

随着社会信息化水平的提高，办公方式也逐渐从传递文件向无纸化办公转换，不但节省了成本，还提高了效率，也有利于一些政策的传达和公开。目前，政府机关办公提倡采用无纸化的办公方式，如何做好无纸化办公的应用需要不断的实践与探讨。

无纸化办公；政府机关；应用

新的时代要求人们提高对资源环境保护的重视程度，在我国政府机构中，传统文件传达的方式以纸质文件传输为主，送上到下，各个层级每天都要消耗大量的纸张。文件的增多，首先在纸张的使用上，是一个十分巨大的消费，对于文件的归档留存来说，在占用空间和文件检索方面也是一个比较沉重的负担。随着信息技术的提升和普及，政府办公在简化冗余步骤，利用信息手段，使部分工作实现了无纸化

一、无纸化办公的内容

1.无纸化办公的组成要素

无纸化办公随信息化的发展而产生，无纸化办公的整体环境构建要求有以下几个关键要素：一是整体办公环境设施。无纸化办公需要通过一个高速、及时、整体的环境来控制，因此无论是企业还是政府机构、控制信息走向的部门一定是文件发起的源头，需要由专门的科室负责技术上的支持和管理，有的是“办公室”，有的是“综合管理部”。二是完整的通信设备。在信息化的不同发展阶段，信息化办公的侧重方式有不同，例如开会的方式，电话会议，到电视电话会议，到远程视频会议，现在也可以用手机视频开会。因此，需要针对时代特征，不断的更新通信设备以跟得上时代要求，提高办公效率。三是先进的网络环境、数据信息、系统应用软件等办公系统。不同时期、不同领域，其办公网络系统和软件系统也是不同的，因此“办公自动化”、“OA（Office Automation） 协同办公”、“协同管理”、“多维智能管理” 等从软件到观念上不断的演进，形成了现在各个行业不同方式的无纸化办公方式。

2.我国政府机关无纸化办公的发展历程

无纸化办公的思想要从“办公自动化”说起，在八十年代的中期，全国召开的第一次办公自动化规划会议，首先对我国政府机构和直属国企的办公自动化进行了设计，随后逐步由个别企事业单位发展到了社会各行各业。政府办公自动化的代表要从1986年的国务院电子振兴领导小组办公自动化会议开始，对办公自动化系统功能及模式等诸多细节做出了规定和指示。随后国务院率先开发了“中南海办公自动化系统”，是政府机关无纸化办公迈出的第一步。经过三十年的发展，我国目前政府机关办公自动化的发展历程，可以归纳为三个阶段：第一个阶段是电子文件型OA（Office Automation）阶段，是以国家政府机关开始的，以电脑、WPS、MISOFFICE 等办公软件为主要办公方式，逐步代替传统独立的打字机实现了数据统计和文档写作的电子化，即将办公信息载体从原始纸介质方式转向电子文档方式，将电子邮件的形式逐渐开始取代电报形式，这是一个从形式上的质的飞跃，最显著的效果是为当时的文件传输节省了大量的中间时间和电报成本。第二个阶段是协同型 OA 系统阶段，是从 90年代中后期，借助互联网络技术，在一些文件传输和聊天软件的支持下，开展协同工作，在公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理等功能上，在网站或是专门软件上面就能实现工作流程的简化。例如，文件档案的归档，虽然还保留签字制度，但是在文件台账的整理上和某些文件的传输上，已经形成了电子化的形式。第三个阶段是公开的信息平台。21世纪至今，随着网络端、手机端的结合，以及大众对信息的敏感程度提高，政府机关以“门户”为技术手段，整合信息资源，将信息第一时间的通过专门内外平台，实现对内管理与对外公示，加强了政府与社会各界的交流，加强了政府与人民的联系。

二、政府无纸化办公技术应用现状

无纸化办公在企业，尤其是私企和外企的发展更为迅速，与市场接轨的更加密切。无纸化办公的技术内容已经包括了计算机技术、网络技术、通信技术、管理学、行为科学、人机工程学、系统工程学等领域，对于一个现代化企业来说实现无纸化办公的程度高低已经成为衡量实现现代化管理好坏的标准。

