加强企业外部监管完善内部控制制度

韦红

“中原之行哪里去？郑州亚细亚”。中央电视台的广告宣传几乎成了一种“挡不住的诱惑”，一时间，郑州亚细亚集团声名鹊起，“亚细亚”现象令中国商界内外人士趋之若鹜，甚至引起了理论权威、政府高层的关注。确实，亚细亚集团有许多值得学习的地方：它走的是一条与传统经商之道相悖的现代营销之路；它采用的是先进的CI战略系统、别具一格的公关手段、新颖而又温馨的广告宣传、半军事化的管理模式……。这一切使得亚细亚集团在硝烟弥漫的“中原商战”中脱颖而出，给同行带来了危机感和紧迫感，给计划经济体制下的商界吹来了一股清新的风。然而，亚细亚集团却从昔日辉煌的顶峰匆匆滑落下来：效益猛降、债台高筑、官司缠身、集团瓦解。曾经照亮中国商界的那一轮“亚细亚”太阳陨落了，它那一抹残留的余晖给人们以深深的思索。由“亚细亚”引发的思考：完善企业内部控制制度，严格进行外部监管。由于亚细亚内部控制和外部监管存在问题，必然最终走向倒闭之路。尽管它只是我国企业的一个个案，但这种现象却颇具普遍性。因此，如何完善企业内部控制制度，如何进行企业外部监管将是我国企业面临的主要问题和难题。经济现实迫切要求我国企业早日建立健全企业内部控制，提高企业外部监管的效率和效果。目前，我国企业经营效益普遍较差；会计造假行为严重，财务报告严重失真；企业违法违规现象愈演愈烈，进而成为普遍现象。造成这些现象的原因是多方面的，但内部控制的缺失与缺陷难逃其咎。问题还在于，我国很多企业还未意识到内部控制的重要性，对内部控制还存在很多误解，以为内部控制就是十堆堆的手册、文件和制度，或者认为内部控制就是内部成本控制、内部资产安全性控制等，甚至对企业内部控制根本没有概念。现状急需改变！

良好的内部控制制度可以合理保证企业合规经营、财务会计信息的真实可靠和企业经营效率的提高，而合规经营、真实的财务报告和有效率的经营也正是企业风险管理所应该达到的基本状态。从这个角度出发，内部控制是风险管理的必要环节，内部控制的动力来自企业对风险的认识和管理。相反，如果没有良好的内部控制，则往往会导致各种错误和舞弊的产生，甚至造成企业的破产倒闭，从国内的亚细亚倒闭、巨人集团衰败、“银广厦”案到国外的巴林银行倒闭、“安然事件”等无不是由于其内部控制缺损或失效所致。因此，内部控制是防范企业风险事件发生的一种长效机制。既然内部控制是作为防范企业风险的机制而存在，那么如何建立健全企业的内部控制制度？又如何加强外部监管呢？笔者认为必须做好以下几方面工作：

一、建立健全财务机构和制度，为企业监管做好准备

1.合理设置财会机构。目前，一些企业将财务机构与会计机构合并设置在一起，这是同传统的管理模式相适应的。随着我国经济改革的不断深入，企业的财务活动发生了深刻变化，特别是集团企业，资产规模大资本链条长、管理跨度宽、筹资渠道及方式多样化，财务与会计职责不明的弊病越来越明显。因此，财务机构与会计机构分设就显得尤为必要。建立和落实财务监管工作的责任机制是做好企业承包监管工作的根本保证。财会机构应在企业总会计师的领导下开展工作。财务部门可分设财务处和会计处，再根据工作内容下设专业科。财务处的主要工作包括：（1）筹措资金及跟踪管理；（2）参与投资项目的可行性分析及项目的跟踪管理；（3）预算的编制、考核；（4）利润分配；（5）财务分析。会计处的主要工作包括：（1）按照会计准则、会计制度及企业内部控制制度的要求进行会计核算，出具会计凭证，编制会计报表；（2）根据企业管理者的要求编制内部会计报表；（3）负责纳税计算、申报；（4）办理日常报销等。财务处与会计处分设，可使各部门工作目标及职责明确，分别把关，既可保证部门之间工作有章可循，又能保证相关职责之间的相互制约。

