科技项目技术档案管理分析

袁碧辉

摘 要：

科技在不断进步，同时涉及科技的项目更是层数不穷，科技项目的验收、归档等工作愈加复杂，这就需要有规范化、合理化的管理方式以实现科技项目的良好实施。针对科技项目档案管理，论述了科技项目档案管理的意义，分析了现阶段科技项目档案管理中的漏洞与问题，并就这些问题提出了一些建议与措施，希望能够促进科技项目档案管理的完善建立，提高档案管理水平。

关键词：

科技项目;档案管理;意义;问题;解决措施

中图分类号：

F27

文献标识码：A

文章编号：16723198（2014）23007002

科技项目档案，顾名思义，作为记录企业在科技项目中的计划、投入、产出等细节的原始记录，能够真切的反映企业对科技项目管理、实施的具体情况，有助于管理者对科技项目进行事后分析，总结经验，有利于企业形成成熟的科技实施计划。另外，提高企业对档案的编制能力，形成系统的编制思路，查找编制管理中的漏洞，并不断完善，形成统一的档案模式，能够匹配项目的需求。为管理者提供更多的参考，从而为企业科技项目的实施提供强有力的技术支持。

1 科技项目科研档案管理的关键性

首先，科技项目档案主要指的是在整个项目实施中需要存档的图表、录像等，能够记录人员在实施过程中遇到的问题及解决的过程、形成的成果等。档案记录的原则需要真实、准确、客观，能够精细的记录问题，为日后相关项目的执行形成明确的指导。整个档案资料需从项目的前期谋划，事中执行及事后总结等各个执行环节，包括课题的讨论、可行性分析、举证材料，在立项之后进行的后续试验相关材料等，最后形成的成果报告等。科技项目有自己的独特性，每个项目具体的实施步骤上有一定的区别，但是总体的实施逻辑是相同的，所以建立科研项目档案并加强管理能够起到普遍的指导意义，另外，科技人员的付出是巨大的，对于他们的研究成果进行记录并妥善管理，对于技术人员而言也是安慰与尊重，有利于企业形成自己的人才库。在形成档案后，进行妥善的管理不仅有利于档案的完整性，更能够便于查询，利用，形成宝贵的经验支持。而且档案的归档与管理同时是科研管理工作的组成部分，仅仅形成执行计划，并正确实施，远达不到科研项目的目的，科研项目不但能够为企业带来技术优势，节约成本，更关键是在科研中能够形成自己企业的技术环境，只有将不同的项目归档并进行比较，才能够发现技术的突破口，不断进行技术革新，为企业的发展提供动力，而档案的管理能够确保曾经的科研项目落实到企业的技术文化中，为营造不断总结，寻求突破的技术风气创造客观条件。

2 当前，科技项目档案管理存在的不足

2.1 管理人员对于档案不够重视

虽然档案管理重要，但是由于档案管理起作用的阶段往往是事后，这导致管理人员容易关注项目的实施，却忽略材料的归档，等到再次进行执行相关项目，需要重新进行分析、立项、提供申请等，这造成成本的增加，显然如果进行归档后，借助相关的资料能够节省部分的开支，但是由于管理人员认识问题为能够高瞻远瞩，仅仅是关注当前利益，造成成本的增加，归根到底，管理人员的不重视给企业带来了不必要的成本。

2.2 未能够详尽的对材料进行归档

由于资料的收集需要不断斟酌，进行详细的记录，故档案的归档是件繁琐的事情，特别是进行收集时需要不断的进行走访，容易造成管理人员在收集资料中出现疏漏，另外，由于技术人员在执行科技项目中，需要借助材料，故在递交材料使会出现滞后，容易造成材料的无故流失或在不同的人手中等，致使资料的收集不全，对于项目的反映不能够实现精准、完整。

2.3 未形成安全有效的档案保管室

首先，档案室是一级防火点，需要加强档案室的安全管理，不能够随便的进行堆砌，需要勤打扫，勤管理，勤核查，确保档案管理的完善、安全。但是现在部分企业为设立专门的档案室或者档案室的安全标准不够等都容易造成档案的损失，容易使前面的搜集、归档等工作大打折扣。