而对于政府机关来说，由于其办公特点的性质所限，无纸化办公的内容和应用程度与企业比还有很大的区别。首先，就是不能实现全面无纸化。从档案管理的角度来说，政府的一些决策性文件或是涉密文件，必须要求纸质形式，甚至在发行份数上有严格限制。从归档的形式上看，一些不能有电子文档的形式，必须要有法律效用的签字才能归档。因此，不能实现全面无纸化，不是技术达不到，而是管理制度要求。其次，政府机关办公对象的区别。无纸化办公不仅仅指的是对内办公，还有一些窗口单位的对外办公，例如一些面向人民的窗口，这就涉及到了窗口开放程度，政府机关不但要做到信息的公开，还要做到不误导人民。再次，政府机关由于层级庞大，软硬件更新有时滞。从国家到地方，不同的政府部门层级较多，设备的差异也较大，因此，无纸化办公的水平也有差异，不能将办公要求一律等同，有时候会造成办公的时间上的对接不上，这就要求政府在信息化的发展上，加快脚步。

三、政府机关无纸化办公方式

（一）对文件是否可以实现无纸化办公进行分类

政府无纸化办公是以先进的计算机信息处理技术和网络安全技术为基础，以实现各层级机关部门日常办公导向、以非涉密公文的传达、流转、处理为核心，遵循快捷、节俭协同办公理念，按照统一规划、统一平台系统、确保安全的原则，采取集中管理的方式，建立的办公交互体系。因此，根据安全、保密、快捷、协同的原则，首先要对能够实现无纸化办公的文件进行分类，并需要部门对文件的传达与接收进行签名。需要各层级对文件是否能通过电子文件形式做出监管。

（二）建设统一的信息系统

建设与上下级政府机关无缝对接的协同办公系统软硬件平台及辅助系统，并在整体的平台上为接入相关部门形式上相对独立、步调上统一的办公系统。政府机关内部要形成公文处理、日常行政管理及跨部门开展文件、信息交流服务三方面完整的平台。建成一个在基本职能想各级贯通的信息系统。

（三）完善无纸化办公制度

根据中央的办公信息化的一系列规定和政策，政府机关在内部管理与窗口服务方面，要不断完善自身的无纸化办公管理制度，不但要控制文件传输上的风险，还要做到责任具体化，不断的完善无纸化办公体系，形成对信息的有效监管。既要保证政府办公的信息化安全，又要使信息畅通，确保无纸化办公落到实效。

四、强化政府无纸化办公的建议

（一）加强组织领导

推行综合的无纸化办公系统的开发和应用是政府机关政策性和技术性很强的工程。整 个工作需要由各级党政一把手统一部署，要由办公室统一管理及协调文件的传输和管理，需要建立独立的信息化工作办公室负责设备和系统的管理。实施各级信息工作办公室的对接。

各级领导干部要提高认识，带头学习、带头使用，促进无纸化办公工作的顺利开展。

（二）加大建设投入

无纸化办公需要以先进的技术作为支撑，因此，不但要做到软件上的更新，还要在各级机关做好硬件上的更新，因此，要加大信息、通信、计算机上的投入，以确保信息系统的顺利运行和无纸化办公通道的顺畅。

（三）健全制度，确保安全

根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《中华人民共和 国电子签名法》、《中华人民共和国档案法》等政府文件的规定，对照本级政府机关在无纸化办公制度、方式、管理、实施上面的办法，查找漏洞，完善管理制度，明晰权责，做好体系的完善。

强化安全管理，规范身份认证、权限管理、系统准入等制度，规范上报和下行文档电子印章的使用，确保用户身份的唯一性和办公的痕迹唯一性，确保文件使用和传递的合法性。同时，重点对涉密文件进行管理，不适合无纸化办公的要严格按照涉密文件办理手续进行。

徐慧琼. OA系统的设计与实现[J]. 机械工程与自动化. 2011(03).