2.建立健全财务制度。建立健全财务制度具体包括五项内容：一是资金监管方面：包括筹资管理、资本金管理、消费资金管理、运营资金管理等各项制度；二是资产监管方面：包括损失的核销、固定资产折旧方法和年限等重要会计政策，对外担保、对外投资的审批制度，损失及固定资产报废制度等；三是成本费用监管方面：包括业务招待费的开支办法和标准、递延资产的计列、固定资产的竣工入账、待摊和预提费用的处理等各项制度；四是收入、利润及其分配的监管等制度；五是严肃财务报告及其监管制度。

3.制定严密的内部牵制制度。新《会计法》明确规定，各单位应当建立本单位内部会计监督制度，这为研究制定单位内部牵制制度提供了法律依据。企业有大量资产和经营活动都在运行，企业要加强对其财务监控就必须制定并实行严密的内部牵制制度，这有利于进一步规范企业会计行为，控制经营风险，提高会计信息质量。制定企业内部牵制制度首先必须明确控制目标，要找到控制点，即容易产生错弊而需要控制防范的环节，如审批、核对、审签、结算、记账等等，以达到纵向（即在同一部门内不同岗位、上下级之间的相互牵制）与横向（即企业的一切经济活动应由不同部门分别处理，使一个部门的记录受到另一个部门的牵制）的有机结合。其次，要实行企业重大经济活动联签制度。企业在明晰产权关系后，应明确各级所有者与经营者的责任与权利，建立健全集体决策机制，特别是企业重大的贸易、投资活动必须有财务人员、审计人员参加，经集体研究分头把关。再次，加强企业内部稽核工作。内部稽核从广义上讲应该包括内部审计机构对整个企业经济活动的审查及财务部门内部的日常审核。

二、构建严密的企业内部控制体系，建立配套的奖惩制度

1.构建严密的企业内部控制体系具体包括以下三个层次：（1）在企业设立委派财务总监，进行事前监督。企业应明确财务总监的职责，当好领导的参谋，在其任期内常驻企业，对资金实施全面监控，尤其大额资金运用应实行双签制，由财务总监及企业负责人共同签字。至于大额、小额资金划分由企业根据具体情况确定。（2）“供产销”全过程中应融入相互牵制、相互制约的制度，建立以防为主的监控防线，进行事中控制。有关人员在处理业务时，应明确处理权限和应承担的责任。大宗业务应由部门负责人及企业负责人双签，还必须有多家单位至少是三家单位的报价，经手人员报经部门负责人及企业负责人签字同意购进，零星小额由部门负责人负责审查，但应由企业负责人授权。禁止一人独自处理业务的全过程。（3）设立事后监督，即根据会计部门提供的核算资料，对各部门各项业务进行定期或日常检查。事后监督可由财务总监负责，将监督的过程和结果直接反馈给企业负责人及各部门负责人，提出自己的改进意见提交企业负责人。

2.建立配套的奖惩制度：企业必须定期对内部控制制度的执行情况进行检查和考核，对出现的问题及时解决，在执行中逐步完善内控制度，对不执行或执行不力引起恶果的应进行严惩。

三、建立和完善内部审计制度，促使企业的经营管理正常进行

内部审计是企业对其内部各项经济活动和管理制度是否合理、合规、有效所进行的监督和评价，它可以说是其他内部控制的再控制。内部审计有助于企业发现经营管理中存在的问题，对于促进企业依法经营，提高会计信息质量有十分重要的作用。

