浅析事业单位档案材料收集的问题与对策

黄河

[摘 要]档案是事业单位整体记忆的一部分，而且是十分关键的一部分，是对本单位在运作过程中的管理活动的记录，更是不断发展和实现科学管理的基础。收集档案则是档案管理工作的基础，是所有档案工作的起点。但在大部分单位，由于各种各样的原因和制约，实际上往往难以收集齐全。本文就事业单位在档案材料收集上存在的问题进行分析并提出相应的解决策略。

[关键词]档案；事业单位；归档；材料收集

档案收集是指对分散在各单位、各部门和个人手中的及散失在国外的文件和档案，按照法定程序及有关规定进行接收和收集，有计划归入各有关的档案室和各级各类档案馆，以便对档案实行集中统一管理。[1]事业单位（Institutional Organization），是指国家以社会公益为目的的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。[2]因此作为公立机构的各类事业机构其资产都属国有，当然档案作为其各项活动的原始记录，也是国有资产的重要组成部分，是国家档案不可或缺的一部分。档案收集工作是档案管理工作关键的第一步，也是最重要的基石。在这里，其档案的收集工作也显得尤为重要。但是，由于其自身的特殊性以及各种环境因素的影响，档案收集工作进行的并不是很理想。

一、事业单位在档案收集工作中存在的问题

上面有提到事业单位其实际是以社会公益为目的设立的，其特有的目的性决定了其在管理等等方面存在与其他单位不一样的地方，即存在一定的特殊性。而这些固有的特殊性使其在档案收集工作中存在一定的问题。

1.事业单位涵盖面广，档案收集的规范性及完整性等无法完全保障

事业单位主要分布在教、科、文、卫等领域，是保障国家政治、经济、文化生活正常进行的社会服务支持系统。根据《事业单位登记管理暂行条例》规定，凡由国家机关、党委、群众团体、民主党派机关、使用财政性经费的社团及国有企业举办或其他组织利用国有资产举办的事业单位，都是事业单位登记管理机关登记管理的对象。具体地说，事业单位主要分为以下类别：教育事业单位、科技事业单位、文化事业单位、卫生事业单位、体育事业单位、新闻出版事业单位、广播电视事业单位、勘查设计事业单位、勘探事业单位、农业事业单位、林业事业单位、畜牧业事业单位、渔业事业单位、水利事业单位、交通事业单位、气象事业单位、地震测防事业单位、海洋事业单位、环境保护事业单位、信息咨询与计算事业单位、知识产权事业单位、进出口检验事业单位、物资仓储事业单位、城市公用事业单位、社会福利事业单位、经济监督事务事业单位、法律咨询服务事业单位、人才交流事业单位、机关后勤服务事业单位、其它中介服务事业单位等。由此可见，事业单位涵盖范围之广。在这样的条件下，各类事业单位在档案管理上会根据自身的特点来收集、保管档案，因此造成档案在不同的单位有其特有的做法，加上不同的单位在档案的认知及重视程度上有很大的差距，从而各事业单位在档案最初的收集阶段就可能存在收集范围、收集标准等方面的差异，甚至存在有忽略档案收集阶段这一现象。因此，各类事业单位在其最初的收集阶段就存在很多差异，规范性甚至完整性很难保证。

2.事业单位档案收集涉及各级各类档案，各层利益关系很难做到平衡，档案收集难度被无谓增大

首先，事业单位按财政拨款的多少可以分为全额拨款、差额拨款以及自收自支三类。也就是说各事业单位在财政收入渠道上是有很大的不同的，这直接关系到能够给档案工作投入多少资金，当然并不是说资金越多档案收集工作就做得越好，但是这确实在一定程度上决定了档案收集工作开展的难易程度。其次，无论在什么单位在进行档案收集时，都会遇到这样的情况：各部门在档案移交中经常会由于部分文件还要经常使用到，就不愿意向档案室移交，给档案收集工作带来相当大的阻力。同时，兼职档案员的工作模式中并没有将档案工作纳入到日常工作中，只有在自己本职工作完成后才会考虑到档案工作，甚至有的可以说不会考虑档案工作，给档案收集工作再一次添加了阻力。最后，在上级档案馆进行档案收集过程中，会要求下级档案室/馆按照一定的规范整理移交，很多单位常常会因为这种规范太麻烦而推脱档案的移交。同样也存在由于考虑本单位档案的利用问题，导致隐瞒档案或者推迟移交的现象存在。种种原因，层层关系，由于无法保证各方面的平衡，从而无形中加大了档案收集的难度。

3.档案工作在事业单位中易被边缘化，档案收集工作易被忽视

由于档案工作无法像具体职能部门一样为单位的业务、科研等工作服务而直接产生效益，久而久之，档案工作难以引起人们的重视，甚至认为档案室就是闲散人员聚集地，忽视了对档案人员工作的肯定，直接影响了档案人员的工作积极性；由于单位无意识的忽略，令档案工作队伍梯队建设难以开展，一方面人才引进指标不足甚至多年才有一个，另一方面待遇不高难以留住人才，还有兼职档案员队伍变动频繁，新手多，最终出现的情况常是一个快退休的档案室负责人还要手把手教几个娃娃兵，工作连续性难以维持；档案人员除了通过实践、自学来提高自身业务水平外，脱产进修、系统学习的机会较少，进一步影响到学校档案工作的整体水平。而且大部分工作人员都认为收集档案只是档案部门的工作，与自己无关；或是兼职档案员由于认识不到档案对于发展过程中的借鉴和情报作用，最后导致在具体的各项工作中忽略了对应该归档的资料进行收集。例如在科技档案中只重视科研成果的归档，忽略了该科研项目组织、审核、立项、开发、鉴定、验收等运作过程的材料，若干年后，大家能看到的就只有该成果的材料，却无法考究当时这个成果形成的一系列过程以及得出的经验。