2.4 管理人员的专业素质有待提高

档案的管理需要根据档案的具体性质，科技档案有不同的环节及不同的领域，管理人员需要能够区分不同的科技技术及不同的执行环节等进行不同的分类，将相关的或知识相通的科技项目归为一类，这需要管理人员具备一定的科技知识，故简单的进行保管不能够实现资料在重复使用中能够迅速查阅并指导相关项目的执行，所以，科技项目档案的管理水平与管理人员的素质息息相关，不能够随便的调用普通档案的管理人员进行管理。

3 科技项目档案的管理的加强途径

3.1 密切关注科技的发展变革，实现档案管理的与时俱进

科技项目档案是在科技项目实施各环节不断总结积累形成的，能够反映项目的执行情况以及实施效果，同时可以作为项目是否成熟的标志，如果科技项目档案能够清楚反映项目实施的各个细节，则有利于总结，形成经验积累。另外，科技项目档案的完善与否能够影响管理层对项目实施情况的评价，可以说已经成为科技项目实施的一个不可或缺的环节。

在实现科技项目档案的完善管理后，有利于和现实的技术水平形成准确的对比，在科技不断的发展中，不断的更新档案库，能够记录科学技术发展的历程，同时准确反映当前记录的技术在哪个环节存在不足，从而实现针对性的改革，实现技术的不断革新，紧跟时代技术发展的步伐，总体而言，科技档案能够记载历程同时反映问题。

3.2 注重科技项目档案资料的收集，追本溯源，实现精确管理

科技项目档案管理的对象无非是项目在具体的实施过程中出现的图形、表格、录像等，但是这些资料由于来源的环节不同，可能涉及的资料的繁简等也不尽相同，这就需要管理者注重资料的收集，避免资料的收集不全或无法收集资料等。管理人员需要制定资料收集的时间，并及时的进行汇总，避免在人手中不断流转造成损失;同时，不同环节来源的资料需要进行有序的收集避免混为一谈，导致在资料的重复利用中出现困难。在实现将资料进行收集后，需要建立行之有效的管理模式，比如，实现不同部门对资料的共享性、实现资料分类的科学性、实现资料更新的及时性等，在实现这些工作后，资料的收集与管理阶段才算真正的完成，同时为资料的后续利用提供便利的条件。

3.3 不断提高科技项目档案管理人员的专业素质

首先，科技项目的管理不同于文书等资料的管理，科技项目有其特殊性及存在的逻辑性，是一项技术性较强的工作，若简单调用普通管理人员容易致使资料的使用性大大降低，尤其使用效率方面。参加科技项目档案的管理人员需要具备一定的科学态度和掌握必备的逻辑安排能力，能够对不同技术的资料进行准确的划分，不仅仅需要具备客观、真实、实事求是的工作态度，更为主要的是能够实现资料归档的科学性和精确性，具备扎实的档案管理知识同时对科技方面有所掌握，能够实现对技术变化的敏感性，实现存档资料的及时更新和有序安排。其中，有序是指能够区别资料来源于不同的技术及同一技术来自哪一环节，这样的好处是能够将资料分门别类，这样，在调用资料时管理人员能够轻松的搜寻出相关资料。

3.4 科技项目档案的再次开发利用

前面所叙述的所有措施的目的无非有二点，一是能够实现对人才的尊重，便于吸收人才;二是实现资料的再次利用。其中，资料的利用尤为重要，能够为企业再次创造价值，完整保存的资料有利于技术人才对于技术不断的稳固、革新，有助于实现技术的突破;同时，客观反映当前技术不足，问题所处的具体环节。总之，需要加大资料再次创造经济服务价值的能力，不能简单的束之高阁，浪费资源。

4 结束语

总之，科技项目的档案管理有其现实意义，既能够体现对技术人才的尊重，同时又能够实现温故而知新，实现技术的不断琢磨，促进技术的不断进步。所以科技项目档案管理要与时俱进，对档案的收集、存档也要做到细致、明确;而科技项目档案管理人员也需要不断提高自身的专业素质，为资料的再次利用提供必备的条件，实现资料的有序管理，并与时俱进不断对资料进行更新。

参考文献

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