1.建立健全内部审计机制。建立由上级审计部门或本级审计委员会直接领导的内审体制，内审不受管理层制约，独立客观地开展工作。明确内审的宗旨、职能和地位、权限以及内审范围、程序、方法等。内审机制要有畅通的报告关系，能直接向内部管理层之外的阶层报告。内审与外审、上一级审计与下一级审计相结合多层次开展内部审计工作。由于客观地位的局限性，内审无法对本企业领导者和同级管理层进行审计，为弥补这一控制的薄弱环节，应该会同社会审计或上级内审部门负责对下级管理层的审计，对各级管理层进行有效的监督和控制，充分发挥内审的作用。

2.加强对内部控制系统的监督与评价。通过一般性的财务收支审计，发现内部管理方面的漏洞，提出改进措施，防止或减少风险事件的发生，促进企业提高效益。

3.抓好经济责任和效益的审计。市场经济条件下，企业领导的素质和管理行为将直接决定企业的兴衰，搞好企业领导任期经济责任审计是投资者和管理者对经营者监管的共同要求，这就必须使领导任期经济责任审计成为一种制度。同时，要加大对企业效益的审计力度，审查其核算是否合规准确，有无虚报盈亏的情况，保证会计信息的真实可靠，变企业短期行为为长期行为。

四、实行科学的、全面的预算管理，为企业监管提供检验标准和考核依据

“凡事预则立，不预则废”，企业经营也不例外，必须实行有效的预算管理。预算管理是指企业为达到既定目标而编制的经营、资本、财务等年度收支计划，这是企业管理现代化的重要标志。预算是控制的基础，只有在预算体系正确完整的基础上，才能谈得上完善的内部控制。

1.预算的内容。凡是与企业经营活动有关的内容，如采购、销售、成本费用、固定资产投资、人员流动、现金流量等都应纳入预算管理范畴，但应以营业收入、成本费用、现金流量作为预算重点，以利润目标为预算起点，实行有效监控。营业收入是企业生存和发展的基础，营业收入预算是否得当，关系到整个预算的合理性和可行性。成本费用预算是支出预算的重点，既要考虑经营性支出，更要对资本性支出项目实行“量入为出”的预算管理，杜绝没有资金来源或负债风险过大的资本预算。现金流量则是企业在预算期内进行正常经营管理活动的保证，没有先进的现金流量预算，整体预算管理将成为无米之炊。

2.预算的编制和执行。全面预算是一项集体性工作，需要企业的各部门和员工的积极参与，但无论采用自上而下还是自下而上的编制方法，决策权都应该落实在内部管理的最高层，如成立由厂长、经理层及各部门主管组成的预算管理委员会，并由其进行决策、指挥和协调整个预算工作。预算调整或追加实行逐项申报、审批制，各部门不得擅自调整预算。预算的执行由各预算单位组织实施，并辅之以对等的责任、权利与义务关系。

3.预算的监控与考核。预算管理的核心是监控，监控有序可以确保预算目标的完成。内部审计部门将经营活动同企业的预算目标相联系，随时根据预算目标对预算执行情况进行监督，并向管理层报告。预算期终了时，将其作为监控预算执行情况及对预算执行者执行预算效益实绩的考核依据；预算的实际执行必须与预算相符，并将其作为考核预算制定者制定预算效益实绩的标准。

五、建立良好的信息沟通系统，提高企业内部控制效果

加强各部门的信息沟通，提高企业内部控制效果。企业的内部控制主体是人，如果相关人员不配合，内部控制制度就会失效，经营风险、会计风险就会加大，因而应加强人员沟通，共同把内部控制工作做好。企业应利用现代网络技术，建立起覆盖的网络系统，特别是财务部门，应使用设置了严密稽核系统并经有关部门批准的统一的财务网络软件。在网络环境下，企业财务活动可以进行远程处理，进行实时监控，同时也可实现财务与业务的协同，大大提高财务、经营等各方面信息的传播、处理、反馈速度，以提供给决策层最新、最全面的相关数据资料，使其所做出的决策更具实效性、准确性，产生最优的决策方案。

