房地产产权档案管理中存在的问题及对策分析

杨冬宁

摘 要：随着我国房地产业的迅猛发展，房产档案的存储量也在不断增加，庞大的管理工作使档案管理人员应接不暇。结合实际工作，分析了现代房产档案管理中存在的各种问题，并且提出了相应的对策。

关键词：房地产；档案管理；抗风险能力；载体单一

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）20-0073-02

房地产产权档案是房屋权属登记管理工作的真实记录和重要依据，好的房地产档案管理既能为社会公众提供产权归属查询，又能为政府部门提供研究房产政策，还是解决民事纠纷、规划发展战略的重要依据，对解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革有着重要而不可替代的作用。但是，当前房地产产权档案存在抗风险能力较差、质量良莠不齐、载体单一、收集面狭窄等现象，无法顺应现代房地产业发展的潮流。因此，笔者结合多年的工作经验，就房地产产权档案管理中存在的问题及相应的对策谈谈自己的看法。

1 管理中存在的问题

在房产档案管理工作中，产权档案历经的时间较长，产权档案的管理要求在不同的时期有所差别，但存在一些普遍性问题。

1.1 产权档案的抗风险能力较差

房地产档案属于珍贵的文件，档案的抗风险能力受到经济水平和管理理念的制约。档案管理过程中虽然采用了一些基本的预防偷盗、火灾、潮湿的措施，但如果遇到不可抗力因素时，产权档案抗风险能力差的问题就显露出来了。

1.2 产权档案质量良莠不齐

随着科学技术的创新和发展，人们对产权档案的认识有了很大的转变。不同时期的档案经历不同时代的管理人员之手，产权档案具有明显的时代特征。在影像技术和计算机信息技术普及之前，我市的产权档案主要是纸质档案，且档案中对于产权的描述过于简单，基本只有产权的平面布置图，对产权周围的情况描述较少。

1.3 产权档案载体单一

产权档案除了常见的纸质材料以外，还包括反映房屋现状的影像资料、拆迁审批用的照片、重要照片的底片以及在使用计算机进行产权管理过程中形成的磁盘、光盘等材料。这些特殊载体的档案在某些方面比纸质档案更容易遭到损坏。因此，对特殊载体的档案要采取特殊的保管方法。

1.4 产权档案收集面狭窄

近年来，房地产作为我市的主要产业之一，越来越多地参与到各种经济活动中，例如旧城改造、房屋拆迁、房产买卖、交换、继承抵押等，每当有涉及到房地产产权的活动发生时，就会产生相应的产权文件资料。除了登记的档案之外，还有他项权设立和撤销的档案、产权注销登记的档案、房地产交易档案、房屋拆迁档案等。因此，产权档案的收集单靠接受登记部门移交是远远不够的，档案工作必须渗透到产权登记和相关工作的各个环节。

1.5 难以及时纠正不符合要求的资料

《城市房地产权属档案管理办法》中规定，“房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档的各种房地产权属档案材料进行验收，对于不符合要求的，不予归档。”但实际上，由于资料归档是整个权属管理工作流程中最后一个环节，当一宗业务进行到归档环节时，各种审批手续都已经履行完毕，房产证也已经发放出去了，即使档案管理人员在验收材料时发现缺少资料或者有不规范、不准确之处时，退还登记人员，并要求他们补齐新视角经济理论研究或者更正就非常困难。

2 对策研究

要解决我市产权档案管理中出现的问题，就需要采取一系列切实可行的对策。

2.1 提高产权档案的抗风险能力

随着计算机技术的发展和普及，档案的电子化给档案的备份和异地存储提供了可能。档案的电子化工作开展起来比较麻烦，一方面要将库存档案电子化；另一方面要将新入库的档案资料电子化，做这些工作需要耗费大量的人力和物力，没有政府的支持是不可能完成的。

2.2 加强档案管理人员队伍的建设

档案管理人员是档案利用工作的主体，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，因此必须具备较高的素质。随着社会发展的日益加快和科学技术的日新月异，档案业务也在不断地更新和拓展，这就对档案管理工作提出了更高的要求，对档案管理人员的素质也提出了新的要求和新的标准。档案管理人员要将产权登记各业务流程中资料的移交手续严格化，保证产权资料的齐全。产权档案的归档不仅仅局限于纸质档案的归档，应该增加与产权档案有关的音像资料归档，因此，这些档案资料还需要实现上网，利用计算机技术进行管理。

2.3 充分运用科技化手段

充分利用现代的科学技术多方面收集产权档案信息，提高产权档案的服务功能。随着社会的发展和科学技术的进步，音像技术和计算机的普及给产权档案信息的收集提供了有效的手段，为产权档案的质量提供了保障。档案管理人员应该充分利用现有的音像技术，收集产权的音像资料、完善产权档案的信息。计算机技术为整理、分析、保存、查阅和保护这些音像信息提供了方便。产权档案中的音像信息使产权更加直观、形象，产权档案的使用者对产权的基本情况也更容易理解和接受。

2.4 规范和简化产权档案的更正办法

对已经归档的产权档案进行更正时，如果要对原件重新办理更正手续，涉及的单位和部门较多，更正的程序烦琐，给档案信息的更正带来了一定的难度，从而导致档案管理人员不愿意更正档案中的错误信息，影响到产权档案的正确性。实际上，只需通过增加附加更正表，在档案备考表中说明更正原因及日期，并根据更正表更正微机中的信息就可解决上述问题。档案管理人员在提供档案服务时，应提醒调阅人査阅档案时参看更正信息。

2.5 制订有效的规章制度

建立健全档案管理网络机构，充分发挥兼职档案管理人员的作用。在日常的管理中应制订合理的档案利用规章制度，比如阅览制度、外借制度、复制制度、保密销毁度等。建立健全档案管理网络机构使产权档案的电子化采用相同的标准，便于更好地发挥产权档案的服务功能。发证窗口是产权人在房屋权属登记部门进行产权登记的最后一站，一定要由业务熟练的工作人员把关，负责核实档案资料，确保资料符合要求。

3 结束语

综上所述，房地产产权档案是历史的产物，是非常宝贵的资料，在社会经济活动中发挥着越来越重要的作用。然而，在房地产产权档案的管理中仍然存在着许多问题，因此，为了做好房地产产权管理工作，确保产权档案的完好无损，相关人员不仅需要解决现代房地产产权档案管理中存在的问题，还要不断提高自身的专业能力，全面发展，积极应对未来房地产产权档案管理中可能会出现的问题。

参考文献

[1]李红伟.房产档案管理中存在的问题及对策[J].黑龙江史志，2014（03）.

[2]姚帅.浅议房产产权档案的现代化管理[J].兰台世界，2013（04）.

[3]王慧珊.如何做好房产档案管理工作[J].科技信息，2012（05）.

〔编辑：刘晓芳〕