归根到底，事业单位在档案收集工作中遇到的问题可以归结为：对档案收集工作的认知程度不够、没有建立起规范的规章制度以及对各层利益关系考虑不周。

二、事业单位在做好档案收集工作中应改进的措施

面对事业单位在档案收集工作中存在的问题，虽然不能一次性彻底解决，但可以针对存在的问题找出相应的改进措施。

1.建章立制，规范程序，充分考虑各阶层利益，真正做到依法归档

无规矩不成方圆，建立并完善档案的规章制度对于规范档案和档案管理人员的行为，实现档案工作的正常运营，促进档案的长远发展具有重大的作用。完善档案规章制度，档案人员的工作积极性可以得到广泛调动，档案的各项工作就能够顺利开展。首先，应建立档案移交的的强制法规，加大执法力度，严格各级档案的移交程序和规范，在做到有法可依的同时，做到有法必依。其次，过去各事业单位在制定相关规章制度的时候，往往都是重奖励轻惩罚，令档案难收的情况变得严重。在新的形势下，首先要健全制度或对原有的管理制度进行必要的修改，保持奖励的同时严格惩罚制度。例如将档案收集工作纳入各部门科室的常规工作流程，成为一个标准化环节，从平时开始注重档案材料的收集；对各种档案材料的归档时间和质量进行要求，规范移交手续和记录，对按时移交档案的部门科室进行通报表扬并奖励，对推诿拖延移交档案的部门科室进行通报批评，并与其部门的绩效考核挂钩，对于造成恶劣影响的还要追究其它责任；建立分层次、分重点、分责任的“三分”督查督办制度，做到有领导、有监督，有分工、有合作的档案收集网络，从而提高整体的档案收集工作的效率和质量。最后，考虑到社会各界人士，在档案征集过程中并没有义务上交档案，所以应该充分考虑到他们的利益，建立相应的补偿机制，而不仅仅靠无偿或少许补偿来征集档案，拓展档案征集渠道。

2.领导带头，强化档案意识，并着力提升档案人员素质和工作水平

首先，火车跑的好，全靠车头带。要做好档案的收集和归档工作，领导重视是关键，基层执行是基础。只有领导先树立起档案意识，才会在各项工作和会议中强调做好归档材料的收集和整理，基层工作人员将领导意图贯彻到各项工作中，就会进一步促进档案收集工作的顺利开展。其次，一支梯队合理、业务熟练、稳定的档案工作队伍，是单位档案工作能够可持续健康发展的重要条件。要做好档案收集的培训工作，最重要的是加强兼职档案员的培训，兼职档案员是确保档案材料完整的主要力量，他们工作的好坏直接影响到归档材料的好坏，可以通过请本单位档案管理的专业人员，通过介绍各部门科室档案材料的特点、归档范围、归档后的使用情况、平常档案材料收集和预立卷要注意的问题等，提高兼职档案员的业务水平，同时还可以纠正他们为方便自己使用，自己存原件，复印件交档案室等的错误观念。对于专职档案人员，则通过安排系统的培训，加深理解上级部门在档案方面的新政策、新方针和新方向，学习管理领域前沿的新技术和新方法，不但可以改变管理人员知识较为单一的缺点，还可以为档案事业的开展注入新的动力。最后，做好专兼职档案人员的职称评审及晋升工作，给档案人员在工作上以认可，激发其工作热情。

3.积极开发档案资源，做好档案编研工作，通过促进档案利用，来实现档案收集工作的有效开展

档案是历史的真实记录，它承载了事业单位甚至城市的历史文化和底蕴，有其不可替代的历史价值和作用。档案的最终目的是为了利用，充分发掘档案资源，编研各种档案资料，可以进一步扩大对档案的认知面和影响力，也可以充分发挥其价值。比如一个单位可以通过举办各种历史情况展览和教育，让新进人员对单位文化有一个感性的认识，从而逐步达到“引导人、教育人、培养人、塑造人”的最终目的。同时也可以利用网络信息化技术，将可公开的档案在网上公开，在方便教职工查阅和提高档案利用率的同时，也可以对未按时交档案的部门科室发挥群众监督的作用，督促其按时移交档案。积极开展个性化定制服务，针对单位各阶段的中心和重点工作、一些对档案需求较多的部门科室将其所需要的档案信息或者从相关信息挖掘出的相关知识一起打包提供给用户，通过提高档案服务的质量，不断大家对档案重要性的认识，进一步促进档案收集工作的顺利开展。

总之，档案收集工作是做好档案管理工作的开端，没有开端其他环节就不复存在。档案工作的对象是档案，如果没有档案也就不会有档案工作。而事业单位是国家的重要组成部分，其档案的收集工作必须得到应有的重视和认可。所以，我们要融入以人为本、协调发展的理念，运用各种办法和措施保证事业单位档案材料的完整和齐全，在档案中留下完整准确的历史，使档案更好地为事业单位甚至社会的改革和发展提供坚实的基础。

参考文献：

[1]王向明.档案管理学原理[M].上海：上海大学出版社，2009，9：74.

[2]中华人民共和国国务院.事业单位登记管理暂行条例[Z].2004-06-27.

[3]王桂芬.高校档案收集工作的问题及对策[J].绍兴文理学院学报，2004年4月第11期

[4]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011年第20期