房地产企业档案管理工作现存问题及对策

李雪

摘 要：随着房地产业的迅猛发展，房地产企业档案管理的内外部环境也发生了许多新的变化，出现了很多新问题，如果不及时解决，将阻碍企业的健康发展。本文通过对房地产企业档案管理工作现存问题及对策分析探讨，以促进档案管理的现代化、规范化、科学化发展。

关键词：房地产企业；档案管理；现存问题；应对措施

中图分类号：F293文献标识码： A

一、房地产企业档案管理工作现状及存在问题

1、档案意识不强，档案利用率低

企业档案工作对企业的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多企业长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使企业员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2、重视程度不够，普遍采取分散管理模式

企业是以营利为目的的独立经营、自主核算的社会组织，房地产企业主要从事房地产的开发、销售以及后续的管理和服务等等；由于房地产企业公司内部档案管理相关的应用技术与开发软件相对较少，对档案管理方面的关注度也远远不够。

在企业内部，对档案管理工作的重视程度普遍较低。大多数人都没有意识到档案的重要性，公司的档案也大都是各部门单独整理、保管；而且人事档案、财务档案这类机密档案更是单独存放，这就导致了普遍采取分散管理状态。

3、归档文件齐全完整程度较差

从归档文件完整程度来看，由于房地产企业档案种类多、数量庞大，因此归档工作也比较复杂，不认真的话就会出现有些文件光有正本找不到副本，有些文件的批复和请示不完整。还有一些不正式的文件，如公司领导开会时的讲话、活动策划，归档时容易忽略；一些关于公司重要活动的照片和录音这类特殊资料也没有及时整理保存；房地产企业数量最多的是基建档案，因此在这一块很容易出现不是缺少施工资料，就是缺少了房屋开发利用合同等等，导致归档的文件不完整。

4、档案管理制度不健全

因为房地产企业是新兴行业，所以有关这方面的专门管理制度还不够齐全。一些制度在建设方面存在对档案管理理解不到位的现象，并且对档案的归档范围界定的不够明确，致使不能及时对档案进行归档保管，不能有效的开发利用档案。这些问题对房地产企业档案管理工作的开展造成了很大的阻碍，严重影响了公司对档案资源的有效利用，对公司的发展产生了影响，使企业经营管理与档案管理严重脱节。建立健全的档案管理制度是档案管理的一项基础性工作，是档案工作规范化的要求，也是档案集中统一管理的需要。

二、房地产企业档案管理工作发展趋势

1、房地产企业档案管理信息化

现代社会都是电子信息化的社会，随着科技的发展，对电子信息的应用也是越来越广泛。房地产的档案现代化管理也是如此的。房地产档案管理要朝着现代化信息化的发展，要把电子管理工程的制度建设起来，把电子信息技术运用到各种档案考核、档案管理之中去。同时，也要建立一套非常严格、紧密的系统来规范档案信息系统。档案管理之中的各种操作程序也是要实行电子信息化。

2、房地产企业档案管理的简便化

未来房地产档案管理将会朝着越来越简便化发展。房地产的档案管理一般是一个很繁琐的工作，管理人员每天都要面对大量房地产档案的管理，未来这一工作将变得更加简单。房地产的档案管理也会在政府人员的要求和政策的实施等方面减少手续，都会降低要求。房地产的档案办理程序也将减少，这样大大加速了房地产企业办事效率。也同时，推动了房地产企业快速发展，促进整个行业经济快速发展。

3、房地产企业档案管理的透明化

随着网络信息的快速发展，房地产档案管理也变得更加透明。现代社会的经济发展，人们在追求经济利益的基础之上，无形之中增加了人们对经济财富追求的手段，这样给社会带来很大的弊端。未来房地产档案管理也许会通过网络管理，让人们在不同地点、不同时间都可以看到房地产的档案管理。这样也增加房地产行业的档案透明度。

三、加强房地产企业档案管理工作的对策

1、加强现代化档案管理人才教育培训

房地产的现代化发展是需要人才支撑的，培养现代化管理人才是提高产业能力的一个重要手段。房地产档案在过去几十年的发展，经历了传统的发展模式，由传统的手写记录慢慢地在向着现代化管理转变。现代化管理需要现代化管理人才，人才需要教育培训。所以，房地产企业在培育现代化档案管理人才的策略是必需的。

2、掌握现代化管理技能，提高综合素质

以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，企业档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己成为具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

3、利用现代化技术，提高效率

档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。如利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好的服务于社会。

4、发挥专职档案人员的创新主体作用

专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。

5、加大行业的合作管理

现代化的管理也是需要合作才能实行的。房地产企业档案管理的过程，需要寻求多个企业的合作，行业的合作也将为房地产档案管理提供更多的发展空间。各企业在合作的过程之中，可以互相学习，吸收各自的发展经验和优势，提高自身的竞争力。房地产的档案管理在合作和交流之中不断地进步。

四、结语

房地产档案管理工作将朝着信息化、简便化、现代化方向不断发展。作为新时期的档案管理工作人员，我们要正确认识档案管理工作的现状和未来发展方向，提高工作者的自身素质，主动做好档案利用工作，力求提供真实的统计数字、文件、资料等，并加工处理、编辑，为科学决策提供依据，实现企业利润最大化，促进企业健康发展。

参考文献：

[1]林东芳.谈如何加强房地产企业档案的规范化管理[J].管理学家，2013（16）

[2]吴慧丽.浅谈房地产企业工程档案管理存在的问题及建议[J].中华民居，2011（8）

[3]蒲琳琪.房地产企业档案管理现代化的研究[J].企业管理，2013（6）