浅议基层单位档案管理现代化的实现路径

苍硕

[摘 要]市场经济的快速发展，使得企业和国家机构对于管理日益重视，档案也是因此发挥了更重要的作用，档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，有着重要的参考作用和凭证作用。现代化的档案管理不再是对于几张纸的使用和保存了，档案的潜在作用在逐渐发挥。

[关键词]基层；档案管理；现代化

档案对于基层工作来讲，同样有着重要的作用。档案是基层组织工作活动的真实记录，涉及的范围广，内容丰富可靠，对于基层工作来说，档案自身是一个亟待挖掘的宝藏。目前我国的档案管理现代化水平低，信息技术和网络技术的强大优势并没有在档案管理中充分发挥出来，档案管理的发展潜力巨大，社会的发展使档案的管理逐步走向以档案信息存储和利用为重心，走向规范化和信息化。

但是传统档案管理的问题依然存在于目前的基层工作中。

一、基层单位档案管理中出现的问题

1、基层档案意识淡薄

档案意识是管理人员对于档案及其工作等这些客观情况的一种认知程度，某些单位的领导对于这些方面的工作缺乏全面的认识，忽视了档案本身具有的重要作用，档案的工作被排挤到边缘的位置，认为档案的工作只要不出问题就可以了，这种模糊的认识存在于一些领导的头脑中，因此造成在工作中档案工作得不到重视。

2、档案管理人员素质参差不齐

档案管理的工作在某些单位中不受到重视，档案管理人员的综合素质不强，水平也是参差不齐，专业出身的管理人员较少，知识结构不合理，思想观念和管理水品不能跟上时代的发展，只是把档案管理工作作为对于数据的管理，甚至造成文件的流失；档案人员的流动性较大，对于档案的掌握一知半解就参与了档案的管理工作，管理混乱、不规范。

3、档案管理的投入不足

由于受到各方面的限制，基层单位对于档案工作不是太重视，因此，对于这方面的投入也是有限的，造成在技术和管理上往往都比较落后。基层单位运用计算机网络技术的比较少，还停留在手工收集、检索的阶段，档案的信息量较小，档案的利用和开发不够。

二、档案管理现代化

1、档案管理的无纸化

无纸化、虚拟化随着计算机信息技术的不断发展和普及，文字的保存形式更加多样化。借助信息技术的发展和互联网技术的普及，无纸化的文字储存形式将越来越常见，传统以纸质为储存媒介的档案管理方式将彻底变革。信息技术的发展让档案管理更加地方便快捷。档案资源通过网络进行互联，馆际互借等形式增加馆藏，档案资源无限丰富，档案管理形成虚拟化。

2、档案管理的缩微化

缩微化、数字化随着摄影技术的不断发展普及，缩微摄影技术、数码摄影技术逐渐为大众所认知和接受，也为档案管理方式的创新提供了技术层面的支持。信息技术和摄影技术的综合运用，能够把传统档案管理中的图文转换为电子文件，通过缩微摄影技术再转换为占用内存极小的电子文件，通过互联网技术，就可以在计算机上进行智能化的检索、使用，从根本上改变了传统档案管理中占用库存大、检索不便等难题，避免了传统纸版档案退色、渗化、虫蛀、腐蚀等问题。

3、档案管理的社会化

社会化、市场化档案资料是社会发展的“历史记录仪”和“储存库”，在历史发展进程中起着“鉴往知来、服务当代、惠及后世”的重要价值，是十分珍贵的不可再生的信息资源。档案资源的社会化管理、市场化运作不仅能够提升人们对于档案管理的保护意识，进一步完善档案管理共享机制，而且能够进一步开发档案的价值，最大限度发挥档案的作用。

三、基层事业单位档案管理现代化路径选择

随着信息技术的不断发展，基层事业单位传统的档案管理意识和模式己经不适应当前社会经济发展的形势，笔者认为，应该从以下几个方面着手：：

1、创新观念

档案管理现代化工作落后主要原因是对档案的重视程度不够，思想观念不够开放，因此，必须转变观念，确立改革、创新、发展、进步的档案管理工作意识，与时俱进转变档案管理模式，将档案管理适应经济发展，提高档案的管理水平。

2、强化制度管理建设

在法制层面保障档案管理工作当前，基层事业单位档案管理工作沿用的管理制度都是比较陈旧的，随着信息技术的发展，计算机技术广泛运用，网络的普及为海量的信息输入流出创造了条件，当前档案管理工作十分迫切需要确保电子文件的真实性、可靠性和安全性。这是传统档案管理工作从未涉及到的新问题。因此，应当结合社会发展实际，与时俱进，建立更为完善的法规制度保障档案管理信息化的安全。

3、档案管理方法的现代化

现代化的档案管理方法摆脱了传统管理的问题，将现代化的管理方法引进到实际工作中，将信息技术与档案管理相结合，利用了信息技术的优势，结合了信息技术快捷、全面、信息量大的优点，适应了当前经济发展的要求。档案管理现代化还引进了先进的技术设备，提高案管理现代化的水平，从档案管理的内部原因找起，根本上解决了就有管理方法的问题。

4、档案室对本单位各机构和下属

单位档案工作业务建设的监督、指导，是促进自身业务建设的需要。俗话说：“打铁先得自身硬”。档案室要进行档案业务监督、指导，档案人员就必须精通业务，档案室的业务建设就得做出个样子。只有这样，才能监督有力，指导有方，说话好使。档案室要学会在监督、指导中学业务，在学业务中加强监督、指导。相互促进，相得益彰。

5、开展档案工作的现代化管理

档案室要加强与电子政务管理部门的沟通联系，充分发挥档案部门人才、设备、技术、业务等优势，承担起本地电子文件中心建设项目，实现由档案室统一接收、管理、提供利用部门电子文件的目标。要进一步加强已公开现行文件收集工作，整合与人民群众切身利益息息相关的人事劳资、福利待遇、社会保障、医疗卫生、房地产管理等具有现行效用的法规性、政策性、公益性文件，努力构建内容全面、系统，检索准确、快捷的已公开现行文件资料，积累丰富资源。

四、结语

基层单位的档案管理现代化，是应用现代化管理模式，解决档案管理的内部问题。将管理与技术相结合，充分发挥档案的作用，并且提升了档案的价值。在加强档案资源建设过程中，既注重突出重点，又注重创新手段，要对档案管理全面开展现代化管理，使其发挥作用，更好的为社会服务。

参考文献：

[1]白蕾.如何实现基层单位档案工作的自动化管理[J].广播电视信息.2011-09-15