发挥业主主导作用 规范建设项目档案工作

尹 路 马 樑 周俞华

（华东宜兴抽水蓄能有限公司，江苏宜兴，214200）

江苏宜兴抽水蓄能电站（以下简称电站）是国家重点能源建设项目和江苏省“十五”期间重点工程。由华东宜兴抽水蓄能有限公司（以下简称公司）负责建设和运营管理。电站工程于2003年8月19日正式开工建设，2008年12月1日四台机组全部建成并投入商业运营，工程总投资42.18亿元人民币。电站工程荣获国家电网公司优质工程、中国电力优质工程奖和中国建设工程鲁班奖（国家优质工程）称号。电站建设期间，公司在项目档案管理方面充分发挥业主的主导作用，坚持档案工作与工程建设同步开展，将档案工作渗透到工程建设的各个层面和环节，为电站全过程精细化管控、工程达标创优、管理和技术创新等工作作出了重要贡献，项目档案工作也荣获国家档案局首批全国建设项目档案管理示范工程称号。

一、明确目标，充分发挥项目业主的主导作用

电站开工前，公司就提出了“创建精品档案，服务电站工程”的档案工作总目标，把业主对工程建设的主导作用引入项目档案管理。一是及时向省档案局呈报《重大工程项目档案管理登记表》，确保项目档案管理得到上级主管部门的支持和指导；二是在工程招标阶段就在合同招标文件中确定归档要求，签订的正式合同中均有专门条款规定了工程档案要求和归档责任；三是在主体承包商进点时，制定下发达标投产考核办法及实施细则，进一步细化档案管理措施；四是在主体工程开工后，立即组织召开档案管理专题会，统一规划项目档案管理工作，明确各方的管理职责和内容，初步构建了业主主导、统一管理、协调配合的一体化项目档案管理格局。

二、制度先行，以程序化文件体系规范项目档案工作

公司运用现代项目管理理念，严格按照国网新源控股有限公司的标准化管理要求，结合工程建设实际，以HF14000和IS09000标准为基础，主动探索和创新出水电工程项目管理的过程管理模式，组织制定了公司管理手册、质保、投资控制、进度控制大纲，创建260多个程序文件，建立电站项目建设管理体系。其中，各类程序文件均提出了资料设立、流转、整理、归集的具体要求和时效，确保了档案资料流程管理的有序在控。同时，公司还严格按照国家档案局《建设项目（工程）档案验收办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的文件规定，制定了《电站工程科技档案分类表》《电站竣工资料编制细则》《机电设备随机资料档案管理程序》等16项档案管理制度，并落实到设计、施工、监理单位以及公司各职能部门，使项目档案管理工作真正做到“凡事有人负责、凡事有章可循、凡事有人监督、凡事有据可查”。

档案人员参与电站设备入库验收工作

三、加强领导，构建灵活高效的项目档案管理网络

公司考虑工程建设初期、土建高峰、机电高峰、尾工建设的具体特点，设立了垂直管控、适时调整的工程档案管理网络，确保了项目档案管理的工作重心始终保持与工程建设实际相一致。加强对参建单位档案管理网络的建设和指导，对其档案人员进行动态闭环管理。一是严格进门制度，坚持对各参建单位档案管理人员进行资格审查，要求所有档案管理人员均需通过公司组织的专项培训考核方可上岗；二是把好重大合同人员关，要求重大合同承建方设立公司垂直管控下的独立档案管理网，由合同负责人或技术负责人担任第一责任人，确保合同执行层的档案工作得到充分重视和保障，从源头上解决了漫长的工程建设周期中容易导致的职责不清，推诿扯皮现象；三是考虑基建期、基建转生产的过渡期、生产期的部门职能变化，及时调整公司内部档案管理网络，对公司内部职能部门的档案职责和范围进行调整说明，并设立兼职档案员队伍贯彻落实；四是每年印发公司年度归档范围和要求，通过部务会说明、内部公示等形式及时传达至全体员工，为顺利开展工程建设档案工作构筑了坚实的组织保障。

四、合理投入，全力保障项目档案管理质量

工程建设初期，公司就谋划建立高标准的永久性档案室，并统一规划建设了符合档案管理工作的各类功能区，安装了气体消防设施、专用电子门禁和监控系统等设施，配备了空调、除湿机、防磁柜、遮光窗帘、吸尘器等装置，设置密集架，定制规范化卷盒、卷皮等档案装具，满足了档案的保管、存放要求；为档案人员配备计算机、激光打印机、复印机、扫描仪、标签机等办公设备，满足档案管理硬件要求；建设工程建设陈列室和荣誉室，以图片、模型、实物、视频等多载体形式展示工程建设历程和公司取得的成绩。在信息化建设方面，集中采购档案管理软件，统一分发至参建单位，要求工程建设过程中形成的各类文件资料全部录入软件，既实现公司与参建单位之间档案文件的传输和统一，同时实现对参建单位档案工作进度的实时监控。

五、过程管控，持续提升项目档案管理水平

宜兴抽水蓄能电站地下厂房

公司高度重视项目档案过程管理。一是在竣工档案整理过程中，通过制定年度、月度计划予以明确，通过召开施工单位项目经理及档案负责人会议予以落实，确保参建各方的竣工档案均能得到有效监督；二是实施移交档案双审核流程，即参建单位编制——监理单位初审——参建单位修改——公司职能部门复审——参建单位修改——监理、公司职能部门、档案室会审——移交，有效确保了移交档案的质量；三是坚持所有设备开箱验收时档案人员到场签字确认，并由档案人员对设备、材料出厂合格证，设备、材料装箱单等材料实时收集、归档；四是加强竣工图审核管理，开展多轮会审检查，实行纸质、电子版同时归档，以满足工程投产后的运行维护需求；五是根据工程建设特点，注重射线探伤底片、岩芯等特种载体的归档，为准确反映隐蔽工程、记录地质原貌提供了珍贵的历史资料。

六、强化培训，大力开展项目档案业务指导

公司对档案从业人员实施“内强素质，外抓培训”的管理方法。一是从严选拔档案专职人员，档案专职均具有大专以上学历，并取得省级或国家档案局核发的资格证书；二是坚持公司档案人员定期深入参建单位，对各标段施工文件的收集、整理和归档工作进行检查，每年组织两次档案专项考核，以查促改；三是加强业务指导，通过“请进来”（邀请江苏省档案局及国网新源控股有限公司档案主管部门培训）、“走出去”方式为电站参建单位档案人员进行培训，提升档案工作水平和技能。