谈高校档案分层管理模式的构建*

陈海静 沈 荣

（1.常熟理工学院档案馆，江苏常熟，215500；2.常熟市档案局，江苏常熟，215500）

分层管理是对管理对象划分层次，设计相应的层次管理目标、手段、方法，实施与层次相对应的有效管理。分层管理能有效减少管理手段、方法层次与管理对象发展层次的不对称而导致的管理资源浪费。高校档案事业发展水平以高校整体建设水平为依托，高校分层决定了高校档案事业发展的层次性。高校档案建设顶层设计应纳入“分层管理”原则，并构建高校档案分层管理模式，对不同层次档案建设对象的建设目标、管理手段、评价指标等进行分层设计，对不同层次档案建设对象提出不同的建设要求。

1.构建高校档案分层管理模式的必要性

1.1 适应高校分层的必然趋势

随着高等教育的大众化、规模化与多元化，我国高等教育的分层分类格局初步形成。这在一定程度上是社会需求和高校自身发展的结果，但起主导作用的是政府对高等教育资源宏观配置的差异性。从微观单体来看，高校内部教育资源配置也存在诸多缺失,配置不平衡、结构不合理现象普遍存在，档案等其他专业技术岗是缺失的重灾区。高校档案部门获取资源的能力取决于高校层次以及高校内部教育资源的分配机制，包括人、财、物力资源，而这些资源要素的配置程度是高校档案建设水平高低的决定性要素。高校档案建设必须坚持与资源配置相适应的适度发展规模，才能使有限资源发挥最大效益。以高校层次与资源配置为重要参考指标，对高校档案建设对象进行分层，并根据各层次的管理需要，设计相应的管理目标、管理手段、管理职能层次，最终构建分层管理模式，成为适应高校分层条件下高校档案事业发展的必然趋势。

1.2 档案内部资源保有量差异的必然结果

如果将高校档案事业获取的人力资源、财力资源、物力资源等称为外部资源，那么高校档案部门自身的资源储备就称为内部资源，高校档案部门内部资源的保有量也是决定高校档案事业建设规模的核心要素。档案实体、档案信息、档案编研产品等都是内部资源的组成形式。不同高校其档案资源的保有量存在较大差异，这些差异以物化方式或数字化方式体现出来，如案卷数量的差异、数字化档案资源占据存储空间的差异、档案编研产品数量与质量的双重差异等。档案内部资源保有量与高校层次呈正比例关系，处于金字塔尖的高校，档案建设不仅能获得更多的外部资源，同时也具备更丰富的内部资源作为支撑，档案事业建设的规模、速度和效率都会远高于金字塔底端的高校。因此，结合内部资源的特点与特色，构建分层管理模式，是高校档案事业建设的现实选择。

2.构建高校档案分层管理模式的意义

2.1 有利于实现资源的优化配置

从宏观层面来讲，分层管理就是从尊重外部与内部资源整体的有限性现实出发，构建与资源相适度的建设模式，避免因对资源的开发和利用陷入盲目或保守状态而造成的资源浪费，使资源得到合理的开发与利用，实现资源的优化配置；从微观层面来看，分层管理需要解决管理对象内部人力资源、财力资源以及物力资源等的调配问题，在建设对象分层的基础上确定管理目标，在管理目标的引导下调配资源，有利于实现资源的整合与盘活。

2.2 有助于克服高校档案建设同构同质化

高校档案在建设过程中树立了很多单体建设标杆，以江苏省为例，位于省会城市的南京大学档案馆、苏南地区的江南大学档案馆在行业内是领军力量，吸引很多省内其他高校档案部门前来参观考察。但是无论是南大模式还是江大模式，都是不能被复制或效仿的。在现有管理体制、管理模式与考核体系的催化下，江苏乃至全国，高校档案建设同构同质化现象都不可避免。高校之间所承载校园历史文化的厚重感不同，档案作为文化附着的重要载体，高校档案事业需要建设出浓厚的文化特色，才具有更加绵长的生命力。构建分层管理模式，以培育和打造档案事业的优势和特色为建设导向，克服建设过程的同构化与同质化难题，是高校档案事业进一步拓展的有利保障。

2.3 能够提高高校整体建设水平

图1 高校档案分层管理系统模型

档案效益发挥的滞后性特点，使高校档案事业发展面临需让位于教学、科研、管理等学校中心工作的尴尬境地。充分展示出高校档案建设对高校发展的重要战略意义，是高校档案事业赢得宽松发展条件的前提。释放档案建设活力，需向改革与创新求解，打破盲目趋同的档案建设格局，对建设对象与管理目标分层，消除较低层次档案建设对象的力不从心之感，目标得当，才能发展出特色与水平。构建高校档案分层管理模式，引导各层次档案建设对象找准自身所处层次，发展符合自身层次的档案事业，提升档案建设水平，促使档案建设与高校教学、科研、管理工作平衡发展、相互促进，能够使档案在高校教学、科研、管理活动中的应有价值得以充分发挥。致力于使高校档案事业成为提升高校整体建设水平新的着力点与突破口，才能充分体现高校档案事业在高校整体发展过程中的重大战略意义。

