如何在电力施工企业中做好电子文件的归档

张彦

(中国能源建设集团甘肃火电工程公司,甘肃兰州 730070)

如何在电力施工企业中做好电子文件的归档

张彦

(中国能源建设集团甘肃火电工程公司,甘肃兰州 730070)

随着科学技术的发展与进步,尤其是辅助设计CAD技术在电力施工企业中的广泛应用,使得电子文件越来越多,这无形中增加了电子文件归档工作的难度,如何科学地收集和管理这些文件是广大电力施工企业所要考虑的一个问题。所以,本文将对电力施工企业电子文件的特点以及电子归档工作中存在的问题和解决措施进行全面论述,以期对电力施工企业的电子文档归档工作起到帮助。

电子文件 归档 措施

1 电子文件的定义及其特点

所谓电子文件,简单来说,就是以数码的形式存在,且能在通信网络中进行传输的文件。这类文件来自于数字环境和数字设备,通常被存储在磁盘、光盘、磁带等载体中。目前,人们在生活和工作中经常接触到的电子邮件、电子文书、电子图纸、电子报纸等都属于电子文件。电子文件无论是在其来源、归档、存储,还是管理方面,都与传统纸质文件有着明显的区别,具体表现在:

第一,电子文件具有共享性。人们可借助计算机等数字设备,实现电子文件在通信网络中的传输,供所有网络用户查阅;而纸质文件则具有明显的排他性,因为它是唯一的。

第二,电子文件的查阅有赖于数字设备的支撑。电子文件的阅读有赖于信息技术和现代化办公手段的支撑,而传统纸质文件则可被人直接阅读和使用。

第三,电子文件对存储手段和存放要求极高。传统纸质文件归档之后,只要将其存放在档案室内,并做好档案室的防潮、防虫措施即可;为电子文件的保存除了要求系统具有极高的安全性之外,还要求工作人员做好防磁、防潮方面的工作。

2 电子文件归档方式和途径的选择

电子文件通常会被存储在某些载体中,如磁带、光盘、磁盘等,这些载体一旦被损坏,文件内的资料便会彻底丢失,相比之下,纸质文件的载体则稳定的多,所以一定要采用科学的方式对电子文件进行归档。无数实践证实,电子文件内的数据及可能因为采取了不当的存储介质而丢失,如磁盘质量不佳,文件的可读性会大打折扣。有时候人们会通过备份的方式来保证文件的安全性,但这会增加文件的归档成本以及工作量,目前最可行的办法就是用光盘、网络、专员对电子文件进行归档。

第一,成立专门的归档部门。企业要在内部成立专门的归档部门,尤其是电力施工企业,由于文件涉及的内容较为复杂,更是应该将各项工程形成的电子文件存储在U盘、磁盘等文件中,交由归档部门统一管理。

第二,活用计算机信息管理网络。电力施工企业可利用互联网技术,在档案管理部门与各业务部门之间构建一个电子文件传输网络平台,以提升电子文件的归档效率。此外,档案管理部门也可利用这个平台下载与项目工程有关的资料。

第三,委派专员负责归档。自建设部出台《建设电子文件与电子档案管理规范》以来,相关部门就要求各施工企业尤其是电力施工企业将工作中形成的各种数据、资料,以电子文件的方式,通过网络专线,提交给管理部门,由管理部门委派专员对电子文档进行归档与处理。在管理过程中,管理专员要按照相关部门的要求,定期整理文件编目,鉴定、更新文件内容,以满足各部门对电子数据的需求。

3 电力施工企业电子文件归档工作存在的问题

3.1 电子文件归档工作缺乏制度的支撑,整体管理水平偏低

电子文件管理是一项专业性极强的工作,而且该工作本身就与电子信息技术有着千丝万缕的关系,如果在落实工作时有一个完善的归档工作作为支撑的话,其规范性是绝对有所保证的。但在实践过程中,有不少电力施工企业还没有意识到这一点,他们依然在用管理纸质文件的理念和方式管理电子文件,就算有个别企业建立了规范的管理制度,但却未发挥该制度应有的作用。有些企业在管理电子文档时,仅仅是将其简单的存放在电脑、磁盘和U盘中,忽略了对文件的更新,甚至没有对电子文档进行加密处理,使得文件轻易落入个人手中,以上这些现象都严重影响了电子文件归档工作的效率和质量。

