试论如何加强地籍档案管理的建设

焦风满

[摘 要]地籍档案对国土资源的利用乃至整个社会经济的可持续发展都具有十分重要的意义，加强投入地籍档案管理建设尤为重要。

[关键词]地籍档案；档案管理；信息化；建设利用

地籍，是土地的“户籍”，它是记载土地的位置、界址、数量、权属和用途等基本状况的簿册。它是土地管理的基础，是提供土地的数量、质量和法制状况的基本资料，是调整土地关系，合理组织土地利用的基本依据，是编制土地利用总体规划的基础资料。而地籍档案则是指在国家各级土地管理部门及所属单位中，由地籍管理活动直接形成的，具有保存、查考价值的历史记录，它是国家各级土地管理部门，包括土地勘测规划部门进行土地调查、土地登记、统计土地的分等定级与估价等各项专业活动逐步形成的历史真实记录。地籍档案管理不仅是国土资源管理档案的核心，也是国家各级国土资源管理部门地籍管理专业活动的真实历史记录，又是全面、科学管好、用好国土资源的重要保证。

一、加强领导班子对地籍档案工作重要性的认识

在领导班子中提高对地籍档案工作重要性的认识。烟台市国土局主要领导对此项工作高度重视，在各种会议和具体工作中亲自部署档案工作，反复强调抓好此项工作重要作用和重要意义，使地籍档案工作摆上了工作重要位置，纳入日常工作日程。形成了主要领导亲自抓，分管领导认真抓，业务科室和档案人员具体抓，齐抓共管的良好局面。使每位同志都知道地籍档案的重要性，在工作过程中注意保存每份经手的材料，对日后档案齐全归档打下坚实的基础。

二、地籍档案基础设施建设必要性分析

地籍档案基础设施建设有如下优点：首先，加大投入地籍档案硬件设备，将改变原有的手工地籍档案管理模式，采用电子化的地籍档案管理模式，简化了流程，提高了档案管理人员的工作效率；大量的业务信息从业务系统中直接归档，减轻了他们的工作压力和难度；使档案管理人员从纯粹的档案管理中解脱出来，把工作重心放在如何利用好这些地籍档案资源上来，做到职能从管理向服务及研究过渡；其次，地籍档案管理的信息化，将大大减少对质纸资料的查询，实物档案可以采用真空封存等技术来保管，降低了珍贵的纸质地籍档案遭到破坏的可能性，减少了保存实物档案的经济成本；再次，地籍档案的科学化，可以直接使用档案管理系统对地籍档案进行查询，也可以通过接口将档案查询集成到业务系统中，可以跨系统对地籍档案资源进行访问，大大扩大了地籍档案查询途径及查询效率，提高了档案的利用效率。

三、地籍档案基础设施建设可行性分析

（一）加大硬件建设

为使地籍档案建设晋档升级，应专门建立了标准化档案室、档案办公室，安装陈列密集架和图纸柜，配备先进的电脑、扫描仪以及科学的消毒、防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防潮湿、防强光等现代化管理设备，使条件得到较大的改善。利用先进的计算机图形和数据库技术，以宗地为核心实体，集成GIS技术，实现对地籍信息的输入、存储、检索、处理、综合分析、辅助决策和结果输出。达到办公一体网络化系统，能够实现土地业务办公自动化的需求所趋。彻底改变传统的地籍档案管理模式，充分利用信息化技术来提高地籍档案管理水平，更好的为烟台市国土资源局的业务人员、办公人员、相关人员、个人提供服务。

（二）建立地籍档案运用制度

1.设置阅览室查档

地籍档案是原始记录材料，多为单份，有些地籍档案还有一定的机密性，这就决定了档案原件一般不外借，需设置阅览室接待利用者查阅档案。这样做有利于保护档案原件，避免遗失，降低档案的毁损程度。

2.提供档案副本

可因利用单位的不同用途，分为副本和摘录两种。副本是指同一文件的抄写或复制本，反映地籍档案原件的所有组成部分；摘录是摘录原件内的段落，只反映地籍档案原件的部分内容。复制的方法有手抄、复印、打字、印刷、照像和缩微复制等。提供地籍档案副本首先要由利用者提供需要复制的档案，说明复制要求、用途和数量，经批准才能复制。对档案复制本必须和原件仔细校对，防止差错，经审查确认无误后，在副本末页签盖查档专用章，注明地籍档案原件编号。必要时加盖档案室公章（复印件和原件一致），以示负责。

3.编制好地籍档案检索工具

编制地籍档案检索工具（分类目录、专题目录、各种索引等）是地籍档案提供利用工作的一项重要内容，档案人员和利用者通过检索工具就能较为迅速、系统、地提供更全面、更准确、更快捷的地籍档案信息。

4.加强地籍档案的编研工作

地籍档案的编研工作应以室藏档案为主要对象，以满足社会利用地籍档案的需求为主要目的，根据烟台市国土资源局实际编写地籍参考资料，如烟台市国土资源大事记、地籍管理大事记、地籍管理组织机构变革、地籍管理基础数字汇集和专题概要等；汇编地籍档案文集及史料，如土地利用现状调查成果汇编、地价评估成果汇编等。

积极提升地籍档案达标晋级，促进全系统档案工作整体水平的提升，我们采取请进来走出去的办法，学习经验，改进工作，健全制度，实行规范化管理，以此全面促进地籍档案升级管理工作。实现了地籍档案管理的规范化、标准化、科学化、信息化。

地籍档案工作的最终目的是满足社会利用需要为利用者提供利用。由于地籍档案是调整土地权属关系活动的真实历史记录，是土地所有权、使用权的历史凭证，是不同历史时期地籍管理制度和措施的汇集，也是各项技术成果的真实记录，具有重要的凭证作用和参考作用。从时间上看，地籍档案不仅可为当今国土资源管理业务活动提供依据，而且还将为今后的国土资源管理各项工作提供服务。因此，强化地籍档案的利用，对于合理开发利用国土资源具有十分重要的意义。

参考资料：

1、龙萤《国土资源所建立健全地籍档案浅析》经济信息时报

2、潘志强赖家彬，《关于信息时代国土档案管理工作的思考》（《福建土地研究》2002年第2、3期）；

3、沈全景《抓好地籍档案建设提高地籍管理水平》