3.高校档案分层管理模式的构建原则

3.1 依法治档原则

构建高校档案分层管理模式是推动高校档案事业科学发展的建设之需，而依法治档则是促进高校档案事业科学发展的强基之举。构建高校档案分层管理模式，必须以法律制度为保障，要加大依法治档力度，提高法律制度的执行力。一方面，高校档案分层管理模式应在《档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规的指导下构建；另一方面，推动这一模式向纵深发展，也需要相关档案法律法规的修订与完善，尽可能做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，用档案法治保障高校档案事业的科学发展。

3.2 适度规模原则

构建高校档案分层管理模式需要坚持适度规模原则，以高校建设规模、内部档案资源保有量与资源的有效配置为依据合理划分档案建设规模。分层管理的价值追求在于避免将管理对象单层化来解决管理问题，而是在管理对象分层后，实现管理手段的分层。确定适度的建设规模，就是在解决管理对象的分层问题，这是合理进行建设规划、决策、组织、控制、指挥等管理手段的前提。坚持适度发展规模，能够有效避免将单一的管理手段应用到不同的管理对象上，有利于资源的优化配置，从而发挥出适度规模效益。

3.3 分类适用原则

以高校建设规模、内部档案资源保有量与资源的有效配置为依据划分档案建设规模，解决建设对象的分层分类问题。针对不同层次的建设对象，应体现出层次化的管理手段与衡量标准。对不同的建设对象，管理方法的导向性不同，最终管理目标也不同，这是高校档案分层管理模式的基本指导思想，也是构建原则。管理手段与评价指标的设计与执行需要坚持分类适用原则。

4.高校档案分层管理系统模型设计

在高校档案分层管理模式构建原则的指导下，构建高校档案分层管理模式的基本思路是以高校层次、资源的有效配置、档案内部资源的保有量为依据合理划分档案建设对象的层次；对每一层次建设对象设定差别化的管理目标，运用差别化的管理手段，体现管理的层次；对管理手段的执行情况与目标的实现程度，采用不同的评价标准，坚持评价的层次。总体来说，高校档案分层管理模式需要从对象层、管理层、评价层三个层面同步构建。下文将从对象层、管理层、评价层三个层面建立高校档案分层管理系统模型，对高校档案分层管理模式进行直观阐述。

4.1 对象层

通过对江苏省多家不同规模高校档案建设情况的调查，高校档案建设对象的层次分明，与高校层次交相呼应，基本呈现高、中、低三个层次。层次差别主要通过案卷数量、人员数量及构成、经费投入、数字化进程、编研能力、科研能力六个要素体现出来。建设对象三个层次在数量上有规律可循，从低层对象到高层对象，数量依次减少。因此，在系统模型中，用金字塔式来表现建设层三个层次的数量与层次状态，从金字塔顶端到底端依次是高层对象、中层对象、低层对象。

4.2 管理层

管理层依据对象层的划分确定管理目标与管理策略，管理目标的制定要考虑资源的可承受程度，管理策略的选择则需在管理目标的引导下进行。高层对象上述六要素的充盈度高，具备充足的资源与技术基础完善利用服务，服务是管理的侧重点；中层对象具备一定的资源基础，信息化工作相对滞后，技术是管理突破；低层对象各要素状况都较为疲软，强化内容，加强档案资源建设是管理重点。因此制定管理目标与选择管理策略的基本思路应是：高层对象坚持服务的导向性、中层对象坚持技术的导向性、低层对象坚持内容的导向性。

4.3 评价层

评价层针对管理层的实施效果做出评价，对管理目标的实现程度进行定性或定量评估，以检验管理目标的实现状况与管理策略的适用状况。针对高层对象的服务型管理，服务质量与服务效率是评价重点，因此应以用户满意度评价指标为核心展开全方位综合评价；针对中层对象的技术型管理，则应侧重于信息化评价指标，对软硬件设施配备、使用以及网络技术等的运用情况进行重点评价；针对低层对象的资源型管理，则坚持以馆藏优化程度为评价重点，对各类别档案收集、征集的齐全完整程度进行重点评价。

高校档案分层管理系统模型搭建了高校档案分层管理模式的战略框架，阐明了分层管理模式的基本思路，为进一步研究奠定了基础。针对不同层次管理对象如何制定管理目标；服务型、技术性、资源型三种管理策略的具体规划；评价层的具体结构及测评要素的设计与论证都将是高校档案分层管理模式战略构建的重点，笔者将会进一步展开深层次研究。

*本文为2012年江苏省档案局科技项目“高校档案分层管理模式研究”（项目编号：2012-17）研究成果之一。

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