3.2 组织领导对电子文件归档的认识存在偏差

目前,有相当一部分电力施工企业的领导还未意识到开展电子文件归档工作的重要性,将纸质文件管理和电子文件管理混为一谈,认为将企业内部的文件必须完全保密,归本企业所有,不能与他人共享。还有一些企业领导存在“能少文就少文,能不文更好”的挂念,认为只要将项目施工中形成的纸质文件收集起来进行统一管理即可,无需再耗费额外的时间和精力将这些纸质文件转化成电子文档,而且存储这些电子文件还需要购置专门的设备和器材,这会增加企业的发展成本。但是,随着尤其是辅助CAD技术的广泛应用,施工单位的电子文件越积越多,若企业依然固步自封,坚持用纸质文件的话,就会导致企业与时代脱节。

3.3 电子文件归档软件虽多,却缺乏足够的兼容性

现阶段,一部分电力施工企业已意识到了电子文件归档的重要性,开发了诸如财务管理信息系统、合同管理信息系统、档案信息管理系统、OA办公自动化管理系统等电子文档管理软件和系统。但仔细分析却会发现,这些系统都是针对各部门的业务特点开发的,只能应付业务范围内的工作,更不用说彼此共享信息了。由此不难看出,要充分发挥这些软件对电子文件归档工作的促进作用,首先就要想办法提升软件间的兼容性,实现信息的共享。在电力施工建设中,仅用一款软件收集、整理施工作业中形成的所有电子文件是远远不够的,但如果任由每一个部门随意使用电子文件管理软件的话,又会造成管理上的混乱,使其各自为政。就拿财务管理系统来说,该系统负责收集、管理和描述与财务工作相关的信息,对财务部门来说,这个系统是相当实用的。但我们却很难将该系统中的数据和资料直接调入档案管理系统中,可见软件间缺乏兼容性的问题已严重影响了归档工作的顺利进行。除此以外,在电力施工企业中,由于档案管理部门的软件更新、升级速度总比其他部门慢半拍,想要直接将其他部门的先进软件安装在档案部的电脑上也是不现实的。首先,档案管理工作人员不熟悉其他部门软件的操作方法。其次,在一台电脑上安装过多软件会影响其运作效率和检索速度。

4 电力施工企业如何做好电子文件归档工作

从某种角度来将,电子文件归档的工作难度、要求均比纸质文件的归档高的多,这主要是因为,很多工作人员还不够了解电子文件,认为电子文件只是一堆数据,不用像纸质文件那样开展全面的归档工作,尤其是那些老员工,在工作中更是表现出了排斥、抵触电子文件的态度,坚持认为纸质文件比电子文件更方便,既不愿意转变思维,又不肯主动学习电子计算机技术,因而无法驾驭电子文件归档这份对计算机操作水平要求较高的工作。本文认为,电力施工企业在开展电子文件归档工作时,一方面要立足现实,本着与时俱进的精神,结合自身办公自动化与信息管理的状况和特点,建立完善的电子文件归档制度,定期组织管理工作人员参加专业技能培训,为电子文件归档工作的开展扫清障碍。

4.1 构建科学、完善、规范的电子文件归档系统

对电力施工企业而言,为实现工程项目信息的全过程加工与处理,建立一套科学、完善的档案管理电子文件归档系统是相当有必要的,这可以解决电力施工企业电子文件长期得不到管理的问题。通过运行这一系统,档案部门可以对电子文件的前端进行实时控制,高效地收集、处理与加工电子文件,保证设计与归档工作同时进行,满足各部门对电子文件的需要。在日常工作中,各部门的人员可根据工作需要登陆档案系统,利用其中的电子文件信息在线查询功能,下载、浏览、拷贝电子档案。同时还要以电子文件归档系统为依托,建立配套的纸质档案数据库,规范档案的管理,这一方面可以实现档案的经济价值,另一方面大大减轻了工作人员的压力。电力施工企业的电子文件涉及项目工程的方方面面,任何一个环节出现闪失都会使电子文件的完整性、系统性大打折扣。所以,企业要通过建立科学的系统来规范电子文件收集归档工作,这样才能明确各个单位的职责,做到有章可循。

4.2 做好电子文件的收集工作

落实电子文件归档工作的前提条件是保证收集工作的顺利开展,只有从源头上保证信息内容的真实性、客观性,才能满足各方对信息的需求。在日常工作中,工作人员除了要小心保管电子文件的载体之外,还要实行“电子版、纸质版各一套”的保管制度,尤其是要保证不同载体下信息内容的一致性。现阶段,大部分企业都实现了办公现代化,他们利用内部局域网实现了文件的批办、传递、催办。所以,电力施工企业在收集和管理电子文件时,要跟上时代的潮流,学会活用局域网和互联网。

