浅议精细做好办公室工作的几点思考

李春燕，彭景云，彭冠铭

（川庆钻探公司地研院，成都　610000）

浅议精细做好办公室工作的几点思考

李春燕，彭景云，彭冠铭

（川庆钻探公司地研院，成都610000）

【摘要】办公室工作是一个综合性的集合体，从重要性上讲，它是每个企业不可缺少的重要部门和对上对下的服务窗口，之所以重要是因为办公室具有“管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能”。

【关键词】精细；做好；办公室；工作；思考

中石油各行业历经几次大的重组后，原来的矿办、厂办（党办），基本上二合一；不少单位就连“外事办、维稳办、保卫科、计生办、接待办、事务办”的等职能，全部归入了办公室，几乎是“N办”合一，工作容量大、头绪多、责任大、任务重，稍有粗心就会延误大事。这对于从事办公室工作的同志来说，不仅在思想上、行动上，而且在综合素质上、执行力上乃至政治高度上，都提出了更高的要求。在多年的工作实践中，我深深地体会到：办公室工作“既繁又难”，而要做好、做优这项工作那就更难！面对现实，怎样游刃有余、克服困难，循序渐进地做好这项工作呢？

1　明确职能分工，敬业奉献一盘棋

办公室工作是一个综合性的集合体，从重要性上讲，它是每个企业不可缺少的重要部门和对上对下的服务窗口，之所以重要是因为办公室具有“管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能”。其职能作用发挥得好与坏，对全局工作有着直接重要影响。因此办公室工作千头万绪，必须明确职能分工，各司其职。总起说来，办公室职能主要包括四大类：

——管理服务类职能。主要包括：一是公文管理，即办公室负责公文的收发、传递、催办等各个环节的具体事宜；二是事务管理，如会议的安排，会场的布置，接待上级和兄弟单位的来人；办公室的值班、保卫、通讯联系，单位的办公环境管理等；三是信息处理，即利用计算机网络等各种现代化手段，为办公自动化服务；四是搞好服务，即为保证部门的中心工作而提供全方位的物质和精神两方面的服务。

——综合协调类职能。主要包括：一是统一步调，切实保证院领导的正确决策能够认真贯彻落实；二是化解矛盾，即在单位局部利益发生冲突及局部利益与全局利益发生冲突时，进行及时调研和协调，将矛盾解决在萌芽之中；三是合理安排，协助院领导安排好决策实施过程中的各项事务工作。

——监督指导类职能。主要包括：一是按照上级部门及领导要求，随时检查工作进度及工作质量；二是督办领导决定而没落实的事项；三是协调制订有关院中长期发展规划，并对有关方针政策及做法进行指导和解释。

——参谋咨询类职能。主要包括：一是通过各种现代化手段为领导决策搜集提供各种信息，起草相关文件、领导讲话；二是协助决策，发挥参谋助手作用。

2　具备技能素质，做好交办工作

按照办公室的职能要求，从事办公室工作的所有人员都应努力成为政治可靠、业务娴熟、作风过硬的团队成员。在具体工作中努力在“踏、快、博、勤、心”5字上下功夫，即：

1、“踏”，就是对待工作要“踏实”。办公室工作，无论是办文，还是办事，都要从实际出发，实事求是，工作踏实、待人踏实、完成一切工作踏实。

2、“快”，就是办事要“快捷”。好中求快，快中求好，努力提高工作效率。办事拖拉，作风疲沓，时间观念不强，是影响工作效率的主要因素。办公室的工作人员要切实做到当日事，当日完；急事急办、特事特办，及时完成领导交办的所有工作。

3“博”，就是提升素质要“博学”。办公室工作千头万绪，涉及面广，标准高，要求严，这就需要办公室人员必须具备广博的综合性知识、社会常识和录井生产流程知识。只有知识积累多了、知识面宽了、理论功底厚了，才能更好的为领导服务，为基层生产一线员工服务。

4、“勤”，就是要腿勤、口勤。办公室人员应经常到各部门及单位走走、看看，遇事多问、多记；对群众的意见多听、多想、多办，这样才会做到心中有数，做起工作来才能得心应手。

5、“心”，就是要耐心、专心、细心。服务是办公室的一项重要工作，做服务工作一定要耐心，要有礼貌，热情周到，不摆架子，尽量让对方满意；做工作时要专心，不能三心二意，要仔细研究，能够深入到群众中去，了解新情况、新问题；平时处理事务还要细心，多观察，多思考，自觉查找工作中的漏洞和不足，以不断改进工作方法。

3　提升自身素质，创新工作方式

办公室作为单位一个综合性办事机构，肩负着院（公司）的上传下达、综合协调、内外沟通、内部行政管理、党务工作等事项，是服务领导、服务基层的窗口，是部门能否有效统一开展各项工作的关键，因此只有我们不间断的勤于学习、勤于思考，不断提升自身素质，改进工作方式、创新工作方法，才能使我们的服务工作有新的起色和变化。

其一，提升自身素质，要不断加强自身学习，改造世界观。通俗地说，办公室人员是企业领导的左膀右臂，自身素质咋样，直接影响到领导的工作效果和效率。因此一定要坚持社会主义科学发展观的理论学习；坚持邓小平理论‘三个代表重要思想的学习；坚持油田综合管理及“三基”管理等领域知识的学习，不断提高科学化管理企业的水平和能力。

其二，创新工作方式，必须破除旧的管理方式。创新是办公室工作的持久发展动力，坚持不断创新就要不断根除不适应生产力发展要求的条条款款，逐步完善现代化企业管理工作机制，反对因循守旧，在创新上下功夫。办公室工作包罗万象，要结合工作实际，选准突破口，大胆改进，推动各项工作不断向前发展。

其三，创新工作方式，必须创新工作思维。思想是行动的支配者，所以必须解放思想，破除一些不适合形势发展的旧框框，放开手脚，大胆地闯、大胆地式，只有这样才能更好地推进办公室工作的全面展开，取得新成果。，

其四，创新工作方式，必须强化制度建设。没有规矩，不成方圆。制度是人定的，随着形势的发展，也应不断健全完善和创新，绝不可能一成不变。在制度建设创新中，特别应当高度重视激励约束机制的创新和落实。评价制度创新的标准不在于制定得多么细、多么具体，而在于是否紧扣工作需要，堵塞管理上的漏洞，是否真达到了按章办事、奖勤罚懒的效果。

其五，创新工作方式，必须提升服务理念。当好领导参谋，既要想领导之所想，又要超前思考，想领导之未想；要从浅层次的被动服务理念中，向深层次的主动服务转变；要从只是事后被动处理落实问题的理念中，向事前主动提出疑问，服务于领导转变；切实当好参谋，为领导科学决策提供准确的、有价值的信息和建议，不断使办公室工作上档次、上水平。

办公室工作说起简单做起来难，这也许是所有办公室行业同仁们的共识。但是，今天我们既然已选择了这一行，或者是领导安排我们干了这一行，那就应该以党的事业为重，以组织安排为重，义无反顾地热爱这一平凡而光荣的事业，在繁杂的工作中磨练自己，以强烈的事业心和的责任感面对一切困难和挑战，为在四川建设中国石油天然气工业基地和实现300亿大气区贡献我们的力量。

【参考文献】

[1]潘云良：《现代企业管理》，中共中央党校出版社，2008.3

[2]许川：《企业政治工作手册》工厂管理杂志出版社，1986.3