当然，网络技术的应用也将使企业承受一定的财务风险。电子商务、网上银行、网上投资、网上结算、网上报税等业务的发展，直接将会计核算及财务监控带入一个更广阔的领域，如果有效监督机制跟不上，就会给经济犯罪打开方便之门，将严重威胁到企业财务安全，因此，企业必须采取相关内控制度加以防范。

六、改进人力资源管理机制，提高企业人员素质

企业文化是一个企业在长期经营实践中所凝结起来的一种文化氛围、企业价值观、企业精神、经营境界和广大员工所认同的道德规范和行为方式。良好的企业文化氛围能为内部控制程序的执行创造良好的人文环境。一个企业的人力资源政策直接影响到企业中每一个人的表现和业绩。良好的人力资源政策对培养企业人员，提高企业人员的素质，更好地贯彻和执行企业内部控制有很大的帮助。因此，企业应面向人才市场，引入竞争机制，合理配置企业人力资源，形成任人唯贤、优胜劣汰的用人机制。企业经营管理者的素质直接影响到企业的行为，进而影响到企业内部控制的效率和效果。因此，企业应加强对企业经营者的学习教育，从知识、技能到职业道德、经营理念等方面提高其素质，逐步形成学习型企业，从而提高内部控制的效率。在进行人员控制时，应做好以下几方面工作：

1.加强企业文化建设，提高人员素质。随着社会经济的快速发展，企业必须面对新环境培育新的企业文化，将适应时代特色的新管理理念、管理风格灌输给企业的各管理阶层和普通员工，提高员工的综合素质和对企业的忠诚度，增强员工对企业目标的认同感，以顺利实现企业的各项目标。同时，还要建立行之有效的培训机制，不断提高员工素质。

2.推行财务总监委派制。财务总监委派制是世界各大跨国公司进行财务集权管理的基本方式之一，因其具有事前控制性、审计经常性、反馈及时性、高度专业性和独立性等特点，可帮助企业进行有效的财务控制。具体施行时可按上级部门与下级部门之间的隶属关系、管理权限，逐级委派各级财务总监。

3.加强对“内部人”的管理。一是加强对企业负责人的内部控制监督，建立企业重大决策集体审批等制度，以杜绝个别负责人独断专行，胡作非为；二是加强对职能部门的控制监督，建立部门之间相互牵制的制度，以杜绝部门权力过大或集体循私舞弊；三是加强对关键岗位管理人员的控制监督，建立关键岗位轮岗和定期稽查制度，以杜绝重要岗位人员以权谋私或串通作案。

七、不断强化外部监督，督促企业不断完善内部控制制度

目前，我国企业的外部监督乏力。为了加强监督，企业应有政府监督（如财政、审计、税务、证券监管等部门的监督）和社会监督（如注册会计师、社会舆论等的监督）在内的企业外部监督体系来监管。然而，如此大的一个监督体系其监督效果却不尽如人意。究其原因主要有三个方面：一是各种监督的功能交叉、标准不一，再加上分散管理、缺乏横向信息沟通，未能形成有效的监督合力。二是各种监督没有按照设定的目标进行，有的甚至以平衡预算和创收为目的，监督弱化问题严重。三是不规范的执业环境和不正当的业务竞争，以及对注册会计师监督不力，使得“经济警察”的作用并没有发挥出来。笔者认为对企业进行外部监管，财政、税务、审计等部门要合理分工，建立岗位责任制并注意加强彼此间的信息交流、定期互通情报，形成有效的监督合力；应加强对企业内部控制的了解、检查与监督，加大执法力度，增强威慑力；有关部门必须切实抓好对注册会计师职业质量的监管，使注册会计师的社会监督职责到位；鼓励与支持广播电视、报刊等新闻媒体对企业违法违纪行为曝光，以充分发挥舆论监督的作用。政府主管部门及相关社会机构对企业内部控制的定期评价，有利于及时发现企业内部控制过程中忽略或难以发现的问题，从而有利于企业内部控制环境的自我完善。

（作者单位：江西中烟工业有限责任公司井冈山卷烟厂）