提高事业单位档案管理水平途径探讨

黄冬园

摘 要：

事业单位是我国政府机关及相关单位履行社会公共服务职能的重要窗口，事业单位也是我国各种社会机构中比较特殊的一种机构类型。随着近年来国内经济建设发展步伐不断加快，事业单位的内部建设及管理工作已经越来越深刻的影响到整个社会的建设及发展水平，因此加强事业单位内部管理工作质量已经不仅仅是单位内部管理者和决策者所应该关注的，同时也受到了社会各界的广泛关注，针对事业单位档案管理工作存在着的一些问题进行分析，并结合具体管理实际谈谈如何有效提升事业单位档案管理工作具体质量，以供参考。

关键词：

事业单位;档案管理;内部管理

中图分类号：

F27

文献标识码：A

文章编号：16723198（2014）23006901

0 前言

档案管理是事业单位内部管理工作的重要组成部分，同时也是深刻影响整个事业单位全面建设以及社会公共服务职能有效履行的重要管理内容。近年来，随着事业单位社会职责的不断加重，档案管理工作也在各项管理工作当中显现出越来越加重要的地位，但是就目前的情况来看，事业单位档案管理工作仍然存在着诸多问题，这些问题不仅包括制度建设问题、思想意识问题、监督约束问题，同时在总体氛围方面也有较大提升空间。

1 当前事业单位档案管理工作的现状分析

当前事业单位档案管理工作虽然较前些年有些长足进步，但是综合来看，仍然存在许多值得改进的地方，首先在管理意识方面仍然比较被动，不了解档案管理工作对整个单位的持续发展所起到的重要作用。再次在管理队伍的素质方面仍然未能完全达到国家的要求以及单位的自身发展要求，人员素质偏差一方面是因为单位管理者的意识不到位，另一方面也是因为人才培养及人才管理方面的力度不足。再次在管理范围上面仍然局限于档案管理的具体部门，未能发挥整个单位各个部门之间的协同作用，从而让档案管理的制度难以得到有效执行，存在着比较浮躁和消极应对的情绪。最后在监督约束方面也明显缺失，缺乏有效的审计监察人员来为管理工作保驾护航。

2 加强事业单位档案管理工作具体水平的思考

前文提到事业单位档案管理工作仍然存在着的种种问题，因此我们应该针对这些问题进行有的放矢的研究讨论，从而寻找到更为科学有效的管理质量提升方法。

2.1 从思想上重视档案管理

档案管理工作对于事业单位的各项工作有序开展意义重大，档案记录了过去历史发展过程中的经验和教训，能够让我们引以为鉴，避免在后续发展中继续走弯路。但是就目前的情况来看，单位领导在档案管理工作方面仍然未能投入更大的精力与注意力，她们往往还是习惯于将工作重点放在窗口部门的职能履行上面，但是如果内部管理工作难以提升，经验教训未能得到有效总结，长此以往，也势必影响到具体工作的开展及工作开展的成效显现。所以作为单位领导者和决策者，加强档案管理相关的内容学习非常必要，同时也要以身作则的带动单位内部其他部门管理者及具体工作人员树立起档案管理工作重要性的正确认识，为档案管理工作健康开展营造一个良好的内部环境。

2.2 加强人员队伍素质建设

人员队伍素质建设不仅仅是要按照国家有关规定进行严格把关，同时还要放开眼界，真正下功夫在复合型人才的引进上面，为档案管理人员提供更多学习新方法、新知识及新理念的机会和平台。此外，由于事业单位档案管理工作的特殊性，档案管理人员在职业素养方面也应该具备比其他一般生产经营性企业档案管理人员更好的技能，所以为了能够真正实现档案管理人才队伍的精确化培养，事业单位还应该根据自身需求和情况酌情加强与高校的沟通合作，与高校建立起订单式的人才培养输送管道，一方面事业单位能够向高校准确下达人才培养的具体要求，并利用自身优势向高校提供精确化的人才培养信息和资源，另一方面高校也能够真正做到与市场与用人单位接轨，大大提升其人才培养的总体质量，可谓一举两得。此外，事业单位还可以在单位内部建立一对一的档案跟踪管理模式，从人员入职开始就进行专门化的人员档案管理，虽然人事档案并不是什么新鲜事物，但是所谓一对一的档案跟踪管理模式除了具有传统人事档案的基本内容之外，还应该将记录对象的其他特长、技能以及思想变化发展情况作为重点观察内容，同时还应该通过跟踪走访的形式加强管理层与被管理者之间的沟通交流，这样一方面能够帮助单位更好的了解本单位人才队伍的真是结构及技能潜力，帮助领导者更好的进行职位分配和人员调度，既避免了因为外部人才引进而耗费大量管理成本，也能够合理利用已有人才资源，提升人才利用价值，发挥他们最大化工作能力。另一方面也能够提升单位员工对单位的信任度、拥护度，减缓人才流失程度，稳定工作情绪，激发她们的工作积极性与主动性。

2.3 加强内部文化建设

档案管理工作的内容不仅涉及人事档案和基本的财务档案，同时也涉及到单位各项工作以及方方面面，因此档案管理工作虽然交由专人进行管理，但是在各种档案的书写和记录过程中也牵扯到其他部门及人员，她们的工作质量高低及支持度与配合度也直接影响到档案管理的具体质量，所以为了能够更好的营造出档案管理科学氛围，应该将档案管理科学意识渗透到内部文化建设工作当中，让制度变成文化，让被动执行变成主动参与。文化建设工作的一个最重要方面就是要加强学习风气形成，围绕档案管理工作以及档案管理所涉及到的各项规章制度不断加强宣传教育，并利用现代化的信息通讯技术（QQ、Line、微博、微信等）激发年轻员工的参与热情。

2.4 加强监督机制建设

内部审计是有效确保管理工作能够良性开展的辅助性制度，内部审计对于事业单位档案管理工作来说也是必不可少的，内部审计不仅能够监督控制被管理人员的工作情况及言行，同时对于档案管理的操作人员也能够起到有效监督，从而形成双向监督的局面。但是想要切实发挥内部审计监督约束的真正作用，就必须在人员调配方面下功夫，如果一味采用内部管理人员担任审计工作，那么必然会因为她们对单位的思想依赖性以及利益共同性而受到一些内部利益小团体的思想侵蚀，所以应该在选择优秀内部管理人员参与审计的同时加强与社会专门审计人员的沟通合作，邀请她们一起参与审计工作，这样一方面能够利用内部管理人员对单位档案管理工作的熟悉程度来提升审计工作与实际需要的契合度，另一方面也能够有效避免工作过程中的不公正、不公开与不公平，真正保证事业单位档案管理工作的规范化、制度化与科学化。

参考文献

[1]潘迪.事业单位内部管理及建设浅议[J].事业单位，2013，（4）.

[2]顾晓.档案管理在事业单位内部管理工作中的重要性研究[J].企业家，2013，（5）.