如何提高投标商务工作效率与质量

张顺义

(中铁十二局集团有限公司,山西太原 030024)

如何提高投标商务工作效率与质量

张顺义

(中铁十二局集团有限公司,山西太原 030024)

投标阶段,商务工作极为重要,因格式条款较多,稍有疏忽便会造成废标,因此有必要采取各种方式提高工作效率与质量,争取最大中标几率。例如,积累商务基础资料;汇总标书质量防控要点;落实逐级审核签认制度。

提高 投标 商务 工作效率 质量 基础资料 防控要点 审核签认

1 积累商务基础资料

我单位组织开发研制了“工程经营商务信息管理系统”网络版软件，海量商务基础信息可以在服务器上存储共享，使用者可以实时更新，查询，下载信息，彻底改变了以往的工作方式，带来了极大得工作便利，为企业商务基础资料的积累开创了新的里程碑。该软件包括单位信息、人员信息、设备信息、工程业绩信息、工程荣誉信息、企业荣誉信息、企业财务信息等七个板块的内容，并且可以准确筛选数据。

2 汇总标书质量防控要点

2.1 企业证件

(1)企业证件按照一般按照“基本情况表”要求填报。(2)一般要求全本扫描件，包括封皮，注意不能有缺页。(3)企业证件变更、年检等事项较多，注意及时更新扫描件。(4)有多项资质要求时，要逐一响应，不能有漏项。

2.2 业绩

(1)类似业绩需在规定的时间范围之内，避免过期项目。(2)项目工程状态大概可分为在建、已完工、已交验、通车运营等，类似业绩一般要求已交验的项目，注意招标文件的具体要求。(3)已交验是指具有交工验收证明文件，投标文件中需将此文件扫描附上。

2.3 人员

(1)确保资料真实准确，尤其可通过网上查询真伪的信息，例如各类注册证书、三类人员安全考核合格证书、身份证、毕业证书等。(2)职称证书应采用人力资源部标准格式，所填信息应与其他证件相符。(3)在业主没有明确说明是否可以使用子公司人员时，应优先使用注册在投标名义单位的证书。

2.4 财务

(1)响应招标文件对财务报表年份的要求，一般要求近三年的财务报表，不包括当年的。(2)企业财务状况表中的数据要有来源依据，能和报表对应，最好找财务人员校对或填写。(3)企业财务状况表中的数据单位要区分元、千元、万元。(4)若对财务指标有审查要求，则应逐一检查是否满足要求。(5)银行信贷证明必须是有权出具信贷证明的商业银行(总行或其省级分支机构)出具，此外银行信贷格式中“为期——个月”处填写的时间一般要比工期多三个月；银行主管人员的姓名、职务要用正楷字体打印，确保电脑中有此字库。(6)投标保证金一般可以通过现金、电汇、银行保函三种方式递交。采用电汇方式时，一般要求从单位基本账户直接转出，且限定在开标截止前的某个时间完成，电汇单附言要满足招标文件要求，收款账户也要严格响应招标文件要求，并不是所有项目都要求打入业主账户，此处一定要慎重，不能有惯性思维。

2.5 信誉

表1

(1)省部级奖励，一般要求近五年的获奖信息，填报资料要有来源依据，符合时间及级别要求(2)信用评价，包括铁路信用评价，公路信用评价，水利信用评价等，涉及信用评价加分的，要按程序申报。

2.6 授权委托

(1)委托期限要在投标有效期之内，招标文件有明确规定的要首先响应招标文件。(2)被授权人必须能实际参加标书递交过程，同时要掌握单位统一规定的联系人名称，联系方式，传真电话，电子信箱等信息。

2.7 装订包封

(1)商务人员要制定统一的标书格式与其他业务人员共享，保证标书美观统一。(2)分册，投标文件一般分商务，技术，报价三册进行装订，招标文件另有要求的，要严格执行。(3)封皮，招标文件一般不作说明，但有的区域不能使用硬装形式，需严格执行。(4)封面，项目名称和标段号标记正确。(5))目录，大部分投标文件只放分册目录即可，但也有要求同时放总目录的情况。(6)页码，页码有的要求从正文开始编制，有的要求从目录开始编制。(7)签字盖章，除落款处签字盖章齐全外，还需注意要求逐页签字盖章的情况，不能有漏签漏盖的情况。(8)字数或页数限制，招标文件有此要求时注意不要超过字数或是总页数，提前计划安排好内容。(9)单双面打印，一般不做要求，若要求双面打印时，注意严格执行招标文件要求，对于确实不适宜双面打印的文件需和业主沟通后处理。

2.8 专业间协同

涉及专业交叉的内容，需各专业认真复核，保持数据信息统一正确。例如商务分册投标函中的报价和工期，技术分册中的合同用款估算表。

2.9 原件核验

按照招标文件要求准备需要核验的各类原件资料，一是要合理规划为借证赢得充足的时间，二是要保证标书所附扫描件与原件内容一致。

2.10 网上平台

大概分信用信息管理类平台、工程发包交易平台和入省市备案管理平台。(1)信用信息管理类平台大概包括:“全国公路建设市场信用信息管理系统”、“全国水利建设市场信用信息平台”以及各省交通厅创办的信用信息管理平台，业主要求参考平台信息时，我方需保证填报的业绩、人员，荣誉等信息要和平台信息一致，若有冲突，需要提前按平台要求办理变更手续。(2)工程发包交易平台，常用的有北京市建设工程信息交易网，铁道工程交易中心网及一些地方工程信息交易网。要熟悉各地数字身份认证锁办理程序及电子开标程序，有条件的提前进行模拟。(3)入省市备案管理平台，这是市场准入机制的产物，应该提前谋划，为相关行业投标早做准备。

3 落实逐级审核签认制度

成功的投标文件好比一件完美的产品，得经过多道工序方可合格出厂，哪个环节出问题都不行，投标文件同样需逐级审核签认，方可成型递交。就铁路投标而言，我单位成熟的审核签认顺序如表1所示。

有了制度，就必须严格遵守执行，才能达到预期目的，这里要结合单位的激励政策，对执行情况进行考核，奖惩。

4 结语

投标商务工作应该注重积累与总结，由量变引起质变，工作才可以提升一个高度，效率与质量才能提高。