4.3 做好电子文件的归档、备份和鉴定等工作

在当前的社会环境下,电子文件的归档要满足以下要求:(1)用光盘、磁盘等存储载体刻录下电子文件的最终版本,并设置一个保存期限(通常不超过一年)。(2)同一电子文件要拷贝三份,一份交由档案部门管理,第二份交由业务部管理,最后一份放入企业系统,供全体人员查阅使用。(3)采用统一的格式存储电子文档,如无特殊要求,通常将图像文件保存为JPG格式,文档文件保存为DOC或TXT格式,数据文件保存为DBF格式,等等。(4)严格按照系统操作程序存储电子文件,以免程序发生错乱,因工作人员操作不当而导致电子文件丢失、损坏的现象比比皆是。(5)管理好各类归档软件,工作人员的电脑上必须安装权威的杀毒软件,设置防火墙,以免计算机遭到黑客攻击而导致数据外泄。(6)管理好硬件设备。重视计算机设备的养护,及时下载服务器升级补丁包,工作结束后要及时关闭计算机,以免其因超负荷运作而出现死机、系统崩溃的现象。

除此以外,由于电子文件对软硬件设备的依赖度极高,定期开展电子文件鉴定工作是相当有必要的,各个部门要积极主动的配合档案部门对电子文件的开放度、真伪、价值进行鉴定,以保证文件信息的实时性、完整性。

4.4 做好电子文档存储安全管理工作

对电力施工企业而言,落实电子文件归档工作的关键就是保证存储载体的安全,该目标的实现可从软件管理、硬件管理两个方面入手。首先,为避免电子文件被他人以非法途径窃取,每一个管理人员的电脑上都必须安装杀毒软件,设置防火墙。其次,要保证计算机在一个湿度、温度适宜的环境下工作,定期登陆服务器网站下载最新的升级补丁包。这样才能提升电子文件数据在网络通讯传输中的保密性和安全性。

4.5 全面提升电子文件管理人员的综合素质

电子文件管理是一份专业性极强的工作,没有一定的专业知识和计算机信息技术水平是无法胜任的。所以,电力施工企业要舍得在人才培养方面投入人力、物力、财力,这样才能大量引进一批具有计算机操作技能和专业知识的综合性人才。当员工的工作步入正轨之后,企业要定期组织他们参加各种技术培训,并通过宣传,使之认识到电子文件管理工作的重要性。

4.6 严格按照电子文件归档原则展开工作

电力施工企业必须严格按照以下原则落实电子文件归档工作,以保证电子文件的可操作性,真正做到有章可循。

第一,核对、鉴定原则。在电子文件归档工作中,为保证电子文件的系统性、实时性、可读性、有效性以及完整性,工作人员必须定期鉴定、核对电子文件的内容、真伪,并制定一个有效的保管期。鉴定完毕之后,用官方杀毒软件检测电子文件,确认未受电脑病毒影响之后,进行备份,然后转录到与应用网络完全隔离的存储器中。为方便其他部门利用、开发和阅读电子文件,工作人员要将电子文件转录到一次性写入光盘中作为备份,并编制文件索引。

第二,按时归档原则。电力施工企业各部门要通过硬件拷贝和发送邮件的方式,将已经形成的电子文件递交给电子档案室。然后由档案管理对所有电子文件进行统一管理。比如,记录下各部门使用档案的时间,根据各部门的工作需要调配、发放档案等。

5 结语

总而言之,电子文件归档工作对于电力施工企业而言,是一项全新、复杂且极其重要的工作,作为项目工程施工中不可或缺的一环,其工作效率、质量直接关系到了企业的成败。相信随着科学技术的腾飞,电子文件管理工作将成为档案工作者的主要内容。笔者了解到,目前还有相当一部分企业没有意识到开展电子文件管理工作的紧迫性,电子文件归档工作自身也存在很多不足之处,这些问题的解决很大程度上依赖于档案管理人员的意识和观念以及相关制度的执行,只要在各种软硬件措施齐全的情况下,对电子文件管理进行规范的管理,才能适应档案管理的现代化需要,发挥电子文件的经济价值,从而推动电力施工企业的健康发展。

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