刘健
[摘 要]作为国家发展的重要组成部分,档案的重要性不言而喻,近年来,我国档案事业的发展水平有了明显提高,尤其是在信息技术的出现后,档案工作效率有了明显改善,但从具体工作情况来看,我国档案信息化建设中仍然存在诸多问题亟待完善,下文对其进行详细分析。
[关键词]档案信息化;建设现状;问题;对策
前言
“信息化带动工业化”的战略出台以来,国家信息化建设水平迅速提高,信息化投入的力度也在不断加大,档案部门也调整发展角度,加大了对信息化建设的重视,紧跟时代步伐,力求促进我国档案事业的发展。同时,必须要重视发展中存在的问题,解决问题,推动档案信息化建设水平的提高。
1.档案信息化建设的现状
1.1 各地对档案信息化建设都给予了高度重视
近几年,各地档案行政管理部门相继对档案信息化建设作了部署,获取了一定的成效。2002年,我国档案局网站开通,随后各省的档案部门按计划也相继开通了档案信息网站,计算机辅助档案管理的推行,档案数字化工作水平迅速提高,各地档案部门也取得了一定的效果,我国许多档案馆都建立了目录数据库,大大提升了档案工作效率。
1.2 我国档案信息化环境有了明显改善
随着科学技术水平的提高,信息技术水平的改善,我国档案信息的硬件环境、软件环境等都有了明显改善,各地的档案馆内部建立了局域网络,同时档案管理人员的信息化技术水平迅速提高,政策法规环境得到完善,档案信息资源内容丰富,档案信息化人才有所增加,人员素质不断提高。
2.档案信息化建设中存在的问题
2.1 信息化建设中规则不足
从当前档案系统情况来看,信息化各自为政,各取所需,没有形成完整的统筹安排,协调推进的状况,很多档案的信息化建设过程中都没有长远的规划,存在着边出问题边解决的情况,档案信息化建设没有统一的标准,使用数据与格式不够统一,导致档案信息管理上的局面混乱,影响信息的传输、接受工作效率。
2.2 数字档案资源短缺,结构不合理
当前,我国多数档案馆的馆藏资料仍以纸质档案为主,数字档案资源不够丰富且单一,这必然会影响档案信息化的工作效率。
2.3 在电子政务中的重要性没有得到显示
当前,多数有效信息仍有政府掌握,而政府中的绝大多数信息仍有政府掌握,政府的多数信息则置于档案馆中,档案信息化的建设不仅对档案管理现代化推动有重要意义,但目前在我国尚未形成政府信息资源开发的模式,导致其在电子政务中的作用不够凸显。
2.4 专业型人才较少
尽管近年来这一问题有了一定程度的改善,但从发展的需求来说,仍然出于供不应求的现状,这在一定程度上制约了档案数字化工作的开展。
2.5 相应的立法及规范化管理体系不够完善
与发达国家相比,我国的档案信息化立法规范建设相对较为缓慢,立法工作较为滞后,影响到我国档案管理事业的发展。
3.解决档案信息化建设应采取的措施
3.1 实行统一规划、统一原则
档案信息化建设是为了将档案信息资源整合到一起,实现资源的共享,为各级领导及机关服务,这就要求在新时期做好档案信息化建设的统一规划、统一规范,避免各自问政的情况,加快档案信息化建设的步伐。
3.2 调整馆藏结构,推动数字化档案馆建设
受到发展因素等环境的制约,各级档案馆保存仍以传统载体档案为主,数字档案较少,因此,必须要丰富当前的数字馆藏,调整结构,推进传统载体档案的信息化进程,扩大数字信息资源总量。与传统档案馆相比,数字档案馆的功能更多,服务手段、质量及信息的广度与深度都有了一定的提高,档案利用者也可以不受时间与空间的限制,迅速且准确地从网络上获取所需的资源。数字档案馆的档案信息资源不仅只是自身档案的馆藏信息,同时也可将互联网上的信息经过整理后将其纳入到虚拟馆藏中。
3.3 将档案信息化与电子政务相结合
档案信息资源是电子政务建设最重要的公共信息资源,这就要求将其放在国家政务建设的环境中进行考虑,使档案信息化建设、档案信息资源的开发与应用相结合,参与到电子政务建设中,形成一体化的管理模式。档案部门与电子政府建设部门要多沟通,统筹安排信息化建设,争取将档案信息纳入到电子政府中,依托电子政务内网,建立网站,发布信息与资料,积极开展档案网站服务,方便用户查询与使用,提高档案利用率。
3.4 加大档案信息化技术人才的培养力度
档案信息化技术是一项专业性较强的工作,除了要掌握专业的档案知识外,同时还要掌握计算机技术、网络技术等现代化的技术,档案部门要尽快的建立一支现代化信息技术能力强的专业人士,满足档案信息化建设的需求。对此,档案部门除了要提高对现有人员的培训外,还必须要强化领导人员的综合素质,普及计算机室知识,提高档案工作部门的整体水平;其次是要积极的开展不同方式的技术培训与交流,营造良好的学习环境,激发员工的积极性;最后是要加大人才的引进力度,大力引进专业且计算机能力较好的复合型人才,为其创造良好的工作环境,促进我国档案信息化建设水平的提高。
3.5 加快档案信息化法制与标准化的进程
加快档案信息化法制建设,根据现有的规章制度要求,加快研究与制定电子文件,行政规章,形成有效的激励约束机制,促进档案信息化建设水平的提高。同时要建立并完善档案信息化标准体系,学习、宣传与贯彻档案局制定的档案信息化建设标准,制定与完善地方性标准规范与实施办法,解决档案建设中的问题,根据现有的标准与规定逐渐完善我国档案信息化管理体制,实现国际化的发展目标。
结束语
综上所述,档案信息化是档案管理工作未来发展的必然趋势,新时期的档案建设必须要立足实践,不断地完善现有的档案服务水平,提高档案工作的竞争力,促进档案服务水平的提升,推动我国档案事业的发展。
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